Google ห้องนิรภัยคืออะไร

การเก็บรักษาและ ediscovery สําหรับองค์กร

ห้องนิรภัยเป็นเครื่องมือสำหรับการกำกับดูแลข้อมูลและ eDiscovery สำหรับ Google Workspace คุณจะใช้ห้องนิรภัยเพื่อเก็บรักษา ค้นหา ส่งออก และคงข้อมูล Google Workspace ของผู้ใช้ไว้ชั่วคราวได้ โดยใช้ได้กับข้อมูลต่อไปนี้

  • อีเมลใน Gmail
  • ไฟล์ในไดรฟ์
  • ข้อความใน Google Chat (ที่เปิดใช้การเก็บประวัติ)
  • บันทึกการประชุมใน Google Meet รวมถึงบันทึกการแชท ฟีเจอร์ถามตอบ และแบบสำรวจที่เกี่ยวข้อง
  • ข้อความใน Google Groups
  • SMS ข้อความเสียง และข้อความถอดเสียง รวมถึงบันทึกการโทรใน Google Voice for G Suite
  • ข้อความใน Hangouts แบบคลาสสิก (ที่เปิดใช้การเก็บประวัติ)

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเภทข้อมูลที่รองรับ

ข้อกำหนดของใบอนุญาต

หากต้องการให้ห้องนิรภัยค้นหาและเก็บรักษาข้อมูลของผู้ใช้ ผู้ใช้ต้องมีใบอนุญาต Google Workspace และใบอนุญาตของห้องนิรภัย

มีใบอนุญาตห้องนิรภัย มีใบอนุญาตห้องนิรภัยเป็นส่วนเสริม
  • Business Plus
  • Enterprise
  • Education และ Enterprise for Education
  • G Suite Business
  • Enterprise Essentials (ยืนยันโดเมนแล้วเท่านั้น)
  • G Suite Basic

วิธีการให้ใบอนุญาต

  • หากรุ่นที่คุณใช้มีห้องนิรภัย ผู้ใช้ทุกคนในองค์กรจะได้รับใบอนุญาตห้องนิรภัยโดยอัตโนมัติ
  • หากห้องนิรภัยมีให้ใช้ในรูปแบบใบอนุญาตเพิ่มเติม คุณก็ซื้อใบอนุญาตห้องนิรภัยให้กับผู้ใช้บางรายหรือทุกรายในองค์กรได้ โดยห้องนิรภัยจะเก็บรักษาข้อมูลของผู้ใช้ที่ได้รับมอบหมายใบอนุญาตเท่านั้น ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีซื้อ Google ห้องนิรภัย
  • หากคุณลบผู้ใช้หรือใบอนุญาตที่ต้องใช้ ระบบอาจลบข้อมูลของทั้งสองอย่างเป็นการถาวรและจะไม่มีข้อมูลนั้นในห้องนิรภัยอีกต่อไป

การกำกับดูแลข้อมูล: เก็บรักษาและลบข้อมูล

  • เก็บข้อมูลได้นานเท่าที่ต้องการ หากองค์กรของคุณจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลเอาไว้ตามเวลาที่กำหนด คุณก็กำหนดค่าห้องนิรภัยเพื่อเก็บรักษาข้อมูลนั้นได้ โดยข้อมูลจะยังคงอยู่ในห้องนิรภัยแม้ว่าผู้ใช้จะลบข้อมูลและล้างข้อมูลในถังขยะแล้วก็ตาม
  • นำข้อมูลออกเมื่อไม่ต้องการใช้งานแล้ว หากองค์กรของคุณจำเป็นต้องลบข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหลังจากเวลาที่กำหนด คุณก็กำหนดค่าห้องนิรภัยให้นำข้อมูลนั้นออกจากบัญชีผู้ใช้และเริ่มลบข้อมูลออกจากระบบ Google ทั้งหมดอย่างถาวรได้

กฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัยจะมีผลโดยตรงกับระบบข้อมูลในบริการของ Google ที่รองรับ เนื่องจากห้องนิรภัยไม่ใช่ที่เก็บถาวร เมื่อกฎการเก็บรักษาหมดอายุ ข้อมูลจึงเป็นไปตามกระบวนการลบตามมาตรฐาน เมื่อลบข้อมูลออกถาวรหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา ผู้ใช้หรือผู้ดูแลระบบก็จะกู้คืนข้อมูลนั้นไม่ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำงานของการเก็บรักษา

หมายเหตุ: ห้องนิรภัยจะไม่เก็บรักษาข้อมูลจนกว่าคุณจะตั้งกฎการเก็บรักษา หากยังไม่ได้ตั้งกฎ ผู้ใช้จะลบข้อมูลได้โดยที่บริการต่างๆ อาจลบข้อมูลนั้นอย่างถาวรตามเกณฑ์วิธีของบริการนั้นๆ

eDiscovery: ค้นหา ส่งออก และคงข้อมูลที่ต้องการไว้ชั่วคราว

ห้องนิรภัยช่วยให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตสามารถค้นหาข้อมูล คงข้อมูลไว้ชั่วคราว และส่งออกข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์เพิ่มเติมได้

ห้องนิรภัยรองรับขั้นตอนแรกๆ ของกระบวนการ eDiscovery ซึ่งกำหนดเอาไว้โดยรูปแบบอ้างอิงการค้นหาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Discovery Reference Model หรือ EDRM) ดังนี้

