為貴機構建立雲端硬碟標籤

支援這項功能的版本：Frontline Starter 和 Frontline Standard；Business Standard 和 Business Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Standard 和 Education Plus；Essentials、Enterprise Essentials 和 Enterprise Essentials Plus；G Suite Business。 版本比較

如要為檔案套用雲端硬碟標籤，請改為參閱這篇文章。

管理員可以建立標籤，讓使用者套用至雲端硬碟中的檔案。您最多可以建立 150 個標籤，包括一個標記標籤。請使用雲端硬碟的標籤管理工具 (而非管理控制台) 建立標籤。

避免標籤名稱、欄位名稱和選項中出現機密資訊。貴機構中任何具有管理標籤權限的管理員都可以查看標籤。如果貴機構對標籤權限進行設定，則可以讓貴機構所有成員看到標籤。

事前準備：

1. 為貴機構開啟雲端硬碟標籤功能。
2. 瞭解標籤的最佳做法。

步驟 1：建立標籤

1. 在電腦上前往 https://drive.google.com/labels 使用標籤管理工具。

   必須具備管理標籤權限。

2. 按一下 [新標籤]。
3. 如要建立標準標籤：
   1. 點選標準標籤範本，或是按一下「新建」。
   2. 輸入或更新標籤名稱。
   3. (選用) 新增說明。
   4. 選擇是否要在複製檔案時複製標籤。
   5. (選用) 新增欄位。每個標籤最多可包含 10 個欄位。詳情請參閱下一節。
4. 如何建立標記標籤：
   1. 選擇標記標籤。
   2. 選擇要依據範本或從頭開始建立標籤。
   3. 更新名稱。
   4. (選用) 新增說明，或是連向貴機構內部標籤說明文件的瞭解詳情連結。
   5. 選擇使用者是否需要填寫該標籤。
   6. 自訂選項並指派顏色。

步驟 2：(選用) 為標準標籤新增欄位

您最多可以為標籤新增 10 個欄位，以便進行更精細的分類。舉例來說，「部門」標籤可能包含欄位，該欄位有「財務」、「工程」和「法務」等選項清單。

1. 在標籤管理工具 (https://drive.google.com/labels) 中開啟標籤後，按一下「新增欄位」。
2. 點選後即可設定您要新增的每個欄位類型數量。雲端硬碟的右側會顯示欄位預覽。如需欄位類型的詳細資訊，請參閱下列步驟。

   提示：

   1. 建議您盡量減少標籤中的欄位數量，以便讓標籤用法維持一致。相關操作程序應力求簡單快速，才能提升使用者套用標籤及編輯欄位值的意願。
   2. 資料保護規則只能使用標記標籤，或是含有「選項清單」欄位類型的標籤。系統不支援其他欄位類型。
3. 按一下「新增欄位」。
4. 點選欄位來設定選項，例如欄位名稱、可用的選項、日期欄位的格式，或是否提供複選選項。
5. (選用) 勾選「使用者必須選取一個選項」，將必填欄位設為必填。重要事項：雲端硬碟會將含有必填欄位的標籤醒目顯示，鼓勵使用者完成設定，但不會強制要求使用者進行設定。使用者仍然可以使用雲端硬碟、文件、試算表和簡報。如果使用者沒有選取任何選項，系統就會顯示通知，並且醒目顯示必填欄位。

如果您新增了額外的欄位或欄位選項，可以在發布標籤前將其刪除。找出要刪除的欄位或欄位選項，然後依序按一下「更多」圖示 「刪除」。

請仔細檢查新欄位。發布標籤後，您就無法變更欄位類型。如果是「選項清單」或「使用者」欄位，您無法變更是否允許使用者選擇多個值。

欄位類型

欄位	使用者可執行的動作	其他詳細資料
選項清單	從清單中選擇一或多個選項	不超過 200 個選項 選用設定：可複選 如果允許使用複選功能，使用者最多可選取 10 人
數字	輸入數值	僅限整數
日期	選擇日期	日期格式可設定為「長格式：<年份> 年 <月份> 月 <日期> 日」或「短格式：<月份>/<日期>/<年份>」
文字	在文字方塊中輸入文字	不得超過 100 個半行字元
人	從 Workspace 聯絡人中選擇使用者	選用設定：可複選 如果允許使用複選功能，使用者最多可選取 10 人

