Optionen für Nutzer mit Postfach bei einem anderen Anbieter

Wenn in Ihrer Organisation kein Mailserver von Gmail verwendet wird, können Sie die Einstellung "Postfach bei einem anderen Anbieter" verwenden: Damit werden Nachrichten an die entsprechenden Postfächer der Nutzer weitergeleitet. Zu diesen E-Mail-Servern zählen beispielsweise Microsoft Exchange oder andere SMTP-Dienste, die nicht zu Google gehören.

Das Message Center wird eingestellt: In dieser webbasierten Konsole können Gmail-Nutzer derzeit Spam-E-Mails aufrufen und verwalten. Das Message Center und die Quarantänezusammenfassung stehen G Suite-Nutzern nach September 2019 nicht mehr zur Verfügung. Nachdem das Message Center eingestellt wurde, können Sie die im Artikel Spamnachrichten verwalten beschriebenen Methoden verwenden.

Antworten auf häufig gestellte Fragen von Administratoren zur Einstellung des Message Centers finden Sie hier.

Mit der Einstellung "Postfach bei einem anderen Anbieter" lassen sich die folgenden Funktionen für Nutzer aktivieren, die nicht Gmail verwenden:

  • Spamfilter
  • Inhaltscompliance
  • E-Mail-Routing

Nutzer, die Gmail nicht verwenden, haben außerdem die Möglichkeit, sich mit dieser Einstellung im Message Center anzumelden, um zusammenfassende Quarantäneberichte einzurichten. Sie können Spam sowohl über das Message Center als auch mit der Quarantänezusammenfassung verwalten. Diese Funktionen sind nur für Nutzer, die kein Gmail verwenden.

Message Center und E-Mail-Zugriff

Das Message Center hat Auswirkungen auf den Nutzerzugriff auf Gmail. Wenn es aktiviert ist, können Nutzer nicht über die Web- und mobilen Apps auf ihr Gmail-Konto zugreifen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Warnung weiter unten.

Allerdings besteht über Google oder Anwendungen und Funktionen von Drittanbietern weiterhin Zugriff auf Gmail. Dazu gehören:

  • IMAP/POP
  • Google Sync
  • Dienste, die die Gmail API verwenden

Wenn Sie nicht möchten, dass Nutzer über diese Anwendungen auf Gmail zugreifen, deaktivieren Sie sie.

Warnung: Verwenden Sie die Einstellung Postfach bei einem anderen Anbieter nur für Nutzer, deren Posteingänge sich auf einem lokalen E-Mail-Server befinden, der kein Gmail-Server ist. Aktivieren Sie sie nicht für Gmail-Nutzer. Diese verlieren sonst den Zugriff auf Gmail über die entsprechenden Web- und mobilen Apps und die meisten ihrer Nachrichten werden gelöscht.

Wenn die Einstellung Postfach bei einem anderen Anbieter aktiviert ist, werden Nachrichten für Nutzer, die nicht Gmail verwenden, nach 30 Tagen gelöscht. Die Nachrichten werden für 30 Tage gespeichert, damit diese Nutzer einen Quarantäne-Zusammenfassungsbericht erhalten und Message Center nutzen können.

Message Center

Das Message Center ist eine Konsole, mit der Nutzer E-Mail-Nachrichten abrufen und verwalten können, die als Spam unter Quarantäne gestellt wurden. Außerdem können sie sich Nachrichten anzeigen lassen, die an Posteingänge außerhalb von Gmail zugestellt wurden und kein Spam sind.

Im Message Center können die Nutzer Folgendes tun: 

  • Nachrichten löschen
  • Weiße Listen mit zugelassenen Kontakten erstellen
  • Anmelde- und Anzeigeeinstellungen anpassen
  • Nachrichten, die fälschlicherweise als Spam eingestuft wurden, als sicher für die Zustellung kennzeichnen. So lernt das System, ähnliche Nachrichten nicht als Spam zu kennzeichnen. Diese werden zukünftig an den Posteingang des Nutzers außerhalb von Gmail gesendet. Klicken Sie auf das Kästchen Spam-Meldungen durch Nutzer zulassen, um diese Option zu aktivieren.

