Empezar: guía de configuración de Drive para administradores

Crear plantillas de Drive personalizadas

Con las plantillas de Documentos, Hojas de cálculoPresentaciones y Formularios de Google, puedes crear archivos con formato, como planes de proyecto o presupuestos. Puedes utilizar la galería de plantillas estándar y crear una galería de plantillas personalizadas para tu organización.

Puedes gestionar las categorías de la galería de plantillas de tu organización o desactivar completamente tu galería de plantillas personalizadas. Con las ediciones G Suite Business, G Suite para Centros Educativos, G Suite Enterprise y G Suite Essentials, puedes exigir que los administradores aprueben o creen plantillas. Independientemente de la configuración, los administradores siempre pueden añadir y quitar plantillas.

Cambiar la configuración de las plantillas

Para cambiar la configuración de las plantillas, debes ser administrador con el privilegio Drive y Documentos.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego Google Workspace y luego Configuración de Drive y Documentos y luego Plantillas.

    Para ver Aplicaciones, es posible que tengas que hacer clic en Más controles, en la parte de abajo.

    Necesitarás el privilegio de administrador de Drive y Documentos.

  3. Marca o desmarca Habilitar las plantillas personalizadas en tu organización. Si desmarcas esta casilla, los usuarios no podrán enviar ni utilizar plantillas personalizadas, pero podrán continuar utilizando la galería de plantillas estándar.

  4. (Opcional) Actualiza las categorías de plantillas para ayudar a los usuarios a encontrar rápidamente las plantillas más relevantes. Por ejemplo, te podría interesar tener categorías individuales para los equipos de marketing, de ventas o de recursos humanos.

    1. Para añadir una categoría: introduce un nombre de categoría y haz clic en Añadir.
    2. Para quitar una categoría: desmarca la casilla de la categoría.

      Al quitar una categoría, aparece una opción para mover las plantillas de las que dispones. Si no seleccionas una nueva categoría, las plantillas que tengas aparecerán en la galería como "Sin clasificar".

  5. En G Suite Business, G Suite para Centros Educativos, G Suite Enterprise y G Suite Essentials, tienes la posibilidad de seleccionar quién puede enviar plantillas:

    1. Abierta: todos los miembros de la organización pueden añadir o quitar plantillas sin aprobación.

    2. Moderada: los administradores con el privilegio "Plantillas de documentos" reciben en su correo electrónico una solicitud para aprobar cada plantilla nueva. La solicitud se cierra cuando el administrador responde. Las plantillas aprobadas se añaden a la galería personalizada. Las plantillas rechazadas se pueden enviar otra vez.

    3. Restringida: solo los administradores con el privilegio "Plantillas de documentos" pueden enviar plantillas.

  6. Haz clic en Guardar.

Activar plantillas con complementos

Puedes vincular plantillas de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios con complementos recomendados. Los complementos son herramientas de terceros que funcionan con los editores de Documentos. Por ejemplo:

  • Una plantilla legal puede incluir un complemento para firmas electrónicas.
  • Una plantilla de un plan de proyecto puede incluir un complemento para crear diagramas de flujo y otros diagramas complejos.

Cuando los usuarios crean un documento a partir de una plantilla, los complementos vinculados se muestran en una barra lateral. Esta barra lateral permite encontrar fácilmente e instalar las herramientas adecuadas para una tarea. Más información sobre el uso y envío de plantillas

Cómo permitir plantillas con complementos en tu organización

  1. Habilita complementos para Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios. También puedes:

  2. Si las plantillas están moderadas en tu organización (consulta el paso 5 anterior), revisa los complementos antes de aprobar plantillas. Los enlaces a complementos vinculados se incluyen en la solicitud de aprobación de la plantilla.
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