この機能に対応しているエディション: Frontline Starter、Frontline Standard、Business Standard および Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Education Standard、Education Plus、Essentials、Enterprise Essentials、Enterprise Essentials Plus、G Suite Business。エディションの比較
注: ドライブのファイルに分類ラベルを適用する方法については、こちらをご覧ください。Gmail のメールに分類ラベルを適用する方法については、こちらをご覧ください。
管理者は、ユーザーがドライブ内のファイルと Gmail のメールに適用する分類ラベルを作成できます（ベータ版）。複数のバッジラベルを含め、最大 150 個のラベルを作成できます。ラベルは管理コンソールで作成します。
始める前に: ラベルのおすすめの利用方法をご確認ください。
手順 1. ラベルを作成する
-
管理者アカウントで Google 管理コンソール にログインします。
管理者アカウントを使用していない場合は、管理コンソールにアクセスできません。
-
- [新しいラベル] をクリックします。
- ラベルの名前を入力します。
- Che
- （省略可）ラベルの説明を追加します。ファイルの [ラベル] パネルを開くと、ラベルの説明が表示されます。
- （省略可）バッジ付き項目があるラベルの場合は、ラベルに関するドキュメントへのリンクを追加します。この「詳細」リンクは、バッジ付きのラベルにカーソルを合わせたとき、またはファイルの [ラベル] ペインを開いたときに表示されます。
次のセクションに進んで項目を追加し（省略可）、ラベルを公開します。
ステップ 2. （省略可）ラベルに項目を追加する
より詳細な分類ができるよう、ラベルには最大 10 個まで項目を追加できます。たとえば、「部署」のラベルに「財務」「技術」「法務」などのオプションのリストを含む項目を指定できます。
- ラベルを開き、[項目を追加] をクリックします。
- 追加する項目の種類の横にある [項目を追加]
をクリックします。項目タイプの詳細については、手順説明に続く表を参照してください。
ヒント:
- 一貫性を持って使用できるようにするために、ラベル内の項目数は最小限に抑えるようにします。操作が手軽であれば、ユーザーがラベルを適用したり、項目の値を編集したりする頻度は高まります。
- ドライブのデータ保護ルールでは、バッジ付き項目があるラベル、または単一選択方式のオプション リスト項目があるラベルを使用できます。他の項目タイプには対応していません。
- [項目を追加] をクリックします。
- 項目をクリックして、項目名、選択可能なオプション、日付の形式などのオプションを設定します。バッジの色を設定したり、項目オプションを並べ替えたりできます。
- （省略可）[項目の選択を必須にする] チェックボックスをオンにして必須項目とします。重要: 入力を促すため、これらのラベルはハイライト表示されますが、入力の強制はされません。
項目または項目オプションを追加した場合は、ラベルを公開する前に削除できます。項目または項目オプションを削除する場合は、その他アイコン 削除] をクリックします。
新しい項目はよくご確認ください。ラベルを公開した後に項目の種類を変更することはできません。[ユーザー] の項目については、複数選択の可否を変更できません。
項目の種類
| 項目 | ユーザーができること | 補足情報 |
|---|---|---|
| バッジリスト | バッジのリストから 1 つ選択する |
|
| オプション リスト（単一選択） | リストから 1 つ選択する | 最大 200 個のオプション |
| オプション リスト（複数選択）
Gmail ではサポートされていません |
リストからオプションを選択する（複数可） |
|
| 数値
Gmail ではサポートされていません |
数値を入力する | 整数のみ |
| 日付
Gmail ではサポートされていません |
カレンダーの日付を選択する | 日付形式は 長い形式: YYYY年MM月DD日 または 短い形式: YY/MM/DD に設定できます。 |
| テキスト
Gmail ではサポートされていません |
テキスト ボックスにテキストを入力する | 100 文字以内 |
| 人物
Gmail ではサポートされていません |
Workspace の連絡先からユーザーを選択する |
|
手順 3. ラベルを表示または使用できるユーザーを設定する
デフォルトでは、組織内のすべてのユーザーがラベルを表示して適用できます。ラベルの権限を編集することで、表示、適用、項目の値の編集、ラベル別の検索を行えるユーザーを指定できます。例:
- 外部ユーザーまたは外部ユーザーを含むグループにラベルの表示と使用を許可するには、[高度な権限] でそれらのユーザーとグループを追加します。
- 新しいラベルをテストするには、最初に [制限付きアクセス] を設定し、テストグループのみにラベルへのアクセス権を付与します。テストが終わり次第、すべてのユーザーがラベルを使用できるように権限を変更できます。
- ラベルに機密情報が含まれている場合は、[制限付きアクセス] を設定することで、その情報へのアクセス権があるべきユーザーだけにラベルの表示と使用を許可できます。
注:
- ドライブの分類ラベルには、ファイルの権限が引き続き適用されます。たとえば、ファイルに対して閲覧権限しかないユーザーは、ラベルの適用と設定が許可されている場合であっても、そのファイルに適用されているラベルについては閲覧のみ可能です。
- Google アカウントを持っているユーザーであれば誰にでも、ラベルを表示または適用する権限を付与できます。ただし、ドライブの分類ラベルを適用できるのは、ドライブ ラベルまたは共有ドライブのアイテムに対応しているライセンスを持つユーザーが所有するアイテムに限られます。
ラベルの権限を設定するには:
- ラベルがまだ開いていない場合は、開きます。
- 右側の [権限] ペインで、[編集] をクリックします。
- 組織の権限レベルを選択します。
- ラベルの適用と値の設定が可能 - ユーザーは、編集権限を持つファイルでラベルの適用、値設定、検索を行うことができます。
