控管在 Gmail 中共用的機密資料 (Beta 版)

支援這項功能的版本：Frontline Standard、Enterprise Standard 和 Enterprise Plus、Education Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade 和 Education Plus。 版本比較

如果 Cloud Identity 進階版使用者獲得授權的 Google Workspace 版本包含 Gmail，他們就能使用 Gmail 資料遺失防護功能。

您可以在 Google 管理控制台中建立資料遺失防護 (DLP) 規則，控管使用者在 Gmail 中共用的機密內容。規則會套用到傳送給貴機構內外人士的郵件。使用規則即可標記機密資訊，防止資訊從機構外洩。

Gmail 資料遺失防護功能

您可執行下列操作：

為 Gmail 或多個具有資料遺失防護功能的 Google Workspace 應用程式 (例如 Gmail、Google Chat 和雲端硬碟) 建立資料保護規則。
針對違規項目採取不同的動作。舉例來說，您可以禁止傳送 Gmail 郵件，並傳送通知給使用者 (封鎖郵件)；在郵件傳送或退回前將其隔離，供管理員審核 (隔離郵件)；或傳送郵件但將但將事件記錄下來供日後稽核，用於評估新規則的影響 (僅限稽核)。
使用文字字串和預先定義與自訂的偵測工具 (例如關鍵字和規則運算式) 來定義條件。
為特定機構單位、群組或整個機構強制執行資料保護規則。
在快訊中心向管理員發送快訊，通知違規情形以便管理員調查。
使用光學字元辨識 (OCR) 技術掃描所有郵件附件的圖片文字。

Gmail 的資料遺失防護功能如何運作？

使用者傳送 Gmail 郵件後，資料遺失防護功能會掃描郵件中的機密內容。如果郵件或附件違反規則，系統就會對郵件套用規則中定義的動作。

流程摘要：

建立資料遺失防護規則，定義應受到保護的機密內容。
使用者傳送 Gmail 郵件後，資料遺失防護功能會掃描內容，確認是否違反規則。
如果違反規則，資料遺失防護功能會執行規則中定義的動作。
所有事件都會記錄在規則記錄事件中以供審查。

Beta 版設定建議

非同步與同步掃描：Gmail 的資料遺失防護功能會以非同步方式掃描資料保護規則，也就是說，郵件在離開寄件者信箱後到傳送給收件者之前，系統會將其封鎖或隔離。
即將推出：使用「傳送」按鈕同步掃描資料保護規則，在郵件離開信箱前，通知使用者郵件中含有的機密內容。
使用「僅限稽核」選項：建議您在 Beta 版中設定規則時，選取「僅限稽核」。這個選項可讓您允許符合規則條件的郵件順利傳送，並記錄郵件偵測結果。這可讓您測試新規則並監控其成效，或是被動地監控環境，不干擾使用者的電子郵件收發作業。

系統會掃描哪些資料？

系統只會掃描外寄郵件，要掃描的內容取決於您為規則選取的項目：

所有內容：系統會掃描郵件的標頭、主旨、內文和附件。
內文：系統會掃描內文和附件。
電子郵件標頭：系統會掃描標頭和主旨。
主旨：系統會掃描主旨。

附件包括檔案和圖片，以及附件本身的檔案名稱 (適用於支援的檔案類型)。

支援的附件檔案類型

系統會掃描下列附件檔案類型：

文件檔案類型：TXT、DOC、DOCX、RTF、HTML、XHTML、XML、PDF、PPT、PPTX、ODP、ODS、ODT、XLS、XLSX、PS、CSS、CSV、JSON、SH
圖片檔案類型 (如果已啟用 OCR 功能)：EPS、BMP、GIF、JPEG、PNG 和 PDF 檔案中的圖片。
壓縮檔類型：ZIP
自訂檔案類型：HWP、KML、KMZ、SDC、SDD、SDW、SXC、SXI、SXW、WML、XPS

Gmail 的資料遺失防護功能如何與其他規則並用？

系統會先評估資料保護規則，再評估內容規範規則和轉送規則。如果郵件未依資料保護規則加上標記，系統會依據所有內容規範和轉送規則執行額外掃描。如果郵件遭到資料保護規則拒絕，系統就不會依據其他規則執行掃描。如果內容規範或轉送規則產生新的郵件活動 (例如新增收件者)，則系統會對新郵件進行完整掃描作業。如要進一步瞭解內容規範規則，請參閱「設定進階電子郵件內容篩選規則」。

