Как настроить подписи пользователей Google Workspace в Gmail

Для кого предназначена эта статья

Статья предназначена для администраторов, которые управляют аккаунтами Gmail для компании, учебного заведения или другой группы. Если вам нужно настроить подпись для личного аккаунта Gmail, выполните инструкции из этой статьи.

Пользователи управляемых аккаунтов Gmail могут создать подпись, которая будет автоматически добавляться к отправляемым ими письмам. Это может быть контактная информация, логотип компании, ссылки или что-то другое.

Администратор может создать одинаковые подписи для всех пользователей, а также разрешить им добавлять в свои подписи изображения с Google Диска. Подпись Gmail может содержать до 10 000 символов.

Как предоставить каждому пользователю подпись по умолчанию

Вы можете автоматически добавлять колонтитул в конце каждого письма ваших пользователей. В него можно включить юридическую, ознакомительную или рекламную информацию. Пользователи не увидят его при создании сообщения, а также не смогут изменить такую подпись или удалить ее. Подробная информация приведена в статье Как добавить нижний колонтитул к исходящим сообщениям.

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню ПриложенияGoogle WorkspaceGmailСоблюдение нормативных требований.
3. Прокрутите страницу до раздела Добавление нижнего колонтитула.
4. Нажмите Настроить или Добавить правило.
5. В окне Добавление настроек выполните следующие шаги:

   Параметр	Что вам нужно сделать
   Добавление нижнего колонтитула	Введите название для параметра нижнего колонтитула. Оно будет отображаться в таблице настроек.
   Добавить нижний колонтитул ко всем исходящим сообщениям электронной почты	Введите текст, который нужно добавлять в конец каждого письма сотрудников организации. Используйте средства форматирования для настройки внешнего вида текста.
   Настройки	По умолчанию нижний колонтитул добавляется только к письмам, отправляемым за пределы вашей организации. При необходимости вы можете установить флажок Добавлять нижний колонтитул к письмам, отправляемым внутри организации.

6. В нижней части окна Добавление настроек нажмите Сохранить.
7. Убедитесь, что новое правило есть в таблице Добавление нижнего колонтитула.

Изменения вступают в силу в течение 24 часов (обычно быстрее). Подробнее…

Примечание (для продвинутых пользователей). Вы можете применить одинаковую подпись к настройкам всех пользователей с помощью Gmail API. Подпись появляется, когда пользователь открывает окно для создания письма, и он может изменить ее. Подробнее об управлении подписями…

Как пользователи могут добавлять изображения в свои подписи Gmail

Пользователи организации могут добавить изображение в свою подпись Gmail, выбрав ее на Диске или компьютере либо указав URL.

1. В Gmail перейдите в раздел Настройки.
2. Выберите вкладку Общие прокрутите страницу до своей подписи.
3. Нажмите Вставить изображение.

Чтобы добавить изображение из интернета:

1. Выберите Из Интернета.
2. Вставьте URL в поле.

   Изображение будет показано ниже.

3. Нажмите Выбрать. Изображение будет добавлено в подпись.

Подробнее о том, как найти URL страницы или изображения…

Чтобы добавить изображение из раздела "Мой диск":

1. Выберите Мой диск.
2. Выберите изображение.
3. Нажмите Выбрать. Изображение будет добавлено в подпись.

Важно! Чтобы хранящаяся на Диске фотография (или изображение) отображалась в подписи, ее нужно сделать общедоступной. Подробная информация приведена в статье Как предоставить доступ к файлам и папкам на Google Диске.

Чтобы загрузить изображение с компьютера:

1. Нажмите Загрузить.
2. Перетащите файл изображения в окно или нажмите Выбрать файл на устройстве.
3. Если вы нажали Выбрать файл…
   1. Выберите файл изображения.
   2. Нажмите Открыть.

Изображение будет добавлено в подпись.

Как разрешить пользователям добавлять изображения с Диска

Чтобы сотрудники вашей организации могли добавлять в подпись изображения с Диска, включите в консоли администратора Google доступ к файлам в этом сервисе.

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню ПриложенияGoogle WorkspaceДиск и Документы.
3. Нажмите Настройки доступа и включите параметр Предоставление доступа пользователям не из домена ваш домен.
4. Установите флажок Если доступ за пределами домена ваш домен разрешен, пользователи в организационном подразделении название подразделения могут предоставлять доступ к файлам и опубликованному веб-контенту по ссылке.
5. Нажмите Сохранить.

Как управлять подписями в большой организации

Если у вас крупная организация, в Workspace Marketplace есть приложения, которые помогут работать с большим числом подписей.

Устранение неполадок с подписями в Gmail

Если у вас возникли проблемы при настройке подписи Gmail или добавлении изображений в нее, устраните неполадки с подписями Gmail.