Menyiapkan tanda tangan pengguna Google Workspace di Gmail

Target pembaca artikel ini

Artikel ini ditujukan bagi admin yang mengelola akun Gmail untuk perusahaan, sekolah, atau grup lainnya. Untuk membuat tanda tangan di akun gmail.com pribadi, ikuti langkah-langkah berikut. 

Orang yang menggunakan Gmail untuk kantor, sekolah, atau grup lainnya dapat membuat tanda tangan pribadi yang ditambahkan secara otomatis ke pesan Gmail. Pengguna dapat menambahkan informasi kontak, logo perusahaan, link, dan lainnya.

Sebagai administrator, Anda dapat membuat tanda tangan yang sama untuk digunakan semua orang. Anda juga dapat mengizinkan pengguna menambahkan gambar dari Google Drive ke tanda tangan mereka. Tanda tangan Gmail dapat memiliki maksimum 10.000 karakter.

Memberikan tanda tangan default kepada setiap pengguna

Anda dapat menambahkan footer teks ke email semua pengguna secara otomatis. Tambahkan teks untuk persyaratan kepatuhan hukum, promosi perusahaan, atau tanda tangan standar. Pengguna tidak melihat pesan ini saat mereka menulis email. Selain itu, mereka tidak dapat mengubah atau menghapusnya. Untuk mengetahui detailnya, buka Menambahkan footer standar ke pesan keluar pengguna.

1. Login ke Konsol Google Admin.

   Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

2. Di konsol Admin, buka Menu  AplikasiGoogle WorkspaceGmailKepatuhan.
3. Scroll ke setelan Tambahkan footer.
4. Klik Konfigurasi atau Tambahkan aturan lainnya.
5. Di kotak Tambahkan setelan, lakukan langkah berikut:

   Opsi setelan	Yang harus dilakukan
   Tambahkan footer	Masukkan nama untuk setelan footer. Nama setelan akan muncul di tabel setelan.
   Untuk semua pesan email keluar, tambahkan footer berikut	Masukkan teks yang ingin Anda tambahkan di bagian bawah setiap pesan yang dikirim oleh pengguna dalam organisasi. Gunakan alat pemformatan untuk menyesuaikan tampilan teks.
   Opsi	(Opsional) Secara default, footer hanya ditambahkan ke pesan yang dikirim kepada penerima di luar organisasi Anda. Untuk menambahkan footer ke pesan internal, centang kotak Tambahkan footer ke pesan yang sedang dikirim dalam organisasi Anda.

6. Di bagian bawah kotak Tambahkan setelan, klik Simpan.
7. Pastikan aturan baru Anda muncul di tabel Tambahkan footer.

Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut

Tips: (Untuk pengguna tingkat lanjut) Anda dapat menggunakan Gmail API untuk menerapkan tanda tangan yang sama ke setelan semua pengguna. Tanda tangan akan muncul saat pengguna membuka jendela tulis dan dapat diedit sesuai keinginan pengguna. Untuk mengetahui detailnya, buka Mengelola tanda tangan.

Cara pengguna menambahkan gambar ke tanda tangan Gmail

Pengguna dapat menambahkan gambar ke tanda tangan Gmail mereka dari Drive, komputer, atau alamat Web (URL).

1. Dari Gmail, buka Setelan.
2. Pilih tab Umumscroll ke tanda tangan Anda. 
3. Klik Sisipkan gambar

Untuk menambahkan gambar dari alamat Web:

1. Pilih Alamat Web (URL).
2. Tempelkan URL gambar di tempat yang disediakan.

   Gambar akan muncul di ruang di bawah.

3. Klik Pilih. Gambar akan ditambahkan ke tanda tangan Anda.

Untuk informasi selengkapnya, buka Menemukan URL halaman atau gambar.

Untuk menambahkan gambar dari Drive Saya:

1. Pilih Drive Saya.
2. Pilih gambar yang ingin ditambahkan.
3. Klik Pilih. Gambar akan ditambahkan ke tanda tangan Anda.

Penting: Jika menambahkan foto atau gambar dari Drive, pengguna harus mengatur setelan gambar atau foto tersebut ke publik agar dapat muncul di tanda tangan mereka. Untuk mengetahui detailnya, buka Membagikan file dari Google Drive.

Untuk mengupload gambar dari komputer:

1. Pilih Upload.
2. Tarik lalu lepas file gambar di jendela, atau klik Pilih file dari perangkat Anda.
3. Jika Anda mengklik Pilih file... 
   1. Pilih file gambar.
   2. Klik Buka.

Gambar akan ditambahkan ke tanda tangan Anda.

Mengizinkan pengguna menambahkan gambar dari Drive

Untuk mengizinkan orang dalam organisasi menambahkan gambar dari Drive ke tanda tangan mereka, Anda perlu mengaktifkan setelan di konsol Google Admin.

1. Login ke Konsol Google Admin.

   Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

2. Di konsol Admin, buka Menu  AplikasiGoogle WorkspaceDrive dan Dokumen.
3. Klik Setelan berbagi, lalu untuk Berbagi di luar organisasi Anda, pilih Aktif.
4. Centang kotak Saat berbagi di luar organisasi Anda diizinkan, pengguna di organisasi Anda dapat membuat file dan konten web yang ditayangkan terlihat oleh siapa saja yang memiliki link.
5. Klik Simpan.

Mengelola tanda tangan untuk organisasi besar

Jika Anda memiliki organisasi besar dan harus mengelola banyak tanda tangan, Workspace Marketplace menawarkan aplikasi yang dapat membantu.

Memecahkan masalah terkait tanda tangan Gmail

Jika Anda mengalami masalah saat menambahkan tanda tangan Gmail atau menambahkan gambar ke tanda tangan Gmail, buka Memecahkan masalah terkait tanda tangan Gmail.