Routage et distribution des e-mails

En tant qu'administrateur G Suite, vous décidez de la manière dont les e-mails de votre organisation sont routés et stockés. Vous pouvez personnaliser le routage et la distribution des messages selon les besoins de votre entreprise ou organisation.

Voici quelques exemples de méthodes pour acheminer et stocker des e-mails :

  • Gmail analyse les messages entrants à des fins de conformité ou pour déterminer s'il s'agit de spams, mais enregistre les messages sur votre serveur de messagerie externe.

  • Certains utilisateurs reçoivent les messages dans leur boîte de réception Gmail, et d'autres y accèdent depuis votre serveur local.

  • Tous les utilisateurs reçoivent exclusivement leurs messages dans Gmail, mais ceux adressés à des utilisateurs inconnus sont routés vers une boîte aux lettres ou vers un serveur spéciaux.

  • Tous les messages envoyés à un utilisateur spécifié incluent automatiquement un autre utilisateur en copie (Cc:).

À l'aide du paramètre "Routage", configurez différents modes de distribution pour les messages entrants, sortants et internes, comme la double distribution et la distribution partagée.

Pour un paramétrage plus précis tel que le routage de certains messages en fonction de leur contenu, utilisez les paramètres de conformité suivants :

Le paramètre "Boîte aux lettres non Gmail" permet de filtrer les spams et de réacheminer tous les messages légitimes vers votre serveur de messagerie externe. En plus des règles de routage, le paramètre "Boîte aux lettres non Gmail" propose d'autres fonctionnalités.

Pour consulter la liste des spams qu'ils ont reçus, les utilisateurs peuvent se connecter à un centre de messagerie ou recevoir régulièrement des rapports à ce propos. Ainsi, ils peuvent choisir les messages qu'ils considèrent comme sûrs, et devant être routés vers leur boîte aux lettres non Gmail. Ces utilisateurs n'ont pas accès à Gmail. Ils reçoivent leurs messages depuis un serveur de messagerie local.

Remarque : À partir d'octobre 2019, le centre de messagerie et le résumé des mises en quarantaine seront abandonnés. Pour en savoir plus, consultez l'article Gérer les spams. Nous vous recommandons de gérer les spams à l'aide des méthodes décrites dans l'article Gérer les spams lorsque le centre de messagerie ne sera plus disponible.

Tous ces paramètres peuvent être adaptés à différentes personnes et équipes à l'aide des unités organisationnelles.

Pour en savoir plus, consultez l'article Configurer le routage pour votre domaine ou votre organisation.

Avant de commencer

Avant de configurer les paramètres de routage et de distribution, créez une liste d'hôtes de messagerie (ou "routages"). Ajoutez ces routages dans la console d'administration Google.

Router les e-mails entrants

Vous pouvez router les messages entrants à l'aide de différentes méthodes de distribution.

Si votre organisation utilise uniquement Gmail, utilisez la distribution directe (configuration par défaut). Les messages entrants adressés aux utilisateurs G Suite sont distribués dans la boîte de réception Gmail du destinataire. Les messages adressés à des utilisateurs non rattachés à G Suite dans votre domaine sont supprimés. Vous pouvez également configurer un alias collecteur pour gérer les messages adressés au mauvais destinataire.

Si votre organisation distribue et stocke les messages à l'aide d'un serveur de messagerie externe, comme un serveur Microsoft® Exchange, Gmail traite d'abord les messages entrants. Gmail filtre les spams et autres messages problématiques, puis achemine les messages restants vers le serveur externe.

Pour router les messages vers le serveur Gmail ou vers un serveur externe, utilisez la méthode de distribution partagée.

Pour router les messages à la fois vers le serveur Gmail et vers un serveur externe, utilisez la méthode de double distribution.

Vous pouvez également router les messages entrants vers :

  • un alias collecteur ;
  • des destinataires supplémentaires ;
  • une boîte aux lettres non Gmail.

Router les messages à l'aide de la distribution partagée

La distribution partagée permet de distribuer les messages entrants dans une boîte de réception Gmail ou dans une boîte de réception de l'ancien système de messagerie, en fonction du destinataire. 

Nous recommandons cette méthode dans les cas suivants :

  • Certains de vos utilisateurs se servent de Gmail, alors que d'autres se servent d'un système de messagerie différent. Par exemple, vous devrez peut-être stocker les messages envoyés au service juridique sur votre ancien serveur.
  • Vous effectuez la migration vers Gmail depuis un ancien serveur de messagerie. La méthode de la distribution partagée permet alors de tester Gmail avec un sous-ensemble d'utilisateurs. Pendant le test, les enregistrements MX de votre domaine pointent vers Gmail. Les utilisateurs qui ont été ajoutés dans la console d'administration reçoivent des messages dans leur boîte de réception Gmail. Pour que les utilisateurs non enregistrés continuent à recevoir des messages par l'intermédiaire du serveur de messagerie existant, configurez une règle de routage d'un alias collecteur. 

