Configurer des signatures Gmail pour vos utilisateurs

Les utilisateurs de Google Workspace peuvent créer une signature personnalisée qui est insérée automatiquement dans leurs messages dans Gmail. Cette signature peut comporter des coordonnées, un logo d'entreprise, des liens et bien d'autres éléments. En tant qu'administrateur, vous pouvez créer une signature identique pour tous les utilisateurs. Il est également possible d'autoriser les utilisateurs à ajouter à leur signature des images importées depuis Google Drive.

Les signatures Gmail peuvent comporter jusqu'à 10 000 caractères.

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En tant qu'administrateur, vous pouvez réaliser les tâches suivantes :

Attribuer à tous les utilisateurs une signature d'entreprise ou un pied de page par défaut
Pour définir une signature ou un message identique pour tous les utilisateurs, les solutions suivantes s'offrent à vous :
  • Attribuer à tous une signature par défaut : utilisez l'API Gmail pour définir la même signature dans les paramètres de tous les utilisateurs. La signature apparaît lorsque les utilisateurs ouvrent la fenêtre de rédaction. S'ils le souhaitent, ils peuvent la remplacer ou la modifier. Si vous disposez de l'ancienne édition gratuite de G Suite, passez à Google Workspace pour bénéficier de cette fonctionnalité.

    Ajouter un pied de page aux messages envoyés : vous pouvez ajouter automatiquement un pied de page à la fin de chaque e-mail sortant. Il peut s'agir d'une mention légale, d'informations promotionnelles concernant l'entreprise ou d'une signature standard. Les utilisateurs ne voient pas ce texte lorsqu'ils rédigent un e-mail. En outre, ils ne peuvent pas le modifier ni le supprimer. Pour en savoir plus, consultez Paramètre "Ajouter un pied de page".

Autoriser les utilisateurs à ajouter des images importées depuis Drive
Pour permettre aux utilisateurs de votre organisation d'ajouter à leur signature des images importées depuis Drive, vous devez activer les paramètres de partage dans la console d'administration.
  • Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  • Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Applications puis Google Workspace puis Drive et Docs.
  • Accédez à Paramètres de partage.
  • Sous Partage en dehors de votre organisation, sélectionnez ACTIVÉ.
  • Cochez l'option Autoriser les utilisateurs de votre organisation à publier des fichiers sur le Web ou à les rendre visibles à tous les internautes en tant que fichiers publics ou non répertoriés.
  • Une fois les paramètres de partage activés, si les utilisateurs cliquent sur Insérer une image "" lorsqu'ils créent des signatures, ils voient l'option permettant d'importer des images depuis Drive.

    Remarque : Cette option ne s'affiche pas lorsque vous êtes connecté à plusieurs comptes. Dans ce cas, connectez-vous dans une fenêtre de navigation privée, ou videz le cache et supprimez les cookies. 

    Pour découvrir les autres fonctionnalités des options de partage, consultez Définir les autorisations de partage des fichiers.

    Que peuvent faire les utilisateurs ?

    Créer des signatures personnalisées avec des photos et des styles

    Pour se démarquer, les utilisateurs peuvent utiliser différents styles de texte, ou encore ajouter des images et des liens à leur signature. Pour en savoir plus, consultez Créer une signature Gmail.

    Important :

    Créer plusieurs signatures pour une seule adresse

    Certains utilisateurs veulent peut-être utiliser des signatures distinctes pour leurs clients et leurs amis. Pour ce faire, ils peuvent utiliser la fonction de réponses standardisées pour enregistrer et envoyer des messages courants (chacun d'eux contenant une signature différente). Découvrez comment utiliser les réponses standardisées dans Gmail.

    Ajouter une signature pour chaque adresse d'expédition
    Les utilisateurs peuvent créer une signature différente pour chacune de leurs adresses.

    Invitez chaque utilisateur à :

    1. ajouter plusieurs adresses électroniques à leur compte Gmail ;
    2. créer une signature pour chaque adresse.
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