Hinweis: Nachrichten werden nach 30 Tagen aus dem Message Center entfernt. Nachrichten im Ordner "Zugestellt" sind weiterhin im Posteingang des vom Nutzer verwendeten E-Mail-Dienstes verfügbar.

Weitere Informationen zum Verwalten von Nachrichten im Message Center

Zugriff auf das Message Center

Sie finden das Message Center unter: http://email-quarantine.google.com/messagecenter

Nutzer melden sich mit ihrem G Suite-Nutzernamen und dem entsprechenden Passwort im Message Center an. Falls ein Nutzer es vergessen hat, können Sie das Nutzerpasswort zurücksetzen.

Am besten benachrichtigen Sie die Nutzer, sobald sie Zugriff auf das Message Center haben. Eine automatische Benachrichtigung erfolgt nicht. Hier finden Sie einen Beispieltext.

Quarantänezusammenfassungen

Die Quarantänezusammenfassung ist ein Bericht, den Nutzer, die Gmail nicht verwenden, per E-Mail erhalten. Er enthält eine Liste der E-Mails, die kürzlich als Spam gekennzeichnet wurden. Nutzer können die Liste durchsehen und Nachrichten kennzeichnen, die fälschlicherweise unter Quarantäne gestellt wurden. Sie werden dadurch mit "Kein Spam" markiert und an den Posteingang des Nutzers gesendet. So lernt das System, ähnliche Nachrichten nicht als Spam einzustufen.

Am besten klicken Sie auf das Kästchen Spam-Meldungen durch Nutzer zulassen. Wenn diese Option ausgewählt ist, enthält der Bericht auch E-Mails, die das System nicht als Spam gekennzeichnet hat. Nutzer können diese Nachrichten dann bei Bedarf als Spam einstufen. Dadurch lernt das System, ähnliche Nachrichten als Spam zu identifizieren.

Nutzer haben später die Möglichkeit, den Nachrichtenstatus zu ändern, also von "Spam" zu "Kein Spam" oder umgekehrt. Die Änderung können sie im Bericht mit der Quarantänezusammenfassung vornehmen. Die Änderung muss innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Nachricht selbst (nicht des Berichts) erfolgen. Nach diesem Zeitraum erhalten Nutzer eine Fehlermeldung, wenn sie auf den Link Zustellen oder Spam melden klicken.

Hinweis: Quarantänezusammenfassungen werden mit der Absenderadresse noreply@email-quarantine.google.com gesendet. Der Envelope-Absender ist mit dem Nachrichtenempfänger identisch. Suchen Sie mithilfe der E-Mail-Protokollsuche nach dem Empfänger einer Quarantänezusammenfassung und geben Sie dessen E-Mail-Adresse als Absenderadresse an.

Hier ein Beispiel für einen Quarantänezusammenfassungsbericht:

Quarantine summary report

Inhalt des Berichts

Wenn während des Berichtszeitraums keine Spamnachrichten in Quarantäne verschoben wurden, enthält die Zusammenfassung einen entsprechenden Hinweis.

Es kann vorkommen, dass Nutzer während des Berichtszeitraums gar keine E-Mails erhalten haben, der Bericht aber dennoch Spamnachrichten enthält. Das liegt daran, dass die Spamnachrichten nicht an ihren Posteingang zugestellt wurden.

Wenn die Option Spam-Meldungen durch Nutzer zulassen deaktiviert ist und keine Nachrichten unter Quarantäne gestellt wurden, ist der Bericht leer. In diesem Fall ist es sinnvoller, den Nutzern stattdessen die Möglichkeit zu geben, sich im Message Center anzumelden und die Nachrichten manuell zu überprüfen.