Pour configurer la distribution partagée, procédez comme suit :

  1. Si ce n'est pas déjà fait, ajoutez le routage pour le serveur externe.

  2. Suivez cette procédure afin de vous connecter avec Google, sélectionner l'organisation si nécessaire, ouvrir le paramètre "Routage", puis saisir la description du nouveau paramètre.

  3. Pour les messages concernés, sélectionnez Entrant, Interne – réception ou les deux options.

  4. Configurez un filtre d'enveloppes si vous souhaitez que la règle s'applique uniquement à des expéditeurs d'enveloppe et des destinataires spécifiques. Vous pouvez spécifier un destinataire précis en saisissant son adresse e-mail, ou encore indiquer un groupe.

  5. Sous Pour les types de messages ci-dessus, sélectionnez Modifier le message, puis configurez les paramètres de votre scénario.

  6. Sélectionnez Modifier la route, sélectionnez le serveur externe dans la liste, puis faites défiler la page vers le bas et cliquez sur Enregistrer.

  7. Sélectionnez Afficher les options, et définissez le paramètre Types de compte concernés sur Non reconnu/Collecteur.

  8. Enregistrez la configuration.

Router les messages à l'aide de la double distribution

Configurez la double distribution lorsque vous souhaitez router des messages vers deux boîtes de réception ou plus. Les utilisateurs peuvent par exemple recevoir des messages dans une boîte de réception Gmail et dans une boîte de réception non Gmail (Microsoft Exchange ou un serveur d'archivage).

Accéder à la procédure détaillée pour configurer la double distribution des e-mails

Configurer un alias collecteur

Un alias collecteur permet d'assurer la distribution des messages qui sont envoyés par accident à une adresse e-mail erronée au sein d'un domaine.

Pour définir un alias collecteur, procédez comme suit :

  1. Suivez cette procédure afin de vous connecter, sélectionner l'organisation si nécessaire, ouvrir le paramètre "Routage", puis saisir la description du nouveau paramètre.

  2. Pour les messages concernés, sélectionnez Entrant, Interne – réception ou les deux options.

  3. Configurez un filtre d'enveloppes si vous souhaitez que la règle s'applique uniquement à des expéditeurs d'enveloppe et des destinataires spécifiques. Vous pouvez spécifier un destinataire précis en saisissant son adresse e-mail, ou encore indiquer un groupe.

  4. Sous Pour les types de messages ci-dessus, sélectionnez Modifier le message.

  5. Sous "Destinataire de l'enveloppe", sélectionnez Modifier le destinataire de l'enveloppe.

  6. Sélectionnez Saisir un nouveau nom d'utilisateur.

  7. Indiquez un alias collecteur dans le champ vide situé à côté de @domaine-existant. Par exemple, saisissez jdupont.

  8. Cliquez sur Afficher les options.

  9. Sous Types de compte concernés, cochez l'option Non reconnu/Collecteur. Décochez Utilisateurs et Groupes.

  10. Cliquez sur le bouton Ajouter un paramètre.

  11. Enregistrez la configuration.

Router les messages vers d'autres destinataires

Vous pouvez configurer plusieurs paramètres de routage pour transférer automatiquement des messages vers d'autres destinataires, et ainsi créer des règles distinctes pour chaque utilisateur.

Pour router les messages vers d'autres destinataires, procédez comme suit :

  1. Suivez cette procédure afin de vous connecter, sélectionner l'organisation si nécessaire, ouvrir le paramètre "Routage", puis saisir la description du nouveau paramètre.

  2. Pour les messages concernés, sélectionnez Entrant, Interne – réception ou les deux options.

  3. Configurez un filtre d'enveloppes si vous souhaitez que la règle s'applique uniquement à des expéditeurs d'enveloppe et des destinataires spécifiques. Spécifiez un seul utilisateur en saisissant son adresse e-mail, ou indiquez un groupe.

  4. Sous Pour les types de messages ci-dessus, sélectionnez Modifier le message.

  5. Sous Envoyer également à, cochez l'option Ajouter d'autres destinataires.

  6. Cliquez sur Ajouter.

  7. Sous Destinataires, assurez-vous que l'option Basique est sélectionnée dans la liste. 

  8. Saisissez l'adresse e-mail du destinataire, puis cliquez sur Enregistrer.

  9. Cliquez sur Ajouter un paramètre ou sur Enregistrer. Les nouveaux paramètres sont ajoutés à la page des paramètres avancés.

