הפעלה והשבתה של Groups for Business

מנהלי מערכת בקבוצות Google יכולים להחליט אם המשתמשים יקבלו גישה לקבוצות הפנימיות של הארגון באפליקציית קבוצות Google, הזמינה במרכז האפליקציות שלהם  וגם באתר groups.google.com. עושים זאת באמצעות הפעלה או השבתה של שירות Groups for Business עבור החשבון שלהם, במסוף ה-Admin.

הפעלה של Groups for Business גם מוסיפה תכונות, למשל לבקרה על שיחות ותיבות דואר משותפות. אפשר גם להגדיר מדיניות לכל הארגון בנושא יצירת קבוצות, גישה לקבוצות ועבודה בהן בקבוצות Google.

 קשה להחליט? להשוואה בין הפעלה להשבתה של תכונות

הפעלה והשבתה של Groups for Business

לפני שמתחילים: כדי להפעיל או להשבית שירות למשתמשים מסוימים, צריך לשים את החשבונות שלהם ביחידה ארגונית (כדי לשלוט בגישה של כל מחלקה) או להוסיף אותם לקבוצת גישה (כדי לאפשר גישה למשתמשים ממחלקות שונות או למשתמשים בתוך מחלקה).

1. נכנסים אל מסוף Google Admin.

   יש להיכנס באמצעות חשבון האדמין (חשבון שלא מסתיים ב-‎@gmail.com).

2. In the Admin console, go to Menu  AppsGoogle WorkspaceGroups for Business.
3. לוחצים על סטטוס שירות.

4. כדי להפעיל או להשבית שירות לכולם בארגון, לוחצים על מופעל לכולם או על מושבת לכולם ואז לוחצים על שמירה.

5. (אופציונלי) אם רוצים להפעיל או להשבית שירות ביחידה ארגונית:

   1. בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית.
   2. כדי לשנות את סטטוס השירות, בוחרים באפשרות מופעל או מושבת.
   3. בוחרים אפשרות:
      • אם ההגדרה של סטטוס השירות היא הועבר בירושה ואתם רוצים שההגדרה שעדכנתם תישמר גם אם הגדרת ההורה תשתנה, לוחצים על שינוי.
      • אם ההגדרה של סטטוס השירות היא בוטל ואתם רוצים לחזור להגדרה שיש להורה, לוחצים על העברה בירושה. לחלופין, אם אתם רוצים שההגדרה החדשה תישמר גם אם ההגדרה של ההורה תשתנה, לוחצים על שמירה.
        הערה: למידע נוסף על המבנה הארגוני.
6. כדי להפעיל שירות לקבוצה של משתמשים בתוך יחידה ארגונית או מכמה יחידות ארגוניות שונות, בוחרים בקבוצת גישה. פרטים נוספים אפשר למצוא במאמר איך מפעילים שירות לקבוצה?

בדרך כלל השינויים נכנסים לתוקף בתוך דקות, אבל עשוי להיות עיכוב של עד 24 שעות. אפשר לקרוא פרטים נוספים במאמר איך השינויים חלים על שירותי Google.  

מה קורה אם...

יש לכם קבוצות קיימות במסוף ה-Admin

אחרי שמפעילים את Groups for Business, כל הקבוצות שכבר יצרתם במסוף ה-Admin נעשות זמינות בספריית הקבוצות של המשתמשים בקבוצות Google. המשתמשים יכולים לצפות בקבוצות בהתאם להגדרות של הרשאות הגישה בקבוצה. ייתכן שיחלפו 24 שעות עד שהקבוצות יופיעו. הגדרות השיתוף הנוכחיות של הקבוצות הקיימות לא ישתנו.

השבתה של Groups for Business

אם משביתים את Groups for Business:

• הקבוצות של הארגון לא זמינות בקבוצות Google — כתוצאה מכך אין גישה לתכונות כמו:
  • היסטוריית השיחות של הקבוצה
  • הגדרות החברים והמינויים
  • הגדרות עבור הכותרות התחתונות של האימייל של הקבוצה, תחיליות בשורת הנושא וניהול הודעות
• קבוצות קיימות לא נמחקות — קבוצות שאתם או המשתמשים שלכם יצרתם נשארות בחשבון Google Workspace שלכם. אנשים שיש להם הרשאה לפרסם בקבוצה יכולים עדיין לעשות זאת דרך האימייל. כדי למנוע שימוש בקבוצה, צריך גם למחוק אותה.
• אפשר עדיין לגשת לקבוצות במסוף ה-Admin — מנהלי מערכת יכולים עדיין לגשת לכל הקבוצות של הארגון במסוף ה-Admin.

הפעלה מחדש של Groups for Business

אם בהמשך מפעילים שוב את Groups for Business:

• הקבוצות של הארגון משוחזרות בקבוצות Google — אתם והמשתמשים שלכם יכולים לגשת להגדרות מתקדמות עבור הקבוצות שלכם באתר groups.google.com. 
• קבוצות שנמחקו לא משוחזרות — אם מוחקים קבוצות אחרי ההשבתה של Groups for Business, אותן הקבוצות לא משוחזרות.
• הגישה להיסטוריית השיחות משוחזרת — עבור קבוצות שהיסטוריית השיחות שלהן הייתה מופעלת, ההיסטוריה כוללת צ'אטים קבוצתיים שפורסמו כש-Groups for Business היה מושבת. ההשבתה או ההפעלה של Groups for Business לא משפיעה על אחסון ההודעות בהיסטוריה. לעומת זאת, משתמשים יכולים לגשת להיסטוריית ההודעות רק אם Groups for Business מופעל.

השלבים הבאים

• הגדרת מדיניות לשימוש בקבוצות בכל הארגון