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Configurer les signatures des utilisateurs Google Workspace dans Gmail

À qui s'adresse cet article ?

Cet article s'adresse aux administrateurs qui gèrent des comptes Gmail pour une entreprise, un établissement scolaire ou un autre groupe. Pour créer une signature pour votre compte gmail.com personnel, suivez plutôt cette procédure

Les personnes utilisant Gmail en milieu professionnel, scolaire ou pour d'autres groupes peuvent créer une signature personnalisée qui est automatiquement ajoutée à leurs messages Gmail. Vos utilisateurs peuvent ajouter des coordonnées, un logo d'entreprise, des liens et bien d'autres éléments.

En tant qu'administrateur, vous pouvez créer une signature identique pour tous les utilisateurs. Il est également possible d'autoriser les utilisateurs à ajouter à leur signature des images importées depuis Google Drive. Les signatures Gmail peuvent comporter jusqu'à 10 000 caractères.

Attribuer une signature par défaut à chaque utilisateur

Vous pouvez ajouter automatiquement un pied de page à tous les e-mails envoyés par les utilisateurs. Il peut s'agir d'une mention légale, d'informations promotionnelles concernant l'entreprise ou d'une signature standard. Les utilisateurs ne voient pas ce texte lorsqu'ils rédigent un e-mail. Ils ne peuvent pas non plus le modifier ni le supprimer. Pour en savoir plus, consultez Ajouter un pied de page standard aux messages sortants des utilisateurs.

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Dans la console d'administration, accédez à Menu  puis  Applications puis Google Workspace puis Gmail puis Conformité.
  3. Faites défiler la page jusqu'au paramètre Ajouter un pied de page.
  4. Cliquez sur Configurer ou Ajouter une autre règle.
  5. Dans la zone Ajouter un paramètre, suivez cette procédure :
    Configurer une option Que faire ?
    Ajouter un pied de page Attribuez un nom au paramètre de pied de page. Le nom du paramètre apparaît dans le tableau des paramètres.
    Pour tous les messages sortants, ajouter le pied de page suivant
    1. Saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître en bas de chaque message envoyé par des membres de votre organisation.
    2. Utilisez les outils de mise en forme pour personnaliser l'apparence du texte.
    Options

    (Facultatif) Par défaut, le pied de page n'est ajouté qu'aux messages envoyés à des destinataires externes à votre organisation.

    Pour ajouter le pied de page aux messages internes, cochez l'option Ajouter le pied de page aux messages envoyés au sein de votre organisation.
  6. Au bas de la boîte de dialogue Ajouter un paramètre, cliquez sur Enregistrer.
  7. Vérifiez que la nouvelle règle apparaît dans le tableau Ajouter un pied de page.

L'application des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures, mais elles sont généralement plus rapides. En savoir plus

Conseil (pour les utilisateurs avancés) : vous pouvez utiliser l'API Gmail pour appliquer la même signature aux paramètres de tous les utilisateurs. La signature s'affiche lorsque les utilisateurs ouvrent la fenêtre de rédaction et ils peuvent la modifier s'ils le souhaitent. Pour en savoir plus, consultez Gérer les signatures.

Comment les utilisateurs peuvent ajouter des images à leur signature Gmail

Vos utilisateurs peuvent ajouter une image à leur signature Gmail à partir de Drive, de leur ordinateur ou d'une adresse Web (URL).

  1. Dans Gmail, accédez à Paramètres.
  2. Sélectionnez l'onglet Généralpuisfaites défiler la page jusqu'à votre signature. 
  3. Cliquez sur Insérer une image.

Pour ajouter une image à partir d'une adresse Web:

  1. Sélectionnez Adresse Web (URL).
  2. Collez l'URL de l'image dans l'espace prévu à cet effet.

    L'image s'affiche dans l'espace ci-dessous.

  3. Cliquez sur Sélectionner. L'image est ajoutée à votre signature.

Pour en savoir plus, consultez Identifier l'URL d'une page ou d'une image.

Pour ajouter une image depuis Mon Drive:

  1. Sélectionnez Mon Drive.
  2. Sélectionnez l'image que vous souhaitez ajouter.
  3. Cliquez sur Sélectionner. L'image est ajoutée à votre signature.

Important: Si un utilisateur ajoute une photo ou une image depuis Drive, il doit la partager publiquement pour qu'elle apparaisse dans sa signature. Pour en savoir plus, consultez Partager des fichiers via Google Drive.

Pour importer une image depuis votre ordinateur:

  1. Sélectionnez Importer.
  2. Glissez-déposez le fichier image dans la fenêtre ou cliquez sur Sélectionner un fichier sur votre appareil.
  3. Si vous cliquez sur Sélectionner un fichier... 
    1. Sélectionnez le fichier image.
    2. Cliquez sur Ouvrir.

L'image est ajoutée à votre signature.

Autoriser les utilisateurs à ajouter des images importées depuis Drive

Pour permettre aux utilisateurs de votre organisation d'ajouter à leur signature des images importées depuis Drive, vous devez activer les paramètres correspondants dans la console d'administration Google.

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Dans la console d'administration, accédez à Menu  puis  Applications puis Google Workspace puisDrive et Docs.
  3. Cliquez sur Paramètres de partage, puis sous Partage en dehors de votre organisation, sélectionnez Activé.
  4. Cochez l'option Lorsque le partage en dehors de votre organisation est autorisé, les utilisateurs de votre organisation peuvent rendre des fichiers et du contenu Web publié visibles à toute personne disposant du lien.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Gérer les signatures d'une grande organisation

Si vous avez une grande organisation avec de nombreuses signatures à gérer, Workspace Marketplace propose des applications pour vous aider.

Résoudre les problèmes liés aux signatures Gmail

Si vous rencontrez des difficultés pour ajouter une signature Gmail ou des images à une signature Gmail, consultez Résoudre les problèmes liés aux signatures Gmail.

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