  10. Enregistrez la configuration.

Configurer la distribution vers des boîtes aux lettres non Gmail

Si votre organisation dispose d'un serveur de messagerie externe, utilisez le paramètre "Boîte aux lettres non Gmail" pour :

  • router les messages légitimes vers un serveur externe ; 
  • conserver les spams dans un centre de messagerie ou dans un rapport des mises en quarantaine.

Les utilisateurs peuvent déterminer si les messages sont légitimes et doivent être routés vers le serveur externe.

Router les messages sortants

Envoyer tous les messages via une passerelle

Pour router les messages sortants, configurez un serveur de passerelle sortante. Il effectue généralement certaines opérations sur les messages sortants avant de les distribuer.

Pour en savoir plus, consultez l'article Configurer une passerelle de messagerie sortante.

Configurer le service de relais SMTP pour router les messages via le serveur Gmail

Si votre organisation utilise un logiciel de serveur de messagerie autre que Gmail, comme Microsoft® Exchange ou un autre service SMTP non Google, vous pouvez configurer le service de relais SMTP pour router les messages sortants via le serveur Gmail.

Le paramètre du service de relais SMTP vous permet de filtrer les spams et virus des e-mails avant qu'ils n'atteignent les contacts externes. Grâce à ce paramètre, vous pouvez également appliquer les paramètres de sécurité de messagerie G Suite aux messages sortants.

En savoir plus sur la configuration du service de relais SMTP

Routage de conformité

Conformité du contenu et contenu répréhensible

Vous pouvez traiter certains types de messages manière spécifique. Par exemple, vous pouvez router des messages comportant un contenu spécifique vers votre service juridique.

Pour cela, définissez une nouvelle destination principale (par défaut, le serveur Gmail), ou créez des destinations supplémentaires qui correspondent à des chaînes ou des modèles de texte spécifiques. Par exemple, vous pouvez configurer une correspondance de contenu sur un mot tel que "confidentiel", puis modifier la destination principale vers un serveur compatible avec le chiffrement.

 

En savoir plus sur la conformité du contenu et le contenu répréhensible

Conformité des pièces jointes

Le paramètre "Conformité des pièces jointes" vous permet de définir une nouvelle destination principale (par défaut, le serveur Gmail) ou d'ajouter des destinations supplémentaires pour les messages contenant un type de pièce jointe spécifique. Par exemple, configurez une destination secondaire qui distribue tous les messages contenant des pièces jointes de type image au service des ressources humaines.

En savoir plus sur la conformité des pièces jointes

Exiger que les messages soient transmis par le biais d'une connexion sécurisée

Vous pouvez imposer l'utilisation d'une connexion sécurisée (protocole TLS) pour la transmission des messages lorsque les utilisateurs correspondent avec des domaines et des adresses e-mail spécifiques.

Pour cela, configurez le paramètre "Conformité au protocole TLS" au niveau des unités organisationnelles pour les messages entrants et sortants. Si le protocole TLS n'est pas disponible pour un domaine spécifié, les messages entrants provenant de ce domaine sont rejetés, et les messages sortants adressés à ce domaine ne sont pas transmis.

Remarque : Si vous configurez un serveur de passerelle sortante qui utilise le protocole TLS, les messages sortants figurant sur la liste TLS appliquée sont envoyés aux domaines incompatibles avec le protocole TLS.

En savoir plus sur la Conformité au protocole TLS.

Résoudre des problèmes

En cas de conflits de routages

Vous pouvez configurer une stratégie de routage applicable à l'ensemble du domaine pour les messages entrants. Vous pouvez également définir des routages de distribution selon le contenu ou les pièces jointes d'un message. En savoir plus sur l'ordre de priorité des paramètres de routage

En cas de conflit avec les anciennes options de routage, tous les paramètres de routage décrits ici remplaceront les anciens paramètres. En savoir plus sur les anciennes options de routage

En cas d'échec du routage ou de la distribution d'un message

Si un message est routé depuis un serveur Gmail ou G Suite vers un serveur de destination externe, et qu'il est impossible d'établir une connexion en raison d'un dépassement de délai, d'un refus ou d'une erreur de la série 400, le message est conservé, et une nouvelle tentative est effectuée ultérieurement. Gmail tente d'envoyer le message toutes les deux ou trois minutes, pendant sept jours au maximum. Passé ce délai, le message est renvoyé à l'expéditeur.

Si vous ajoutez un nouveau serveur pendant que Gmail est en train d'essayer de renvoyer le message, le message est routé vers le serveur d'origine, et non vers le nouveau.

Si le message comporte une erreur de série 500, il est immédiatement rejeté.

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