Il tipo di licenza Utente solo Gmail è destinato agli utenti che hanno bisogno di accedere solo a Gmail e ad altri servizi selezionati. Gli utenti con questa licenza avranno accesso a Gmail, Calendar, Contatti, Meet solo per partecipare, Takeout e ad alcuni servizi aggiuntivi, ma non a Classroom, Drive o Editor. Sebbene gli Utenti Solo Gmail non abbiano accesso a Google Drive, gli amministratori possono determinare i criteri di conservazione dei dati per questi utenti.
Utilizzare Solo Gmail per ex studenti, personale e altri tipi di utenti
Questa licenza è un'ottima opzione per gli amministratori che vogliono fornire agli ex studenti, al personale e ad altri utenti l'accesso continuo al loro indirizzo email della scuola dopo il diploma o la dipartita dall'organizzazione. Questo tipo di licenza consente l'accesso a Gmail e mantiene i requisiti di conformità, ma rimuove l'accesso ad altri servizi. Attualmente gli amministratori possono eseguire questa operazione manualmente aggiungendo gli utenti a un gruppo che consente solo l'accesso a Gmail e rimuove le altre funzionalità di Google Workspace, ma questa licenza introduce un modo semplificato per ottenere lo stesso risultato.
Come buona prassi, gli amministratori dovrebbero prendere in considerazione la possibilità di informare gli utenti della transizione a uno stato dell'account "Solo Gmail" al termine dell'anno scolastico o se questi utenti non hanno più bisogno di accedere a tutti i servizi Google Workspace. Gli amministratori possono chiedere agli utenti di salvare le loro informazioni o eventuali file su Google Drive prima di assegnare la licenza Utente solo Gmail.
Come assegnare una licenza Solo Gmail
Una volta che le nuove licenze saranno disponibili, gli amministratori potranno assegnare una licenza Solo Gmail nella Console di amministrazione. Segui le indicazioni riportate nell'articolo Modalità di gestione e assegnazione delle licenze. Alcuni dettagli da tenere presenti:
- Solo un amministratore di Google Workspace ha accesso alla Console di amministrazione e può distribuire la licenza Utente solo Gmail di Google Workspace for Education.
- Puoi scegliere tra una vasta gamma di opzioni per il provisioning delle licenze ma ti consigliamo di scegliere una sola opzione da utilizzare d'ora in avanti.
- Prima di assegnare le licenze, ti consigliamo di spostare gli utenti sospesi all'esterno delle UO o dei gruppi ai quali hai intenzione di assegnare le licenze, per evitare di assegnarle a questi utenti.
In che modo Solo Gmail influisce sullo spazio di archiviazione
Gli utenti che utilizzano solo Gmail non avranno accesso a Google Drive (sempre che non l'avessero in precedenza). I loro dati non verranno eliminati senza l'intervento dell'amministratore, che può stabilire le norme sulla conservazione dei dati.
Domande frequenti per gli utenti solo Gmail
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