Che cos'è Google Vault?

Conservazione ed eDiscovery per le organizzazioni

Vault è uno strumento di governance delle informazioni e di eDiscovery per Google Workspace. Con Vault puoi conservare, bloccare, cercare ed esportare i dati di Google Workspace degli utenti. Puoi utilizzare Vault per i seguenti dati:

  • Messaggi Gmail
  • File di Drive
  • Messaggi di Google Chat (cronologia attiva)
  • Registrazioni di Google Meet e log di chat
  • Messaggi di Google Gruppi
  • Messaggi della versione classica di Hangouts (cronologia attiva)

Ulteriori informazioni sui tipi di dati supportati.

Requisiti relativi alle licenze

Per consentire a Vault di cercare e conservare i dati degli utenti, gli utenti devono avere una licenza di Google Workspace e una licenza di Vault.

Licenze di Vault incluse Licenze aggiuntive di Vault disponibili
  • Business Plus
  • Enterprise
  • Education ed Enterprise for Education
  • G Suite Business
  • Enterprise Essentials (solo dominio verificato)
  • G Suite Basic

Come funzionano le licenze

  • Se Vault è incluso nella tua versione, a tutti gli utenti della tua organizzazione viene automaticamente assegnata una licenza di Vault.
  • Se Vault è disponibile come licenza aggiuntiva, puoi acquistare licenze di Vault per alcuni o tutti gli utenti della tua organizzazione. Solo gli utenti a cui sono state assegnate le licenze di Vault sono coperti da Vault. Ulteriori informazioni su come richiedere Google Vault.
  • Se elimini un utente o una licenza necessaria, i relativi dati potrebbero essere definitivamente eliminati e non più disponibili per Vault.

Governance delle informazioni: conservare ed eliminare i dati

  • Conservare i dati per tutto il tempo necessario. Se la tua organizzazione è tenuta a conservare i dati per un determinato periodo di tempo, puoi configurare Vault in modo che li conservi. I dati rimangono disponibili per Vault anche quando gli utenti li eliminano e svuotano il cestino.
  • Rimuovere i dati quando non servono più. Se la tua organizzazione deve eliminare i dati sensibili dopo un determinato periodo di tempo, puoi configurare Vault in modo che li rimuova dagli account utente e inizi a eliminarli definitivamente da tutti i sistemi Google.

Vault funziona bloccando, autorizzando o imponendo ai servizi Google supportati di seguire i processi di eliminazione standard per dati specifici. Vault non è un archivio di dati. Quando i dati vengono eliminati definitivamente al termine del periodo di conservazione, non possono essere recuperati dagli utenti o dagli amministratori. Ulteriori informazioni sul funzionamento della conservazione.

Nota: Vault non conserva i dati finché non configuri le regole di conservazione. Fino a quel momento, gli utenti possono eliminare dati e i servizi possono eliminarli definitivamente in base al protocollo in uso.

eDiscovery: ricerca, blocco ed esportazione dei dati interessati

Con Vault, gli utenti autorizzati possono cercare dati, applicare blocchi ai dati ed esportare i dati per sottoporli a ulteriori analisi. 

Vault supporta i primi passaggi del processo eDiscovery descritto dal modello EDRM (Electronic Discovery Reference Model):

  • Identificazione: puoi cercare i dati di Google Workspace della tua organizzazione in base ad account utente, unità organizzativa, data oppure per parola chiave e vedere in anteprima messaggi, allegati e file supportati. La maggior parte dei servizi supporta le ricerche con operatore booleano. Ulteriori informazioni sulla ricerca.
  • Conservazione: per conservare i dati a tempo indeterminato per obbligazioni legali o di altro tipo, puoi applicare dei blocchi ad account, unità organizzative e gruppi. Per Gmail e i messaggi di chat, puoi anche impostare delle condizioni per limitare il blocco ai messaggi corrispondenti. Ulteriori informazioni sui blocchi.
  • Raccolta: dopo aver cercato i dati, puoi esportarli per l'elaborazione e l'analisi. Le esportazioni contengono:
    • Una copia completa di tutti i dati che corrispondono ai criteri di ricerca
    • I metadati necessari per collegare i dati esportati ai singoli utenti della tua organizzazione
    • Le informazioni necessarie per dimostrare che i dati esportati corrispondono ai dati archiviati sui server di Google.

    Un'esportazione dei dati è disponibile in Vault per 15 giorni, dopodiché viene eliminata per proteggere i dati. Ulteriori informazioni sulle esportazioni.

Controllo dell'accesso e delle attività

Puoi stabilire chi può accedere a Vault e quali azioni ha a disposizione. In questo modo hai la certezza che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai dati della tua organizzazione. Attiva Vault per determinate unità organizzative e assegna le unità organizzative a un ruolo di amministratore con privilegi per Vault. Ulteriori informazioni sul controllo dell'accesso a Vault e sui privilegi di Vault.

Vault fornisce un log di controllo completo delle attività dell'utente in Vault, incluso quando crea o modifica una regola di conservazione, esegue una ricerca o esporta i dati. Il log di controllo non può essere modificato. Ulteriori informazioni sui rapporti di controllo.

Inizia a utilizzare Google Vault

  1. Se la tua organizzazione ha una versione di Google Workspace che non include Google Vault, acquista licenze di Vault.
  2. Chiedi a un super amministratore di Google Workspace di configurare l'accesso utente e i privilegi di Vault. Potrà configurare anche le regole di conservazione predefinite in modo da iniziare subito a conservare i dati. Ti consigliamo di rivolgerti all'ufficio legale o al team per la conformità della tua organizzazione per determinare i requisiti di eDiscovery e di governance delle informazioni.
  3. Gli utenti possono accedere a Vault e iniziare a utilizzarlo. Per iniziare rapidamente, consulta la Guida introduttiva per la ricerca e l'esportazione in Vault.

Hai altre domande? Vedi Domande frequenti su Google Vault.

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