已知限制

如要瞭解郵件掃描限制，請參閱「查看資料遺失防護內容和規則大小上限」。

建立 Gmail 資料保護規則

登入您的 Google 管理控制台。
使用具備超級管理員權限的帳戶 (結尾不是 @gmail.com) 登入。
在管理控制台中，依序點選「選單」圖示「規則」。
在「分類及保護敏感內容」部分，按一下「建立規則」。
按一下「名稱」，然後輸入規則名稱並視需要新增說明。
在「範圍」部分，選擇下列任一選項：
- 如要將規則套用至整個機構，請選取「在 <網域名稱> 中的所有網域」。
- 如要將規則套用至特定機構單位或群組，請選取「機構單位和/或群組」，然後加入或排除該機構單位和群組。
按一下 [繼續]。
(選用) 如要確認 OCR 功能是否已啟用，請按一下「檢查」，然後勾選「Gmail」方塊來開啟 Gmail 的 OCR 功能。
在 Gmail 中勾選「已傳送郵件」方塊。
按一下 [繼續]。
(選用) 如何新增條件：
1. 按一下「新增條件」。您可以選擇掃描下列 Gmail 項目：
  - 所有內容 (標頭、主旨、內文和附件)
  - 內文 (內文和附件)
  - 電子郵件標頭 (標頭和主旨)
  - 主旨 (主旨)
  如果郵件是透過 Google Workspace 用戶端加密功能傳送，系統只能掃描電子郵件標頭 (包括主旨) 的內容。
2. 按一下「掃描用途」，然後完成掃描類型所需的屬性。
如果您建立了無條件的規則，該規則會將指定的動作套用到「每封郵件」和「所有」內容。

按一下 [繼續]。
按一下「動作」，然後選擇下列其中一個選項：
- 如要拒絕傳送郵件，並讓寄件者收到通知，請選取「封鎖郵件」。
- 如要隔離郵件，請選取「隔離郵件」，然後在「選取隔離區」部分選擇要套用至郵件的隔離條件。
- 如要評估新規則並傳送郵件，但記錄事件供之後審查，請選取「僅限稽核」。
所有動作都會記錄在「規則記錄」事件中。

在「選取要套用這項動作的時機」部分，選擇要對傳送給內部或外部收件者的郵件套用這項動作，或兩者一併套用。

(選用) 如要建立自訂訊息，協助使用者瞭解郵件遭到封鎖的原因，請在「封鎖郵件」部分勾選「自訂訊息」方塊，然後輸入訊息內容。您可以建立最多 300 個半形字元的訊息 (包括網址長度)，並插入連結。如果您沒有建立自訂訊息，使用者將會看到預設訊息。
(選用) 如要在管理控制台中，選擇如何回報由此規則觸發事件的嚴重性等級，請在「快訊」部分選取「低」、「中」，或是「高」。嚴重性等級會記錄在「規則記錄」事件中，可用於調查事件。
(選用) 如要選擇若有事件觸發規則，是否要一併將快訊傳送至快訊中心，請勾選「傳送至快訊中心」方塊，如要將快訊通知傳送給所有超級管理員，請勾選「所有超級管理員」方塊。您也可以輸入其他要收到通知的電子郵件收件者。
按一下「繼續」並查看規則詳情。
選擇規則狀態：
- 有效：您的規則會立即執行。
- 無效：您的規則已建立完成，但不會立即執行。也就是說，您可以先檢查規則並與團隊成員分享，之後再啟用規則。如要稍後再啟用規則，請在管理控制台中依序前往「安全性」「存取權與資料控管」「資料保護」「管理規則」，將狀態變更為「有效」，然後按一下「確認」。
按一下 [建立]。

變更最多可能需要 24 小時才會生效，但通常不會這麼久。瞭解詳情

使用安全調查工具，調查違反資料遺失防護規則的項目

針對「規則記錄事件」執行搜尋

下列範例將執行搜尋作業，調查違反資料遺失防護規則的 Gmail 郵件。您可以在搜尋條件中使用其他條件，或不設定任何條件。

在管理控制台中，依序點選「選單」圖示「安全性」「安全中心」「調查工具」。
按一下「資料來源」，選取「規則記錄事件」。
依序點選「新增條件」「屬性」「規則類型」。
選擇「資料遺失防護」。
按一下「搜尋」。
在頁面底部的搜尋結果中，您可以查看事件清單以及各事件的詳細資料。
捲動至「資源 ID」欄，然後按一下選單圖示 (直向三點圖示)，依序前往「Gmail 記錄事件」>「郵件 ID」查看資料。
按一下「搜尋」。系統隨即會開啟新的搜尋頁面，其中資料來源為「Gmail 記錄事件」。
如要深入瞭解並查看其他詳細資料，請點選搜尋結果中任一行的「郵件 ID」。側邊面板會顯示與調查相關的其他詳細資料：
如果出現系統提示，請輸入需要查看 Gmail 內容的合理業務需求，然後按一下「確認」。

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