为您的组织创建云端硬盘标签

支持此功能的版本：“Frontline Starter”和“Frontline Standard”；商务标准版和商务 Plus 版；企业标准版和企业 Plus 版；教育标准版和教育 Plus 版；Essentials、Enterprise Essentials和Enterprise Essentials Plus；G Suite 商务版。  比较您的版本

要将云端硬盘标签应用于文件，请改为参阅此处。

作为管理员，您可以为用户创建标签以应用于云端硬盘中的文件。您最多可以创建 150 个标签，包括一个标记标签。您可以在云端硬盘的标签管理器（而非管理控制台）中创建标签。

避免在标签名称、字段名称和选择选项中使用机密信息。您的组织中任何拥有“管理标签”特权的管理员都可以查看标签。如果您以这种方式设置了标签的权限，那么组织中的所有人也都可以看到标签。

须知事项：

1. 为您的组织启用云端硬盘标签。
2. 了解标签最佳实践。

第 1 步：创建标签

1. 在计算机上，转到标签管理器 (https://drive.google.com/labels)。

   需要拥有“管理标签”特权。

2. 点击新标签。
3. 如需创建标准标签，请执行以下操作：
   1. 点击一个标准标签模板，或点击新建。
   2. 输入或更新标签名称。
   3. （可选）添加说明。
   4. 选择是否在复制文件时复制标签。
   5. （可选）添加字段。一个标签最多可包含 10 个字段。如需了解详情，请参阅下一部分。
4. 如需创建您的一个标记标签，请执行以下操作：
   1. 选择标记标签
   2. 您可以选择从示例开始，也可以从头开始。
   3. 更新标题。
   4. （可选）添加说明或“了解详情”网址，该网址指向贵组织关于标签的内部文档。
   5. 选择是否需要由最终用户填写标签。
   6. 自定义选项，并分配颜色。

第 2 步：（可选）向标准标签添加字段

您最多可以向标签添加 10 个字段，以便可以进行更精细的分类。例如，部门标签可能有一个字段，其中包含“财务”“工程”和“法律”等选项列表。

1. 在标签管理器 (https://drive.google.com/labels) 中打开标签后，点击添加字段。
2. 点击以设置要添加的每种字段类型的编号。云端硬盘右侧会显示字段预览。如需详细了解字段类型，请查看以下步骤后面的表格。

   提示：

   1. 建议您尽可能减少标签中字段的数量，以鼓励一致使用。如果相关操作快捷轻松，则用户更有可能应用标签和修改字段值。
   2. 数据保护规则只能使用带有标记的标签或字段类型为选项列表的标签。其他字段类型不受支持。
3. 点击添加字段。
4. 点击某个字段以配置选项，例如字段名称、可用的选项、日期字段的格式，或者是否允许多选。
5. （可选）勾选要求用户选择一个选项，将字段设为必填字段。重要提示：云端硬盘会突出显示带有必填字段的标签，以鼓励用户填写，但不强制要求。用户仍然可以使用云端硬盘、文档、表格和幻灯片。如果用户未选择选项，则会看到通知且必填字段会突出显示。

如果您添加了额外的字段或字段选项，可以在发布标签之前将其删除。对于要删除的字段或字段选项，点击“更多”图标 删除。

请仔细检查新字段。发布标签后，您将无法更改字段类型。对于选项列表或用户字段，您无法更改用户是否可以选择多个值。

字段类型

字段	用户可执行的操作	其他详细信息
选项列表	从列表中选择一个或多个选项	不超过 200 个选项 可选配置：允许多选 如果允许多选，则用户最多只能选择 10 项
数字	输入数值	仅限整数
日期	选择日历日期	日期格式可以设为长格式 (Month DD, YYYY) 或短格式 (MM/DD/YY)
短信	在文本框中输入文字	不得超过 100 个字符
人	从 Google Workspace 联系人中选择一个用户	可选配置：允许多选 如果允许多选，则用户最多只能选择 10 项

第 3 步：设置哪些人可以查看或使用标签

默认情况下，您组织中的任何人都可以查看和应用标签。修改标签权限以控制谁可以查看、应用、修改字段值，以及按标签搜索。例如：

• 要允许组织外部的用户或包含外部用户的群组查看和使用标签，请在高级权限下添加这些用户和群组。
• 如需测试新标签，您可以先设置限制访问权限，然后仅向测试组授予对标签的访问权限。测试完成后，您可以更改权限，让所有人都可以使用标签。
• 如果某个标签包含机密信息，您可以设置受限访问权限，以便只有有权访问这些信息的用户才能查看或使用该标签。

注意：

• 文件权限仍然适用。例如，如果用户对某个文件拥有“只能查看”权限，那么即使他们有权应用和设置为该文件应用的标签，也只能查看这些标签。
• 您可以向任何拥有 Google 账号的用户授予查看或应用标签的权限。但是，标签只能应用于持有支持云端硬盘标签许可的用户所拥有的内容或共享云端硬盘中的内容。

如需设置标签权限，请执行以下操作：

1. 如果您还没有打开标签管理器 (https://drive.google.com/labels)，请先打开，然后点击标签。
2. 点击顶部的权限。
3. 为贵组织选择权限级别：
   1. 可以应用标签和设置值 - 用户可以在有权修改的文件中应用此标签、设置此标签的值，以及搜索此标签。
   2. 可以查看此标签 - 用户可以在有权查看或评论的文件中查看和搜索标签。
   3. 受限访问权限 - 只有您指定的用户和群组可以查看或应用标签。您可以在下一步中为每个用户或群组选择权限。
4. （可选）为特定用户和群组添加权限：
   1. 在高级权限下，首先输入用户或群组账号，然后选择该账号。
   2. 为该账号选择权限级别。
5. 点击保存。