步驟 3：設定哪些人可以查看或使用標籤

根據預設，貴機構的所有使用者都可以查看及套用標籤。編輯標籤權限，控管哪些人可以查看、套用、編輯欄位值及依標籤搜尋。例如：

• 如要允許機構外部使用者 (或包含外部使用者的群組) 查看及使用標籤，請在「進階權限」下方加入這些使用者和群組。
• 如要測試新標籤，您可以先設定限制存取權，並且只將標籤存取權限授予測試群組。您可以在測試完成後變更權限，讓所有人都能使用該標籤。
• 如果標籤包含機密資訊，您可以設定限制存取權，只允許應具有該資訊存取權的使用者查看或使用該標籤。

注意：

• 設定標籤權限後，檔案權限依然有效。舉例來說，假如使用者對某個檔案只有檢視權限，則即便使用者具備套用及設定標籤的權限，依然只能檢視套用至該檔案的標籤。
• 您可以對任何 Google 帳戶使用者授予查看或套用標籤的權限。不過，檔案擁有者必須具備支援雲端硬碟標籤的授權，或檔案位於共用雲端硬碟中，才能套用標籤。

如何設定標籤權限：

1. 請先開啟標籤管理工具 (https://drive.google.com/labels)，然後按一下標籤。
2. 按一下頂端的「權限」。
3. 為貴機構選取權限層級：
   1. 可套用標籤及設定標籤值：使用者可以將標籤套用至有權編輯的檔案，也能設定相關的欄位值。
   2. 可查看這個標籤：使用者可以在有權檢視或加註的檔案中查看及搜尋該標籤。
   3. 限制存取權：只有您指定的使用者和群組才能查看或套用標籤。您可以在下一個步驟中為各個使用者或群組選擇權限。
4. (選用) 為特定使用者和群組新增權限：
   1. 在「進階權限」之下，輸入使用者或群組帳戶並選取該帳戶。
   2. 為該帳戶選取權限層級。
5. 按一下 [儲存]。

步驟 4：發布標籤

新建立的標籤為「草稿」狀態，方便您先查看使用者看到標籤的情形，然後再顯示標籤。

如何發布標籤：

1. 請先開啟標籤管理工具 (https://drive.google.com/labels)，然後按一下標籤。
2. 檢查標籤和任何欄位。重要事項：標籤發布後，您就無法修改欄位類型，也無法對欄位套用複選選項。
3. 按一下 [發布]。
4. 按一下「發布」，確認您要發布標籤。

具有查看或使用標籤權限的使用者現在已擁有存取權。您可以使用標籤分類及保護資料 (如下一節所述)。

編輯標籤後，系統會將標籤儲存為草稿。如要讓使用者可編輯標籤，您必須再次發布標籤。

步驟 5：(選用) 使用標籤分類、保護及管理資料

您可以設定政策，讓系統自動為檔案套用標籤。您也可以設定資料遺失防護 (DLP) 和保管箱資料保留規則，防止檔案標籤遭到刪除或共用。

重要事項：

• 如果您將標籤用於預設分類、AI 分類、資料遺失防護或保管箱資料保留規則，系統會鎖定標籤管理工具中的標籤設定。這可以防止他人編輯可能違反企業政策的標籤。
• 在資料遺失防護規則或保管箱資料保留規則中使用標籤時，無法停用或刪除該標籤。您可以使用標籤管理工具，在標籤表格的「規則」欄中，看到某個規則使用了該標籤。 不過，除非具備必要的管理員權限，否則無法針對使用標籤的規則查看詳細資料。

