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Google Workspace-Nutzersignaturen in Gmail einrichten

An wen sich dieser Artikel richtet

Diese Seite richtet sich an Administratoren, die Gmail-Konten für ein Unternehmen, eine Bildungseinrichtung oder eine andere Gruppe verwalten. Wenn Sie eine Signatur für Ihr privates gmail.com-Konto erstellen möchten, führen Sie stattdessen diese Schritte aus

Nutzer, die Gmail in einem Unternehmen, einer Bildungseinrichtung oder einer anderen Gruppe verwenden, können eine personalisierte Signatur erstellen, die ihren Gmail-Nachrichten automatisch hinzugefügt wird. Die Signatur kann Kontaktdaten, ein Unternehmenslogo, Links und andere Informationen enthalten.

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, eine gemeinsame Signatur für alle Nutzer zu erstellen. Nutzer können ihrer Signatur auch Bilder aus Google Drive hinzufügen. Gmail-Signaturen können bis zu 10.000 Zeichen enthalten.

Standardsignatur für jeden Nutzer

Sie können automatisch eine Fußzeile für alle E-Mails hinzufügen. Das können zum Beispiel rechtliche Hinweise, Informationen über Angebote des Unternehmens oder eine Standardsignatur sein. Die Nutzer sehen diese Fußzeile nicht, wenn sie die Nachricht verfassen. Sie können sie auch nicht bearbeiten oder entfernen. Weitere Informationen finden Sie unter Standardfußzeile zu ausgehenden Nachrichten der Nutzer hinzufügen.

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“ und dann Appsund dannGoogle Workspaceund dannGmailund dannCompliance.
  3. Scrollen Sie zur Einstellung Fußzeile anfügen.
  4. Klicken Sie auf Konfigurieren oder Weitere Regel hinzufügen.
  5. Führen Sie im Feld Einstellung hinzufügen diese Schritte aus:
    Einstellungsoption Was muss ich tun?
    Fußzeile anfügen Geben Sie einen Namen für die Fußzeile ein. Der Name der Einstellung wird in der Tabelle mit den Einstellungen angezeigt.
    Für alle ausgehenden E-Mails die folgende Fußzeile einfügen
    1. Geben Sie den Text ein, der unten in jeder Nachricht angezeigt werden soll, die von einer Person in Ihrer Organisation gesendet wird.
    2. Passen Sie die Darstellung des Texts mithilfe der Formatierungstools an.
    Optionen

    Optional: Die Fußzeile wird standardmäßig nur Nachrichten hinzugefügt, die an Empfänger außerhalb Ihrer Organisation gesendet werden.

    Wenn Sie die Fußzeile auch in interne Nachrichten einfügen möchten, setzen Sie ein Häkchen bei Fußzeile an Nachrichten anfügen, die innerhalb Ihrer Organisation gesendet werden.
  6. Klicken Sie unten im Feld Einstellung hinzufügen auf Speichern.
  7. Prüfen Sie, ob die neue Regel in der Tabelle Fußzeile anfügen angezeigt wird.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden, aber normalerweise geschieht dies eher. Weitere Informationen

Tipp: (Für fortgeschrittene Nutzer) Sie können die Gmail API verwenden, um auf die Einstellungen aller Nutzer dieselbe Signatur anzuwenden. Die Signatur wird angezeigt, wenn Nutzer ihr Editorfenster öffnen, und kann bei Bedarf bearbeitet werden. Weitere Informationen zum Verwalten von Signaturen (in englischer Sprache)

So können Nutzer ihrer Gmail-Signatur Bilder hinzufügen

Nutzer können ihrer Gmail-Signatur ein Bild von Drive, von ihrem Computer oder von einer Webadresse (URL) hinzufügen.

  1. Gehen Sie in Gmail zu Einstellungen.
  2. Wählen Sie den Tab Allgemein aus und dann scrollen Sie zur Signatur. 
  3. Klicken Sie auf Bild einfügen.

So fügen Sie ein Bild über eine Webadresse hinzu:

  1. Wählen Sie Webadresse (URL) aus.
  2. Fügen Sie die Bild-URL in das dafür vorgesehene Feld ein.

    Das Bild wird im darunter liegenden Bereich angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Auswählen. Das Bild wird Ihrer Signatur hinzugefügt.

Weitere Informationen finden Sie unter URL einer Seite oder eines Bildes ermitteln.

So fügen Sie ein Bild aus „Meine Ablage“ hinzu:

  1. Wählen Sie Meine Ablage aus.
  2. Wählen Sie das Bild aus, das Sie hinzufügen möchten.
  3. Klicken Sie auf Auswählen. Das Bild wird Ihrer Signatur hinzugefügt.

Wichtig: Wenn Nutzer ein Foto oder Bild aus Google Drive hinzufügen, müssen sie es öffentlich freigeben, damit es in ihrer Signatur angezeigt wird. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Dateien in Google Drive freigeben.

So laden Sie ein Bild von Ihrem Computer hoch:

  1. Wählen Sie Hochladen aus.
  2. Kopieren Sie die Bilddatei per Drag-and-drop in das Fenster oder klicken Sie auf Datei von meinem Gerät auswählen.
  3. Wenn Sie auf Datei auswählen geklickt haben:
    1. Wählen Sie die Bilddatei aus.
    2. Klicken Sie auf Öffnen.

Das Bild wird Ihrer Signatur hinzugefügt.

Nutzern erlauben, Bilder aus Google Drive hinzuzufügen

Damit Nutzer in Ihrer Organisation Bilder aus Google Drive in die Signatur aufnehmen können, müssen Sie die entsprechenden Einstellungen in der Admin-Konsole aktivieren.

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“ und dann Appsund dannGoogle Workspaceund dannDrive und Docs.
  3. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen und wählen Sie bei Freigabe außerhalb von [Name Ihrer Domain] die Option An aus.
  4. Setzen Sie das Häkchen bei Wenn die Freigabe außerhalb der Domain [Name Ihrer Domain] erlaubt ist, können Nutzer in der Organisationseinheit [Name] Dateien und veröffentlichte Webinhalte für jeden sichtbar machen, der über den Link verfügt.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Signaturen für eine große Organisation verwalten

Wenn Sie ein großes Unternehmen mit vielen Signaturen haben, bietet der Workspace Marketplace nützliche Apps.

Probleme mit Gmail-Signaturen beheben

Wenn Sie Probleme beim Hinzufügen einer Gmail-Signatur oder beim Hinzufügen von Bildern zu einer Gmail-Signatur haben, finden Sie hier weitere Informationen.

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