ما المقصود بأداة Google Vault؟

الاحتفاظ بالبيانات وجمع الأدلة الإلكترونية للمؤسسات

Vault هي أداة لإدارة المعلومات وجمع الأدلة الإلكترونية لإصدار Google Workspace. يمكنك باستخدام Vault الاحتفاظ ببيانات المستخدمين على Google Workspace وتجميدها والبحث فيها وتصديرها. ويمكنك استخدام Vault للبيانات التالية:

  • رسائل Gmail
  • ملفات Drive
  • رسائل Google Chat (عند تفعيل السجلّ)
  • تسجيلات Google Meet والمحادثات المرتبطة بها وسجلات الأسئلة والأجوبة واستطلاعات الرأي
  • رسائل "مجموعات Google"
  • الرسائل النصية ورسائل البريد الصوتي ونصوصها وسجلّات المكالمات في "خدمة Google Voice لمستخدمي G Suite"
  • رسائل Hangouts الكلاسيكي (عند تفعيل السجلّ)

مزيد من المعلومات عن أنواع البيانات المتوافقة.

متطلبات الترخيص

حتى يمكن لأداة Vault البحث عن بيانات المستخدم والاحتفاظ بها، يجب أن يكون لدى المستخدمين ترخيص Google Workspace وترخيص Vault.

إصدار يتضمن تراخيص Vault إصدار يتوفر له تراخيص إضافة Vault
  • Business Plus
  • Enterprise
  • Education وEnterprise for Education
  • G Suite Business
  • Enterprise Essentials (النطاق المُثبَت ملكيته فقط)
  • G Suite Basic

آلية عمل التراخيص

  • إذا كان إصدارك يتضمن أداة Vault، سيتم منح ترخيص Vault تلقائيًا لجميع المستخدمين في مؤسستك.
  • إذا كانت أداة Vault متاحة كترخيص إضافة، يمكنك شراء تراخيص Vault لبعض المستخدمين أو جميعهم في مؤسستك. لا تغطي أداة Vault إلا المستخدمين الذين تم منحهم تراخيص Vault. تعرَّف على مزيد من المعلومات عن كيفية الحصول على Google Vault.
  • في حال حذفت مستخدمًا أو ترخيصًا مطلوبًا، قد تتم إزالة بياناته نهائيًا وبلا رجعة ولن تعد متاحة لأداة Vault.

إدارة المعلومات: الاحتفاظ بالبيانات وحذفها

  • يمكنك الاحتفاظ بالبيانات للمدة التي تحتاج إليها في حال كان على مؤسستك الاحتفاظ بالبيانات لفترة زمنية معيّنة، يمكنك ضبط Vault للاحتفاظ بها. وتظل البيانات متاحة لأداة Vault حتى عند حذف المستخدمين لها وإفراغ المهملات.
  • يمكنك إزالة البيانات عند الاستغناء عنها. في حال كان على مؤسستك حذف البيانات الحسّاسة بعد فترة زمنية معيّنة، يمكنك ضبط Vault لإزالة تلك البيانات من حسابات المستخدمين والبدء في إزالتها نهائيًا من جميع أنظمة Google.

يتم تطبيق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Vault مباشرةً على أنظمة البيانات لخدمات Google المتوافقة. تجدر الإشارة إلى أن Vault ليست أرشيفًا للبيانات. عند انتهاء صلاحية قواعد الاحتفاظ بالبيانات، تخضع البيانات لعمليات الحذف العادية. عند إزالة البيانات نهائيًا بعد انتهاء فترة الاحتفاظ بها، لا يمكن للمستخدمين أو المشرفين استردادها. تعرَّف على المزيد من المعلومات عن آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات.

ملاحظة: لا يمكن لأداة Vault الاحتفاظ بالبيانات حتى يتم إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات. وإلى أن يتم ذلك، يمكن للمستخدمين حذف البيانات ويمكن للخدمات أن تحذفها نهائيًا وفقَا لبروتوكول كل خدمة.

جمع الأدلة الإلكترونية: البحث عن البيانات التي تهمك أو تجميدها أو تصديرها

يمكن لمستخدمي Vault المفوَّضين البحث عن البيانات وتجميدها وتصديرها لإجراء المزيد من عمليات التحليل.