Weitere Informationen zum Umgang mit der Quarantänezusammenfassung 

Einstellung "Postfach bei einem anderen Anbieter" konfigurieren

Wie andere E-Mail-Sicherheitseinstellungen auch wird die Einstellung Postfach bei einem anderen Anbieter für alle Nutzer in einer Organisationseinheit übernommen. Untergeordnete Organisationen übernehmen dabei die Einstellungen der übergeordneten.

Wenn Sie die Option aktivieren, können Sie den primären E-Mail-Verkehr nicht an ein Gmail-Postfach weiterleiten. Die G Suite unterstützt die gleichzeitige Verwendung eines Postfachs bei einem anderen Anbieter und eines Gmail-Postfachs nicht. Wählen Sie für ihre Nutzer entweder ein Gmail-Postfach oder eins bei einem anderen Anbieter aus.

Weitere Informationen zum Routing von E-Mails einschließlich Anwendungsfällen und Beispielen finden Sie unter E-Mail-Routing und -Zustellung.

  1. Anmeldung in der Google Admin-Konsole.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Gehen Sie auf der Startseite der Admin-Konsole zu Apps und dann G Suite und dann Gmail und dann Erweiterte Einstellungen.

    Tipp: Scrollen Sie auf der Seite "Gmail" nach unten, um "Erweiterte Einstellungen" zu sehen.

  3. Fügen Sie die Empfängerrouten für Ihren Server hinzu, falls Sie das noch nicht getan haben.

  4. Wählen Sie links eine Organisation aus.

  5. Scrollen Sie zum Abschnitt Postfach bei einem anderen Anbieter oder geben Sie diesen Begriff im Feld In Einstellungen suchen ein.

    • Lautet der Status der Einstellung Noch nicht konfiguriert, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Einstellung und klicken Sie auf Konfigurieren.

    • Lautet der Status der Einstellung Lokal übernommen oder Übernommen, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Einstellung und klicken Sie auf Bearbeiten oder Weitere hinzufügen, um die entsprechende Aktion auszuführen.

  6. Geben Sie eine kurze Beschreibung für die Konfiguration ein, z. B. Einstellungen für Postfach bei einem anderen Anbieter.

  7. Wählen Sie im Abschnitt E-Mail-Server einen E-Mail-Host aus der Liste aus.

  8. Um Nutzern Zugriff auf das Message Center zu gewähren, wählen Sie die Option Nutzeranmeldung im Message Center zulassen aus.

  9. Um die Quarantänezusammenfassungen für Nutzer zu aktivieren, wählen Sie Regelmäßige Zusammenfassungen aktivieren aus. Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

    • Wählen Sie eine ungefähre Zeit für die Zustellung aus, die auf der Zeitzone für Ihre Domains in der Google Admin-Konsole basiert.

    • Wählen Sie die Wochentage aus. Wenn Nutzer beispielsweise täglich eine Quarantänezusammenfassung erhalten sollen, klicken Sie alle sieben Kästchen an. Wenn Sie nur ein Feld anklicken, wird die Zusammenfassung einmal pro Woche an diesem Tag gesendet.

  10. Wenn Sie E-Mail-Nachrichten aus dem Posteingang im Message Center und im Zusammenfassungsbericht sehen möchten, klicken Sie die Option Spam-Meldungen durch Nutzer zulassen (empfohlen) an. Das geschieht automatisch, wenn Sie die Option Regelmäßige Zusammenfassungen aktivieren auswählen.

  11. Klicken Sie auf Einstellung hinzufügen oder Speichern. Jede neue Einstellung wird der Seite mit den erweiterten Einstellungen hinzugefügt.

  12. Klicken Sie unten auf Speichern.

Es kann bis zu einer Stunde dauern, bis die Änderungen in den Nutzerkonten wirksam werden. Im Audit-Log für die Admin-Konsole können Sie die Änderungen nachverfolgen.

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