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組織でドライブのラベルを作成する

この機能に対応しているエディション: Frontline StarterFrontline Standard、Business Standard および Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Education Standard、Education Plus、EssentialsEnterprise EssentialsEnterprise Essentials Plus、G Suite Business。 エディションの比較

ファイルにドライブのラベルを適用する方法については、代わりにこちらの記事をご確認ください。

管理者は、ユーザーがドライブ内のファイルに適用するラベルを作成できます。最大 150 個のラベル(バッジラベル 1 個を含む)を作成できます。ラベルは、管理コンソールではなくドライブのラベル マネージャーで作成します。

ラベル名、項目名、選択オプションに機密情報を含めないでください。ラベルはラベルの管理権限がある組織内の管理者すべてに表示されます。また、組織内に公開されるように権限が設定されているラベルであれば、組織内のあらゆるユーザーの目に触れる可能性があります。

開始する前に:

  1. 組織に対してドライブのラベルを有効にします
  2. ラベルのおすすめの利用方法をご確認ください。

手順 1. ラベルを作成する

  1. パソコンからラベル マネージャー(https://drive.google.com/labels)にアクセスします。

    アクセスするにはラベルの管理権限が必要です。

  2. [新しいラベル] をクリックします。
  3. 標準ラベルを作成するには:
    1. 標準ラベル テンプレートをクリックするか、[新規作成] をクリックします。
    2. ラベル名を入力または更新します。
    3. (省略可)説明を追加します。
    4. ファイルのコピー時にラベルもコピーするかを選択します。
    5. (省略可)項目を追加します。ラベルには項目を最大 10 個含めることができます。詳しくは、次のセクションをご覧ください。
  4. バッジラベルを作成するには:
    1. バッジラベルを選択します。
    2. サンプルを利用するか、最初から始めるかを選択します。
    3. タイトルを更新します。
    4. (省略可)ラベルの説明またはラベルに関する組織の内部資料を参照する詳細 URL を追加します。
    5. エンドユーザーにラベルの入力を求めるかどうかを選択します。
    6. オプションをカスタマイズして、色を割り当てます。

ステップ 2. (省略可)標準ラベルに項目を追加する

より詳細な分類ができるよう、ラベルには最大 10 個まで項目を追加できます。たとえば、「部署」のラベルに「財務」「技術」「法務」などのオプションのリストを含む項目を指定できます。

  1. ラベル マネージャー(https://drive.google.com/labels)でラベルを開き、[項目を追加] をクリックします。
  2. クリックして、追加する項目のタイプに対して数を設定します。右側に、項目のプレビューが表示されます。項目タイプの詳細については、手順説明に続く表を参照してください。

    ヒント:

    1. 一貫性を持って使用できるようにするために、ラベル内の項目数は最小限に抑えることをおすすめします。操作が手軽であれば、ユーザーがラベルを適用したり、項目の値を編集したりする頻度は高まります。
    2. データ保護ルールで使用できるのは、バッジラベルまたは項目タイプとして [オプション リスト] が付いたラベルに限られます。他の項目タイプには対応していません。
  3. [項目を追加] をクリックします。
  4. 項目をクリックして、項目名、選択可能なオプション、日付の形式、複数選択の可否などのオプションを設定します。
  5. (省略可)[項目の選択を必須にする] チェックボックスをオンにして必須項目とします。重要: ドライブでは、入力を促すために必須項目のあるラベルがハイライト表示されますが、入力の強制はされず、ユーザーはドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドを引き続き使用できます。ユーザーがオプションを選択しない場合は、通知が表示され、必須項目がハイライトされます。

項目または項目オプションを追加した場合は、ラベルを公開する前に削除できます。項目または項目オプションを削除する場合は、その他アイコン 次に [削除] をクリックします。

新しい項目はよくご確認ください。ラベルを公開した後に項目の種類を変更することはできません。また、[オプション リスト] と [ユーザー] の項目については、複数選択の可否を変更できません。

項目の種類

項目 ユーザーができること その他の詳細
オプション リスト リストからオプションを選択する(複数可)
  • 最大 200 個のオプション
  • オプションの設定: 複数選択できるようにする
  • 複数選択が許可されている場合、ユーザーは 10 個まで選択できます
数値 数値を入力する 整数のみ
日付 カレンダーの日付を選択する 日付形式は 長い形式: YYYY年MM月DD日 または 短い形式: YY/MM/DD に設定できます。
テキスト テキスト ボックスにテキストを入力する 100 文字以内
Workspace の連絡先からユーザーを選択する
  • オプションの設定: 複数選択できるようにする
  • 複数選択が許可されている場合、ユーザーは 10 個まで選択できます

