Что такое Google Сейф

Хранение данных и предоставление электронных документов в организации

Сейф – это инструмент для управления данными и предоставления электронных документов, доступный в Google Workspace. С его помощью вы можете сохранять, искать и экспортировать данные пользователей Google Workspace, а также устанавливать запреты на их удаление. Сейф можно использовать для следующих данных:

  • сообщения из Gmail;
  • файлы на Диске;
  • сообщения в Google Chat (если история включена);
  • записи и журналы чатов Google Meet;
  • сообщения в Google Группах;
  • сообщения классической версии Hangouts (если история включена).

Подробнее о поддерживаемых типах данных

Лицензии

Чтобы искать и хранить данные в Сейфе, пользователи должны иметь лицензию Google Workspace и лицензию на Сейф.

Пакеты, в которые включены лицензии на Сейф Пакеты, в которых необходимы дополнительные лицензии на Сейф
  • Business Plus
  • Enterprise
  • Education и Enterprise for Education
  • G Suite Business
  • Enterprise Essentials (только с подтвержденным правом собственности на домен)
  • G Suite Basic

Принцип действия лицензий

  • Если Сейф предлагается в вашей версии, все пользователи в вашей организации автоматически получают лицензию на Сейф.
  • Если доступ к Сейфу предоставляется по дополнительным лицензиям, вы можете приобрести их для всех или некоторых пользователей из вашей организации. Доступ к Сейфу будет только у пользователей с лицензиями на Сейф. Подробнее о том, как добавить Google Сейф в пакет сервисов
  • При удалении аккаунта пользователя или необходимой лицензии все данные, хранящиеся в Сейфе, могут быть удалены без возможности восстановления и оказаться более не доступными в Сейфе.

Управление данными: хранение и удаление

  • Храните данные столько, сколько нужно. Если ваша организация обязана хранить данные в течение определенного времени, вы можете настроить для этого Google Сейф. Данные остаются доступными в Сейфе, даже если пользователь удалит их и очистит корзину.
  • Удаляйте ненужную информацию. Если в организации требуется удалять конфиденциальные данные из аккаунтов пользователей спустя определенное время, это можно делать автоматически. При этом они также будут удаляться из всех систем Google без возможности восстановления.

Сейф позволяет блокировать или разрешать действия с определенными данными для сервисов Google, которые он поддерживает, или принудительно применять для них стандартные процессы удаления. Сейф – это не архив данных. После удаления данных по завершении периода хранения ни пользователи, ни администраторы не смогут их восстановить. Подробнее о хранении данных

Примечание. Сейф не будет сохранять данные, если не настроить правила хранения. Пока вы этого не сделаете, пользователи смогут удалять данные и сервисы в соответствии с протоколом используемого сервиса.

Предоставление электронных документов: поиск, запрет на удаление и экспорт нужных данных

С помощью Сейфа авторизованные пользователи могут выполнять поиск, устанавливать запреты на удаление данных и экспортировать их для дальнейшего анализа.

Сейф поддерживает первые этапы процесса предоставления электронных документов, описанного в модели EDRM (Electronic Discovery Reference Model):

  • Идентификация. Вы можете искать корпоративные данные Google Workspace по аккаунту пользователя, организационному подразделению, дате или ключевым словам, а также просматривать сообщения, прикрепленные файлы и файлы поддерживаемых типов. Большинство сервисов поддерживают логические операторы при поиске. Подробнее о поиске
  • Хранение. Чтобы хранить данные неограниченно долго для соблюдения юридических или других обязательств, вы можете установить запрет на удаление для отдельных аккаунтов, организационных подразделений или групп. Для Gmail и чата можно также настроить условия, чтобы запрет распространялся только на те сообщения, которые им соответствуют. Подробнее о запрете на удаление
  • Сбор. Вы можете экспортировать найденные данные для последующей обработки и анализа. Экспортируется следующее:
    • полная копия всех данных, соответствующих поисковому запросу;
    • метаданные, которые помогут связать экспортируемые данные с определенными пользователями в организации;
    • информация, которая доказывает, что экспортируемые данные соответствуют данным на серверах Google.

    Данные экспорта доступны в Сейфе в течение 15 дней, после чего экспорт удаляется в целях защиты данных. Подробнее…

Контроль доступа и аудит

Вы можете управлять доступом пользователей к Сейфу и тем, какие действия им разрешены. Это гарантирует, что доступ к корпоративным данным будет только у авторизованных пользователей. Включите Сейф для определенных организационных подразделений и назначьте им роль администратора с разрешениями для Сейфа. Подробнее об управлении доступом к Сейфу и разрешениях для Сейфа

В Сейфе ведется подробный журнал аудита действий пользователей в сервисе, включая регистрацию сведений о создании или изменении правил хранения, поиске или экспорте данных. Журнал аудита редактировать нельзя. Подробнее об отчетах аудита

Начало работы с Google Сейфом

  1. Если ваша организация использует версию Google Workspace, в которой Google Сейф не предоставляется, приобретите лицензии на Сейф.
  2. Поручите суперадминистратору Google Workspace настроить параметры доступа к Сейфу и предоставить разрешения на работу с ним. Он также может настроить правила хранения по умолчанию, чтобы данные начали сохраняться немедленно. Мы рекомендуем вам проконсультироваться с юристами или специалистами по соблюдению нормативных требований вашей организации, чтобы определить требования к управлению данными и предоставлению электронных документов.
  3. Пользователи Сейфа могут выполнить вход и приступить к работе. Рекомендуем предварительно прочесть статью Поиск и экспорт: начало работы.

Остались вопросы? Ознакомьтесь с часто задаваемыми вопросами о Google Сейфе.

Возникли проблемы? Список известных проблем, способы их решения, а также описание новых возможностей Сейфа можно найти здесь.

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?

Требуется помощь?

Войдите в свой аккаунт, чтобы мы могли предоставить вам дополнительные варианты поддержки и быстрее решить вашу проблему.