توفِّر أداة Vault الخطوات الأولى لعملية "جمع الأدلة الإلكترونية" الموضَّحة في النموذج المرجعي للاكتشاف الإلكتروني (EDRM):

  • التحديد: يمكنك البحث في بيانات Google Workspace لمؤسستك حسب حساب المستخدم أو الوحدة التنظيمية أو التاريخ أو الكلمة الرئيسية ومعاينة الرسائل والمرفقات والملفات المتوافقة. تتيح معظم الخدمات عمليات البحث باستخدام المعامِلات المنطقية. تعرَّف على المزيد من المعلومات عن البحث.
  • الحفاظ: للحفاظ على البيانات لأجل غير مُسمى للأغراض القانونية أو غيرها من الالتزامات الأخرى للاحتفاظ بالبيانات، يمكنك فرض عمليات تجميد بيانات على الحسابات والوحدات التنظيمية والمجموعات. بالنسبة إلى رسائل Gmail والمحادثة، يمكنك أيضًا وضع شروط لقصر عملية تجميد البيانات على الرسائل المطابقة. تعرَّف على المزيد من المعلومات عن عمليات تجميد البيانات.
  • التجميع: بعد البحث عن البيانات، يمكنك تصديرها للمعالجة والتحليل. تتضمن عمليات التصدير ما يلي:
    • نسخة شاملة من جميع البيانات المطابقة لمعايير البحث
    • البيانات الوصفية اللازمة لربط البيانات المُصدَّرة بالمستخدمين الفرديين في مؤسستك
    • المعلومات المؤيِّدة المطلوبة لإثبات تطابق البيانات المُصدَّرة مع البيانات المحفوظة على خوادم Google

    تُتاح عملية تصدير البيانات في Vault لمدة 15 يومًا، ثم تُحذَف لحماية تلك البيانات. تعرَّف على المزيد من المعلومات عن عمليات التصدير.

التحكُّم في الوصول والتدقيق

يمكنك التحكُّم في المستخدمين الذين يمكنهم الوصول إلى Vault والإجراءات المتاحة لهم. وهذا يضمن عدم الحصول على حق الوصول إلى بيانات مؤسستك إلا للمستخدمين المُفوَّضين فقط. ويمكنك تفعيل Vault لوحدات تنظيمية مُحدَّدة ومنح الوحدات التنظيمية دور مشرف يتضمن امتيازات Vault. تعرَّف على المزيد من المعلومات عن التحكُّم في الوصول إلى Vault وامتيازات Vault.

توفّر أداة Vault سجلّ تدقيق كامل لنشاط المستخدم في Vault، بما في ذلك عندما يُنشئ المستخدم قاعدة احتفاظ ببيانات أو يعدلها أو يُجري بحثًا أو عمليات تصدير بيانات. لا يمكن تعديل سجلّ التدقيق. تعرَّف على مزيد من المعلومات عن تقارير التدقيق.

بدء استخدام Google Vault

  1. إذا كانت مؤسستك تمتلك إصدار Google Workspace لا يتضمن Google Vault، يمكنك شراء تراخيص Vault.
  2. اطلُب من المشرف المتميّز على Google Workspace إعداد وصول مستخدم Vault وامتيازات Vault. ويمكنه أيضًا إعداد القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات لبدء عملية الاحتفاظ بالبيانات على الفور. ننصحك بالتعاون مع فريق الشؤون القانونية أو فريق الامتثال بمؤسستك لتحديد متطلبات إدارة المعلومات وجمع الأدلة الإلكترونية.
  3. يمكن لمستخدمي Vault تسجيل الدخول والبدء. للبدء السريع، يُرجى الاطِّلاع على البدء في البحث والتصدير في Vault.

هل لديك أسئلة أخرى؟ يُرجى الاطِّلاع على الأسئلة الشائعة حول Google Vault.

هل تواجه مشكلة؟ يُرجى الاطِّلاع على المشاكل المعروفة والتعرُّف على الإصلاحات وأحدث الميزات في الميزات الجديدة.

هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

تسجيل الدخول للحصول على خيارات دعم إضافية لحل مشكلتك بسرعة