第 4 步：发布标签

新标签处于“草稿”状态，因此您可以在启用标签之前查看其显示效果。

如需发布标签，请执行以下操作：

1. 如果您还没有打开标签管理器 (https://drive.google.com/labels)，请先打开，然后点击标签。
2. 检查标签和所有字段。重要提示：标签发布后，字段类型和允许多选字段的选项便无法更改。
3. 点击发布。
4. 点击发布，确认您要发布标签。

有权查看或使用标签的用户现在拥有访问权限。您可以使用标签对数据进行分类和保护（如下一部分所述）。

修改标签时，所做更改会保存为草稿。如需向用户提供修改后的内容，您必须重新发布标签。

第 5 步：（可选）使用标签对数据进行分类、保护和管理

您可以设置政策来自动为文件应用标签。您还可以设置数据泄露防护 (DLP) 规则和保险柜保留规则，以根据文件标签防止进行删除或共享。

重要提示：

• 当您将标签用于默认分类、AI 分类、DLP 或保险柜保留规则时，标签的设置会在标签管理器中锁定。这样可以防止他人编辑标签，避免违反公司政策。
• 您在 DLP 规则或保险柜保留规则中使用标签时，将无法停用或删除相应标签。标签管理员可以在标签表格的规则列中看到相应规则正在使用中。不过，除非他们拥有必要的管理员权限，否则无法查看使用该标签的规则的详细信息。

自动为文件应用标签

您可以通过 3 种方式自动应用标签：默认分类、DLP 和 AI 分类。它们以不同的方式工作，您可以根据您要执行的添加标签操作类型来组合使用它们。

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方法比较

默认分类标签的工作原理

• 为新文件以及在文件所有权发生变化时应用标签。默认分类不会以可追溯方式将标签应用于现有文件，除非文件所有者发生变化。
• 根据文件所有者的组织部门或群组应用标签。对于某些条件，默认分类不会搜索文件内容或元数据。
• 如果用户有权更改标签，则在标签自动应用后，他们可以更改或移除标签。
• 默认分类仅支持具有选项列表字段的标签。
• 即使数据分类值在选项列表中的位置更高，DLP 设置的标签也会覆盖默认分类标签。

DLP 规则设置的标签的工作原理

• 将标签应用于新文件和现有文件。
• 根据文件类型、字词匹配和字符串匹配等条件应用标签。DLP 规则不接受将组织部门或群组作为条件。
• 您无法通过将标签用作条件的 DLP 规则来应用标签。
• 您可以禁止用户更改标签，即使用户有权更改也是如此。如果用户更改标签，DLP 会立即再次扫描文件并还原为 DLP 标签配置。
• 如果 DLP 规则为文件应用了标签，则外部用户在任何时候都无法查看这类文件的版本记录。
• DLP 规则可以应用具有选项列表字段的标签，包括标记标签。

AI 分类标签的工作原理

• 将标签应用于新文件和现有文件。
• AI 分类仅支持具有一个选项列表字段（包含 2-4 个值）的标签。
• 在训练期结束后应用标签。在训练期间，指定的标签添加者会对每个字段选项，将训练标签应用于至少 100 个文件。
• AI 分类标签会被 DLP 设置的标签覆盖，但会覆盖默认分类标签。

标签冲突解决

数据泄露防护 (DLP) 规则设置的标签值优先于 AI 分类，并且两者都优先于默认分类。

当 2 条或更多同一类型的规则尝试对同一文件应用不同的标签值时，系统会应用标签选项列表中位置更高的值。例如，您可能有一个标签，其中的某个字段在标签管理器中列出了 3 个选项：

1. 机密
2. 内部
3. 公开

如果规则 1 尝试将标签设为机密，而规则 2 尝试将同一文件的标签设为公开，则系统会应用机密（规则 1）。设置规则之前，请确保标签的字段选项按您偏好的优先级顺序列出。

设置自动添加标签

如需设置默认分类标签，请按照自动为新文件应用默认分类标签中的步骤操作。

如需设置 DLP 规则来自动应用标签，请按照通过 DLP 规则自动应用云端硬盘标签中的步骤操作。

使用基于标签的数据泄露防护 (DLP) 规则防止与外部共享

您可以定义仅适用于具有特定标签或字段的内容的规则。例如，您可以创建一条 DLP 规则，用于扫描文档中的信用卡号和社会保障号。如果找到了匹配项，则系统会应用标签（例如“敏感文件”）并禁止与外部共享，而字段值会设置为“机密”。

数据保护规则可以使用字段类型为选项列表的标记标签或标准标签。其他字段类型不受支持。

如需设置 DLP 规则，请按照创建云端硬盘 DLP 规则和自定义内容检测器中的步骤操作。

使用 Google 保险柜按标签保留文件

您可以根据云端硬盘标签和任何字段值，定义禁止或要求删除内容的保留规则。如需查看示例并了解详情，请参阅使用保险柜保留云端硬盘文件。

后续步骤

现在您有了您的组织可以使用的标签：

1. 指导用户如何应用标签并使用标签搜索文件。
2. 了解如何修改、停用、删除和监控标签。