自動將標籤套用至檔案

自動套用標籤的方式有 3 種：預設分類、資料遺失防護和 AI 分類。它們的運作方式各有不同，您可以根據想套用的標籤類型搭配使用。

全部展開  |  全部收合

方法比較

預設分類標籤的運作方式

• 為新檔案套用標籤，或在檔案擁有權變更時套用標籤除非變更檔案擁有者，否則預設分類不會為現有檔案套用標籤。
• 根據檔案擁有者的機構單位或群組套用標籤。預設分類不會針對特定條件搜尋檔案內容或中繼資料。
• 如果使用者有變更標籤的權限，可以在自動套用標籤後將其變更或移除。
• 預設分類僅支援含有選項清單欄位的標籤。
• 即使預設分類標籤在選項清單中的資料分類值較高，系統仍會使用 DLP 設定的標籤覆寫分類標籤。

資料遺失防護規則設定的標籤如何運作

• 將標籤套用至新檔案和現有檔案。
• 根據檔案類型、字詞相符和字串相符等條件套用標籤。資料遺失防護規則不接受以機構單位或群組做為條件。
• 如果資料遺失防護規則使用標籤做為條件，則無法套用標籤。
• 您可以禁止使用者變更標籤，即使對方具備變更權限也一樣。如果使用者變更標籤，資料遺失防護功能會立即再次掃描檔案，並還原為資料遺失防護標籤設定。
• 如果檔案有由資料遺失防護規則套用的標籤，外部使用者就無法查看該檔案的版本記錄。
• 資料遺失防護規則可以套用包含選項清單欄位的標籤，包括標記標籤。

AI 分類標籤的運作方式

• 將標籤套用至新檔案和現有檔案。
• AI 分類僅支援含有單一選項清單欄位 (包含 2 到 4 個值) 的標籤。
• 在訓練期結束後套用標籤。在訓練期間，指定的標籤人員會針對每個欄位選項，將訓練標籤套用到至少 100 個檔案。
• AI 分類標籤會遭到資料遺失防護規則設定的標籤覆寫，但也會覆寫預設分類標籤。

解決標籤衝突

DLP 規則設定的標籤值優先於 AI 分類，且兩者的優先順序高於預設分類。

當 2 個以上相同規則嘗試為同一個檔案套用不同的標籤值時，系統會套用標籤選項清單中優先順序較高的值。舉例來說，有一個標籤，其欄位在標籤管理工具中列出 3 個選項：

1. 機密
2. 內部
3. 公開

如果規則 1 嘗試將標籤設為機密，規則 2 嘗試將同一檔案的標籤設為公開，則系統會套用機密 (規則 1)。因此設定規則前，請確認標籤欄位選項會按照您希望的優先順序列出。

設定自動加上標籤的功能

如要設定預設分類標籤，請按照「自動將預設分類標籤套用至新檔案」中的步驟操作。

如要設定資料遺失防護規則，讓系統自動套用標籤，請按照「使用資料遺失防護規則自動套用雲端硬碟標籤」一節的步驟操作。

透過以標籤為依據的資料遺失防護 (DLP) 規則來禁止對外共用資料

您可以定義規則，並且將該規則只套用至具有特定標籤或欄位的項目。舉例來說，您可以建立資料遺失防護規則，掃描文件中的信用卡號和身分證字號。如果找到相符項目，系統就會套用標籤 (如「機密檔案」)，並將欄位值設為「機密」，並禁止對外共用。

資料保護規則可使用標記標籤，或是具有「選項清單」欄位類型的標準標籤。系統不支援其他欄位類型。

如要設定資料遺失防護規則，請按照「建立雲端硬碟資料遺失防護規則和自訂內容偵測工具」一文中的步驟操作。

使用 Google 保管箱依標籤保留檔案

您可以依據雲端硬碟標籤和任何欄位值來設定資料保留規則，藉此避免項目遭到刪除，或要求刪除項目。如需瞭解詳情及示例，請參閱「透過保管箱保留雲端硬碟中的檔案」。

後續步驟

現在您已設定可供貴機構使用的標籤，接下來請進行以下步驟：

1. 向使用者說明如何套用標籤及使用標籤搜尋檔案。
2. 瞭解如何編輯、停用、刪除及監控標籤。