ステップ 3.ラベルを表示または使用できるユーザーを設定する

デフォルトでは、組織内のすべてのユーザーがラベルを表示して適用できます。ラベルの権限を編集することで、表示、適用、項目の値の編集、ラベル別の検索を行えるユーザーを指定できます。次のような問い合わせを受けることがあります。

  • 組織外のユーザーまたは外部ユーザーを含むグループにラベルの表示と使用を許可するには、[高度な権限] でそれらのユーザーとグループを追加します。
  • 新しいラベルをテストするには、最初に [制限付きアクセス] を設定して、テストグループのみにラベルへのアクセスを許可します。テストが終わり次第、すべてのユーザーがラベルを使用できるように権限を変更できます。
  • ラベルに機密情報が含まれている場合は、[制限付きアクセス] を設定することで、その情報へのアクセス権があるべきユーザーだけにラベルの表示と使用を許可できます。

注:

  • ファイルの権限は引き続き適用されます。たとえば、ファイルに対して閲覧権限しかないユーザーは、ラベルの適用と設定が許可されている場合であっても、そのファイルに適用されているラベルについては閲覧のみ可能です。
  • Google アカウントを持っているユーザーであれば誰にでも、ラベルを表示または適用する権限を付与できます。ただし、ラベルを適用できるのは、ドライブ ラベルまたは共有ドライブのアイテムに対応しているライセンスを持つユーザーが所有するアイテムに限られます。

ラベルの権限を設定するには:

  1. ラベル マネージャー(https://drive.google.com/labels)を開いてラベルをクリックします(開いていない場合)。
  2. 上部にある [権限] をクリックします。
  3. 組織の権限レベルを選択します。
    1. ラベルの適用と値の設定が可能 - ユーザーは、編集権限を持つファイルでラベルの適用、値設定、検索を行うことができます。
    2. このラベルの表示が可能 - 閲覧またはコメントの権限を持つファイルで、このラベルの表示と検索を行えます。
    3. 制限付きアクセス - 指定したユーザーとグループのみがラベルを表示または適用できます。次のステップでは、各ユーザーまたはグループの権限を選択できます。
  4. (省略可)特定のユーザーとグループの権限を追加します。
    1. [高度な権限] で、ユーザー アカウントまたはグループ アカウントを入力し、アカウントを選択します。
    2. アカウントの権限レベルを選択します。
  5. [保存] をクリックします。

手順 4. ラベルを公開する

新しいラベルは「下書き」の状態で作成され、利用可能にする前にユーザーにラベルがどのように表示されるかを確認できます。

ラベルを公開するには:

  1. ラベル マネージャー(https://drive.google.com/labels)を開いてラベルをクリックします(開いていない場合)。
  2. ラベルとすべての項目を確認します。重要: ラベルの公開後、項目の種類と項目に対して複数選択を許可するオプションは変更することができません。
  3. [公開] をクリックします。
  4. [公開] をクリックして、ラベルを公開することを確認します。

これで、ラベルを表示または使用する権限を持つユーザーにアクセス権が付与されました。また、管理者はこのラベルをデータの分類や保護に活用できます(次のセクションで説明します)。

ラベルを編集すると、変更内容は下書きとして保存されます。編集内容を反映するには、ラベルを再度公開する必要があります。

ステップ 5. (省略可)ラベルを使用してデータを分類、保護、管理する

ファイルにラベルを自動的に適用するようにポリシーを設定できます。また、データ損失防止(DLP)や Vault の保持ルールを設定することで、ファイルのラベルに基づいた削除や共有を防げます。

重要:

  • デフォルトの分類、AI 分類、DLP、Vault の保持ルールでラベルを使用すると、ラベルの設定はラベル マネージャー内でロックされます。これにより、ビジネス ポリシーに違反する可能性がある編集がラベルに加えられるのを防ぐことができます。
  • DLP ルールまたは Vault の保持ルールでラベルを使用すると、そのラベルを無効化または削除することができなくなります。ラベル マネージャーを使用すると、ラベルの表の [ルール] 列で、ラベルがルールで使用されているかどうかを確認できます。ただし、必要な管理者権限がないと、ラベルを使用しているルールの詳細を確認することはできません。

ファイルにラベルを自動的に適用する

ラベルを自動的に適用するには、デフォルトの分類、DLP、AI 分類の 3 つの方法があります。ラベルにはさまざまな機能があり、ラベル付けは種類に応じて組み合わせることが可能です

