在 Gmail 中設定 Google Workspace 使用者簽名

適用對象

本文資訊的適用對象是負責為公司、學校或其他團體管理 Gmail 帳戶的管理員。 如要為個人的 gmail.com 帳戶建立簽名，請改為按照這些步驟操作。

使用公司、學校或其他團體的 Gmail 時，使用者可以建立個人化的簽名，讓系統自動將簽名加入 Gmail 郵件。簽名內容可包含聯絡資訊、公司標誌、連結等。

管理員可以為所有使用者建立相同的簽名，也可以允許使用者在簽名中加入來自 Google 雲端硬碟的圖片。Gmail 簽名的長度上限為 10,000 個半形字元。

為每位使用者設定預設簽名

您可以自動為所有人的電子郵件加上文字註腳。例如法規遵循、公司宣傳訊息或標準簽名。使用者在撰寫郵件時不會看到這些訊息，也無法變更或移除這些訊息。詳情請參閱「為使用者的外寄郵件加上標準註腳」。

1. 登入 Google 管理控制台。

   請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

2. 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示  「應用程式」「Google Workspace」「Gmail」「法規遵循」。
3. 捲動至「附加註腳」設定。
4. 按一下「設定」或「新增其他規則」。
5. 在「新增設定」方塊中執行下列步驟：

   設定選項	建議行動
   附加註腳	輸入註腳設定的名稱。設定名稱會顯示在設定表格中。
   在所有外寄電子郵件中附加以下註腳	輸入要在貴機構成員傳送的每封郵件底部顯示的文字。 使用格式設定工具自訂文字外觀。
   選項	(選用) 根據預設，系統只會針對傳送給機構外部收件者的郵件加上註腳。 如要將傳送給內部收件者的郵件一併加上註腳，請勾選「在機構內部傳送的郵件中附加註腳」方塊。

6. 在底部的「新增設定」 方塊中點選「儲存」。
7. 檢查新規則是否顯示在「附加註腳」表格中。

變更最多可能需要 24 小時才會生效，但通常不會這麼久。 瞭解詳情

提示：(適合進階使用者) 您可以使用 Gmail API 將同樣的簽名套用到所有使用者的設定。這個簽名會在使用者開啟撰寫視窗後出現，使用者可以視需要進行編輯。詳情請參閱「管理簽名」。

使用者如何在 Gmail 簽名中加入圖片

使用者可以透過雲端硬碟、電腦或網址 (網址) 在自己的 Gmail 簽名中加入圖片。

1. 前往 Gmail 的「設定」。
2. 依序選取「一般」分頁標籤 捲動至您的簽名。
3. 按一下「插入圖片」圖示。

如何新增網址的圖片：

1. 選取「網址」。
2. 在空格中貼上圖片網址。

   圖片會顯示在下方的空白處。

3. 按一下「選取」。圖片會加到您的簽名中。

詳情請參閱「找出網頁或圖片的網址」。

如何從「我的雲端硬碟」新增圖片：

1. 選取 [我的雲端硬碟]。
2. 選取要新增的圖片。
3. 按一下「選取」。圖片會加到您的簽名中。

重要事項：使用者如要新增雲端硬碟中的相片或圖片，必須公開共用圖片，才能讓該圖片顯示在簽名中。詳情請參閱「透過 Google 雲端硬碟共用檔案」。

如何上傳電腦中的圖片：

1. 選取 [上傳]。
2. 將圖片檔拖曳至視窗中，或按一下「選取裝置中的檔案」。
3. 如果點選「選取檔案…」。
   1. 選取圖片檔。
   2. 按一下 [開啟]。

圖片會加到您的簽名中。

允許使用者加入雲端硬碟中的圖片

如要允許貴機構的使用者在個人簽名中加入來自雲端硬碟的圖片，您必須在 Google 管理控制台中開啟相關設定。

1. 登入 Google 管理控制台。

   請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

2. 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示  「應用程式」「Google Workspace」「雲端硬碟與文件」。
3. 按一下 [共用設定]，然後在 [<貴機構> 外部共用設定] 部分選取 [開啟]。
4. 查看 [如果允許與「<貴機構>」外部的人員共享，「<貴機構>」的使用者便可向任何知道連結的使用者公開檔案及已發布的網頁內容] 方塊。
5. 按一下 [儲存]。

管理大型機構的簽名

如果您經營的大型機構需要管理大量簽名，Workspace Marketplace 提供的應用程式可協助您完成這項作業。

排解 Gmail 簽名相關問題

如果您無法順利新增 Gmail 簽名，或無法在 Gmail 簽名中加入圖片，請參閱「排解 Gmail 簽名相關問題」。