¿Qué es Google Vault?

Conservación de datos y descubrimiento electrónico en organizaciones

Vault es una herramienta de control de información y descubrimiento electrónico incluida en Google Workspace. Con Vault, puedes conservar, bloquear, buscar y exportar los datos de los usuarios de Google Workspace. Puedes usar Vault con los siguientes datos:

  • Mensajes de Gmail
  • Archivos de Drive
  • Mensajes de Google Chat (si el historial está activado)
  • Grabaciones de Google Meet, así como registros de chat, preguntas y respuestas, y encuestas que tengan asociados
  • Mensajes de Grupos de Google
  • Mensajes de texto, mensajes de voz, transcripciones y registros de llamadas de Google Voice para G Suite
  • Mensajes de la versión clásica de Hangouts (si el historial está activado)

Más información sobre los tipos de datos admitidos

Requisitos de las licencias

Para que Vault pueda buscar y conservar los datos de los usuarios, estos deben tener una licencia de Google Workspace y otra de Vault.

Licencias de Vault incluidas Licencias de complementos disponibles en Vault
  • Business Plus
  • Enterprise
  • Education y Enterprise para Centros Educativos
  • G Suite Business
  • Enterprise Essentials (solo en dominios verificados)
  • G Suite Basic

Cómo funcionan las licencias

  • Si Vault está incluido en tu edición, se asigna automáticamente una licencia de este servicio a todos los usuarios de tu organización.
  • Si Vault está disponible como licencia complementaria, puedes comprar licencias de Vault para algunos usuarios de tu organización o para todos ellos. Vault solo tiene acceso a los datos de usuarios que tengan licencias de Vault asignadas. Más información sobre cómo obtener Google Vault
  • Si eliminas un usuario o una licencia obligatoria, es posible que se eliminen definitivamente sus datos y que ya no estén disponibles en Vault.

Control de la información: conservar y eliminar datos

  • Conservar datos durante el tiempo que sea necesario. Si tu organización debe conservar datos durante un periodo determinado, puedes configurar Vault para hacerlo. Esos datos estarán disponibles en Vault, aunque los usuarios los borren o vacíen sus papeleras.
  • Elimina los datos cuando ya no los necesites. Si tu organización tiene la obligación de eliminar datos sensibles después de cierto tiempo, puedes configurar Vault para que quite esos datos de las cuentas de usuario y los elimine definitivamente de todos los sistemas de Google.

Las reglas de conservación de Vault se aplican directamente a los sistemas de datos de los servicios de Google compatibles. Vault no es un archivo de datos. Una vez que venzan las reglas de conservación, los datos estarán sujetos a los procesos de eliminación estándar. Cuando finaliza el periodo de conservación y se eliminan definitivamente los datos, los usuarios y los administradores no pueden recuperarlos. Más información sobre cómo funciona la conservación

Nota: Vault no conserva los datos hasta que configures reglas de conservación. Mientras tanto, los usuarios pueden eliminar sus datos y los servicios pueden eliminarlos de manera definitiva según el protocolo del servicio correspondiente.

Descubrimiento electrónico: buscar, bloquear y exportar datos de interés

Con Vault, los usuarios autorizados pueden buscar, bloquear y exportar datos para analizarlos en mayor profundidad.

En Vault se pueden seguir los primeros pasos del proceso de descubrimiento electrónico que describe el modelo de referencia de descubrimiento electrónico (EDRM):

  • Identificación: puedes buscar datos de Google Workspace de tu organización por cuenta de usuario, unidad organizativa, fecha o palabra clave, así como previsualizar mensajes, archivos adjuntos y otros archivos que lo permitan. En la mayoría de los servicios se pueden hacer búsquedas con operadores booleanos. Más información sobre la búsqueda
  • Conservación: puedes aplicar bloqueos a cuentas, unidades organizativas y grupos para conservar datos indefinidamente por motivos legales o de otro tipo. En el caso de los mensajes de Gmail y de chat, también puedes configurar condiciones para limitar el bloqueo de mensajes que coincidan con ellas. Más información sobre los bloqueos de datos
  • Recogida de datos: una vez que hayas buscado los datos, puedes exportarlos para procesarlos y analizarlos. Las exportaciones contienen lo siguiente:
    • Una copia de todos los datos que cumplen los criterios de búsqueda que has especificado.
    • Los metadatos que necesitas para vincular los datos exportados con usuarios concretos de tu organización.
    • La información que corrobora que los datos exportados coinciden con los almacenados en los servidores de Google.

    Las exportaciones de datos están disponibles en Vault durante 15 días y, después, se eliminan para proteger esos datos. Más información sobre las exportaciones

Control de acceso y auditoría

Puedes controlar quién puede acceder a Vault y qué acciones tiene disponibles. De esta forma, te aseguras de que solo los usuarios autorizados tengan acceso a los datos de tu organización. Activa Vault para determinadas unidades organizativas y asígnales una función de administrador con privilegios de Vault. Más información sobre cómo controlar el acceso a Vault y los privilegios de Vault

Vault proporciona un registro de auditoría completo de la actividad de usuario en Vault en el que figura cuándo un usuario crea o edita una regla de conservación, realiza una búsqueda o exporta datos. No se puede editar el registro de auditoría. Más información sobre los informes de auditoría

Empezar a utilizar Google Vault

  1. Si tu organización tiene una edición de Google Workspace que no incluye Google Vault, compra licencias de Vault.
  2. Pide a un superadministrador de Google Workspace que configure el acceso de usuarios y los privilegios de Vault. El superadministrador también puede crear reglas de conservación predeterminadas para empezar a conservar datos de forma inmediata. Te recomendamos que colabores con el equipo legal o de cumplimiento de tu organización para determinar los requisitos de control de la información y de descubrimiento electrónico.
  3. Los usuarios de Vault pueden iniciar sesión y empezar a utilizar este servicio. Para comenzar a usar el servicio rápidamente, consulta el artículo Empezar a usar la búsqueda y la exportación.

¿Tienes dudas? Consulta las preguntas frecuentes sobre Google Vault.

¿Necesitas ayuda? Consulta las incidencias conocidas y descubre las correcciones y las nuevas funciones en Novedades.

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