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メソッドを比較する

デフォルトの分類ラベルの仕組み

  • 新しいファイルとファイルのオーナー権限が変更されたときに、ラベルを適用します。デフォルトの分類では、ファイルのオーナーが変更されない限り、既存のファイルにまでさかのぼってラベルが適用されることはありません。
  • ファイルのオーナーが所属する組織部門またはグループに基づいてラベルが適用されます。デフォルトの分類では、特定の条件でファイルの内容やメタデータは検索されません。
  • ユーザーがラベルを変更する権限を持っている場合は、自動的に適用された後にラベルを変更または削除することができます。
  • デフォルトの分類では、項目としてオプション リストを含むラベルのみがサポートされます。
  • デフォルトの分類ラベルでは、データ分類値がオプション リストで高い場合でも、DLP で設定されたラベルによって上書きされます。

DLP ルールによって設定されるラベルの仕組み

  • 新しいファイルと既存のファイルにラベルを適用します。
  • ファイル形式、単語の一致、文字列の一致などの条件に基づいてラベルを適用します。DLP ルールの条件として組織部門またはグループを指定することはできません。
  • ラベルの条件を使用する DLP ルールで、ラベルを適用することはできません。
  • ユーザーがラベルを変更する権限を持っている場合でも、ラベルを変更できないように設定することが可能です。変更があった場合、DLP は直ちにファイルを再スキャンし、DLP ルールのラベル設定に戻ります。
  • 外部ユーザーは、DLP ルールによってラベルが適用されたファイルの変更履歴を閲覧することはできません。
  • DLP ルールでは、オプション リストの項目を使用してラベル(バッジラベルを含む)を適用できます。

AI 分類ラベルの仕組み

  • 新しいファイルと既存のファイルにラベルを適用します。
  • AI 分類でサポートされているのは、項目として 2~4 個の値からなるオプション リストが 1 つだけ付いたラベルに限られます。
  • トレーニング期間後にラベルを適用します。トレーニング期間中、指定されたラベル付け担当者が、項目ごとに少なくとも 100 個のファイルへトレーニング ラベルを適用します。
  • AI 分類ラベルは DLP で設定されたラベルには上書きされますが、デフォルトの分類ラベルは上書きします。
ラベルの競合を解決する

DLP ルールで設定されたラベル値は AI 分類よりも優先され、どちらもデフォルトの分類に対して優先されます。

同じファイルに対して、2 つ以上の同種類のルールが異なるラベル値を適用した場合、ラベルのオプション リストで値の大きい方が適用されます。たとえば、ラベル マネージャーに次の 3 つのオプションがリストされた項目を持つラベルがあるとします。

  1. 社外秘
  2. 内部
  3. 一般公開

同じファイルに対して、ルール 1 がラベルを [機密] に設定し、ルール 2 がラベルを [公共] に設定した場合、[機密](ルール 1)が適用されます。ルールを設定する前に、ラベルの項目が優先度の高い順にリストされていることを確認してください。

自動ラベル付けを設定する

デフォルトの分類ラベルを設定するには、デフォルトの分類ラベルを新しいファイルに自動的に適用する手順に沿って操作します。

ラベルを自動的に適用するように DLP ルールを設定するには、DLP ルールを使用してドライブラベルを自動的に適用する手順を実施してください。

ラベルに基づいたデータ損失防止(DLP)ルールで外部共有を防止する

特定のラベルまたは項目を持つアイテムにのみ適用するルールを定義できます。たとえば、ドキュメント内のクレジット カード番号や政府発行の個人識別番号をスキャンする DLP ルールを作成できます。一致する内容が見つかると、「機密ファイル」などのラベルが適用され、項目の値が「機密」に設定されることで、外部共有がブロックされます。

データ保護ルールでは、バッジラベルまたは項目の種類としてオプション リストが付いた標準ラベルを使用できます。他の項目タイプには対応していません。

DLP ルールを設定するには、ドライブの DLP ルールとカスタム コンテンツ検出項目を作成する手順に沿って操作します。

Google Vault でラベルごとにファイルを保持する

ドライブのラベルと項目の値に基づいて、アイテムの削除を防止する、あるいはアイテムの削除を必須にする保持ルールを定義できます。具体例と詳細については、Vault でドライブのファイルを保持するをご覧ください。

次のステップ

組織で使用できるラベルの準備ができたら、次のことを行います。

  1. ラベルを適用してファイルの検索に利用する方法をユーザーに案内する。
  2. ラベルを編集、無効化、削除、モニタリングする方法を確認する。

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