  • การระบุตัวตน - คุณจะค้นหาข้อมูล Google Workspace ขององค์กรได้โดยใช้บัญชีผู้ใช้ หน่วยขององค์กร วันที่ หรือคีย์เวิร์ดพร้อมทั้งแสดงตัวอย่างข้อความ ไฟล์แนบ และไฟล์ที่รองรับ บริการส่วนใหญ่รองรับการค้นหาที่ใช้โอเปอเรเตอร์บูลีน ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการค้นหา
  • การเก็บรักษา - หากต้องการเก็บรักษาข้อมูลไว้อย่างไม่มีกําหนดเพื่อจุดประสงค์ทางกฎหมายหรือภาระหน้าที่ในการเก็บรักษาอื่นๆ คุณก็คงบัญชี หน่วยขององค์กร และกลุ่มไว้ชั่วคราวได้ สําหรับอีเมลใน Gmail และข้อความในแชท คุณยังกำหนดเงื่อนไขเพื่อจํากัดการคงไว้ชั่วคราวให้กับอีเมลและข้อความที่ตรงกันได้ ดูข้อมูลเกี่ยวกับการคงไว้ชั่วคราว
  • การรวบรวม - หลังจากค้นหาข้อมูลแล้ว คุณจะส่งออกข้อมูลเพื่อนำไปประมวลผลและวิเคราะห์ได้ โดยการส่งออกจะประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้
    • สำเนาข้อมูลทั้งหมดที่ตรงกับเกณฑ์การค้นหา
    • ข้อมูลเมตาที่คุณต้องใช้เพื่อลิงก์ข้อมูลที่ส่งออกเข้ากับผู้ใช้แต่ละรายในองค์กร
    • ข้อมูลการทำงานร่วมกันที่จำเป็นต้องใช้ในการพิสูจน์ว่าข้อมูลที่ส่งออกตรงกับข้อมูลที่เก็บในเซิร์ฟเวอร์ของ Google

    การส่งออกข้อมูลจะอยู่ในห้องนิรภัยเป็นเวลา 15 วัน จากนั้นระบบจะลบออกเพื่อปกป้องข้อมูลดังกล่าว ดูข้อมูลเกี่ยวกับการส่งออก

การควบคุมการเข้าถึงและการตรวจสอบ

คุณควบคุมได้ว่าใครเข้าถึงห้องนิรภัยได้บ้างและทำสิ่งใดได้บ้าง ซึ่งวิธีนี้ช่วยให้มั่นใจว่ามีเพียงผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่เข้าถึงข้อมูลขององค์กรได้ โปรดเปิดห้องนิรภัยให้กับหน่วยขององค์กรที่ต้องการและมอบหมายบทบาทผู้ดูแลระบบที่มีสิทธิ์ของห้องนิรภัยให้กับหน่วยขององค์กรนั้น ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการควบคุมการเข้าถึงห้องนิรภัยและสิทธิ์ของห้องนิรภัย

ห้องนิรภัยจะมีบันทึกการตรวจสอบที่สมบูรณ์เกี่ยวกับกิจกรรมของผู้ใช้ในห้องนิรภัย ซึ่งประกอบด้วยวันและเวลาที่ผู้ใช้สร้างหรือแก้ไขกฎการเก็บรักษา เรียกใช้การค้นหา หรือส่งออกข้อมูล โดยบันทึกการตรวจสอบนั้นจะแก้ไขไม่ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายงานการตรวจสอบ

เริ่มต้นใช้งาน Google ห้องนิรภัย

  1. หากองค์กรของคุณมีรุ่น Google Workspace ที่ไม่มี Google ห้องนิรภัย โปรดซื้อใบอนุญาตของห้องนิรภัย
  2. แจ้งให้ผู้ดูแลระบบขั้นสูงของ Google Workspace ตั้งค่าการเข้าถึงของผู้ใช้ห้องนิรภัยและสิทธิ์ของห้องนิรภัย นอกจากนี้ผู้ดูแลระบบขั้นสูงยังตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นเพื่อเริ่มเก็บรักษาข้อมูลทันทีได้อีกด้วย เราขอแนะนำให้คุณทำงานร่วมกับทีมกฎหมายหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนดขององค์กรเพื่อระบุข้อกำหนดด้านการกำกับดูแลข้อมูลและ eDiscovery ของคุณ
  3. ผู้ใช้ห้องนิรภัยจะลงชื่อเข้าใช้และเริ่มต้นใช้งานได้ โปรดดูคู่มือเริ่มต้นฉบับย่อที่หัวข้อเริ่มต้นใช้งานการค้นหาและการส่งออกของห้องนิรภัย

หากมีคำถามเพิ่มเติม โปรดดูคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Google ห้องนิรภัย

หากพบปัญหา โปรดดูปัญหาที่ทราบและติดตามการแก้ไขและฟีเจอร์ใหม่ๆ ในอัปเดตใหม่

ข้อมูลนี้มีประโยชน์ไหม
เราจะปรับปรุงได้อย่างไร

หากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม

ลงชื่อเข้าใช้เพื่อดูตัวเลือกการสนับสนุนเพิ่มเติมในการแก้ไขปัญหาของคุณอย่างรวดเร็ว