Vad är Google Arkiv?

Lagring och elektronisk bevisanskaffning för organisationer

Arkiv är ett verktyg för information och elektronisk bevisanskaffning för Google Workspace. Med Arkiv kan du lagra, spärra, söka efter och exportera användarnas Google Workspace-data. Du kan använda Arkiv för följande data:

  • Gmail-meddelanden
  • Drive-filer
  • Google Chat-meddelanden (historik aktiverad)
  • Google Meet-inspelningar och tillhörande chatt-, fråge- och omröstningsloggar
  • Meddelanden i Google Grupper
  • Google Voice för G Suite – sms, röstmeddelanden och transkriptioner samt samtalsloggar
  • Meddelanden i klassiska Hangouts (historiken är aktiverad)

Läs mer om datatyper som stöds.

Licenskrav

Om Arkiv ska kunna söka efter och lagra en användares data måste användarna ha en Google Workspace-licens och en Arkiv-licens.

Arkiv-licenser ingår Tilläggslicenser för Arkiv är tillgängliga
  • Business Plus
  • Enterprise
  • Education och Enterprise for Education
  • G Suite Business
  • Enterprise Essentials (endast domänverifierad)
  • G Suite Basic

Så här fungerar licensiering

  • Om Arkiv ingår i din utgåva tilldelas alla användare i organisationen automatiskt en Arkiv-licens.
  • Om Arkiv är tillgängligt som en tilläggslicens kan du köpa Arkiv-licenser för vissa eller alla användare i organisationen. Det är endast användare med tilldelade Arkiv-licenser som omfattas av Arkiv. Läs mer om hur du skaffar Google Arkiv.
  • Om du tar bort en användare eller en giltig licens kan användarens data raderas permanent och inte längre vara tillgänglig för Arkiv.

Informationsstyrning: Lagra och ta bort data

  • Lagra data så länge du behöver den. Om organisationen måste lagra data under en viss tid kan du göra inställningar för detta i Arkiv. Data förblir tillgänglig i Arkiv även när användare raderar den och tömmer papperskorgen.
  • Ta bort data när du inte längre behöver den. Om din organisation är skyldig att ta bort känslig data efter en viss tid kan du göra inställningar i Arkiv för att ta bort den från användarnas konton och börja radera den permanent från alla Google-system.

Lagringsreglerna för Arkiv tillämpas direkt på datasystem som stöds av Google-tjänster. Arkiv är inte ett dataarkiv. När lagringsregeln löper ut omfattas data av standardprocesser för borttagning. När data raderas då en lagringsperiod är slut kan den inte återställas av användare eller administratörer. Läs mer om hur lagring fungerar.

Obs! Data lagras inte i Arkiv förrän du har konfigurerat lagringsregler. Innan du gör detta kan användarna ta bort data och tjänster kan radera den permanent enligt tjänstens protokoll.

Elektronisk bevisanskaffning: sök efter, lagra och exportera data

Med Arkiv kan behöriga användare söka efter, spärra och exportera data för ytterligare analys.

Arkiv har stöd för de första stegen i processen för elektronisk bevisanskaffning som beskrivs i EDRM (Electronic Digital Management Reference):

  • Identifiering – du kan söka i organisationens Google Workspace-data efter användarkonto, organisationsenhet, datum eller sökord och förhandsgranskning av meddelanden, bilagor och filer som stöds. De flesta tjänster har stöd för booleska operatorer. Läs mer om Sök.
  • Laring – om du vill lagra data på obestämd tid av juridiska skäl eller andra på grund av lagringskrav kan du placera spärrar på konton, organisationsenheter och grupper. För Gmail- och chattmeddelanden kan du även ange villkor för att begränsa spärren till meddelanden som matchar. Läs om lagring.
  • Insamling – när du har sökt efter data kan du exportera den för bearbetning och analys. Exporterna innehåller:
    • en omfattande kopia av all data som matchar dina sökkriterier
    • metadata du behöver för att länka exporterad data till enskilda användare i organisationen
    • bekräftande information som krävs för att bevisa att exporterad data matchar data som lagrats på Googles servrar.

    En dataexport är tillgänglig i Arkiv i 15 dagar och exporten raderas sedan för att skydda denna data. Läs mer om exporter.

Åtkomstkontroll och granskning

Du kan styra vilka som har åtkomst till Arkiv och vilka åtgärder som är tillgängliga för dem. Detta säkerställer att endast behöriga användare har åtkomst till organisationens data. Aktivera Arkiv för utvalda organisationsenheter och tilldela organisationsenheterna en administratörsroll med Arkiv-behörigheter. Läs mer om att styra åtkomsten till Arkiv och Arkiv-behörigheter.

Arkiv tillhandahåller en fullständig granskningslogg över användaraktivitet i Arkiv, inklusive när en användare skapar eller redigerar en lagringsregel, kör en sökning eller exporterar data. Granskningsloggen kan inte redigeras. Läs mer om granskningsrapporter.

Kom igång med Google Arkiv

  1. Om organisationen har en Google Workspace-utgåva som inte innehåller Google Arkiv kan du köpa Arkiv-licenser.
  2. Be en avancerad Google Workspace-administratör konfigurera användaråtkomst och behörigheter för Arkiv. De kan även skapa standardregler för lagring om du vill börja lagra data direkt. Vi rekommenderar att du tar kontakt med organisationens juridiska team eller efterlevnadsteam i syfte att avgöra kraven på informationsstyrning och elektronisk bevisanskaffning.
  3. Arkiv-användare kan logga in och komma igång. Kom igång snabbt genom att läsa Kom igång med sökning och export i Arkiv.

Har du fler frågor? Mer information finns i Vanliga frågor om Google Arkiv.

Fungerar det inte? Läs avsnittet om kända problem och håll koll på åtgärder och nya funktioner i nytt.

Var det här till hjälp?
Hur kan vi förbättra den?

Behöver du mer hjälp?

Logga in för ytterligare supportalternativ så att du kan lösa problemet snabbt