- このラベルの表示が可能 - 閲覧またはコメントの権限を持つファイルで、このラベルの表示と検索を行えます。
- 制限付きアクセス - 指定したユーザーとグループのみがラベルを表示または適用できます。次のステップでは、各ユーザーまたはグループの権限を選択できます。
- （省略可）特定のユーザーとグループの権限を追加します。
- [高度な権限] で、ユーザー アカウントまたはグループ アカウントを入力し、アカウントを選択します。 連絡先に登録されている社内外のユーザーとグループのアカウントが候補として表示されます。候補リストにユーザー アカウントまたはグループ アカウントが表示されない場合は、手動で追加できます。たとえば、販売パートナーの管理者は、販売したお客様のユーザーやグループを追加できます。注: 動的グループは、Gmail 分類ラベルではサポートされていません。
- アカウントの権限レベルを選択します。
- [保存] をクリックします。
手順 4. ラベルをプレビューして公開する
新しいラベルは「下書き」の状態で作成され、利用可能にする前にユーザーにラベルがどのように表示されるかを確認できます。
ドライブと Gmail でラベルがどのように機能するかをプレビューするには、右側の [プレビュー] パネルを確認します。上部で、ラベルをプレビューするアプリを選択します。ラベルに Gmail でサポートされていないフィールドが含まれている場合、それらのフィールドは Gmail プレビューには表示されませんが、ドライブ プレビューには表示されます。
ラベルを公開するには:
- ラベルがまだ開いていない場合は、開きます。
- ラベルとすべての項目を確認します。重要: ラベルの公開後、項目の種類を変更することはできません。
- [公開] をクリックします。
- [公開] をクリックして、ラベルの公開を確定します。
これで、ラベルを表示または使用する権限を持つユーザーにアクセス権が付与されました。また、管理者はこのラベルをデータの分類や保護に活用できます（次のセクションで説明します）。
ラベルを編集すると、変更内容が下書きとして保存されます。編集内容を反映するには、ラベルを再度公開する必要があります。
手順 5. （省略可）分類ラベルを使用してデータの分類、保護、管理を行う
ドライブのファイルや Gmail のメールに対して分類ラベルを自動的に適用するようにポリシーを設定できます。また、データ損失防止（DLP）や Vault の保持ルールを設定することで、ファイルのラベルに基づいた削除を防げます。
重要:
- デフォルトの分類、AI 分類、DLP、Vault の保持ルールでラベルを使用すると、ラベルの設定はラベル マネージャー内でロックされます。これにより、ビジネス ポリシーに違反する可能性がある編集がラベルに加えられるのを防ぐことができます。
- DLP ルールまたは Vault の保持ルールでラベルを使用すると、そのラベルを無効化または削除することができなくなります。ラベル マネージャーを使用すると、ラベルの表の [ルール] 列で、ラベルがルールで使用されているかどうかを確認できます。ただし、必要な管理者権限がないと、ラベルを使用しているルールの詳細を確認することはできません。
ドライブのファイルにラベルを自動適用する
ファイルにラベルを自動適用する方法は、デフォルトの分類、DLP、AI 分類の 3 つです。ラベルにはさまざまな機能があり、ラベル付けは種類に応じて組み合わせることが可能です
ドライブのメソッドの比較デフォルトの分類ラベルの仕組み
- 新しいファイルとファイルのオーナー権限が変更されたときに、ラベルを適用します。デフォルトの分類では、ファイルのオーナーが変更されない限り、既存のファイルにまでさかのぼってラベルが適用されることはありません。
- ファイルのオーナーが所属する組織部門またはグループに基づいてラベルが適用されます。デフォルトの分類では、特定の条件でファイルの内容やメタデータは検索されません。
- ユーザーがラベルを変更する権限を持っている場合は、自動的に適用された後にラベルを変更または削除することができます。
- デフォルトの分類では、項目としてオプション リストを含むラベルのみがサポートされます。
- デフォルトの分類ラベルでは、データ分類値がオプション リストで高い場合でも、DLP で設定されたラベルによって上書きされます。
DLP ルールによって設定されるラベルの仕組み
- 新しいファイルと既存のファイルにラベルを適用します。
- ファイル形式、単語の一致、文字列の一致などの条件に基づいてラベルを適用します。DLP ルールの条件として組織部門またはグループを指定することはできません。
- ラベルの条件を使用する DLP ルールで、ラベルを適用することはできません。
- ユーザーがラベルを変更する権限を持っている場合でも、ラベルを変更できないように設定することが可能です。変更があった場合、DLP は直ちにファイルを再スキャンし、DLP ルールのラベル設定に戻ります。
- 外部ユーザーは、DLP ルールによってラベルが適用されたファイルの変更履歴を閲覧することはできません。
- DLP ルールでは、オプション リストの項目を使用してラベル（バッジラベルを含む）を適用できます。
AI 分類ラベルの仕組み
- 新しいファイルと既存のファイルにラベルを適用します。
- AI 分類でサポートされているのは、項目として 2～4 個の値からなるオプション リストが 1 つだけ付いたラベルに限られます。
- トレーニング期間後にラベルを適用します。トレーニング期間中、指定されたラベル付け担当者が、項目ごとに少なくとも 100 個のファイルへトレーニング ラベルを適用します。
- AI 分類ラベルは DLP で設定されたラベルには上書きされますが、デフォルトの分類ラベルは上書きします。
DLP ルールで設定されたラベル値は AI 分類よりも優先され、どちらもデフォルトの分類に対して優先されます。
同じファイルに対して、2 つ以上の同種類のルールが異なるラベル値を適用した場合、ラベルのオプション リストで値の大きい方が適用されます。たとえば、ラベル マネージャーに次の 3 つのオプションがリストされた項目を持つラベルがあるとします。
- 社外秘
- 内部
- 一般公開
同じファイルに対して、ルール 1 がラベルを [機密] に設定し、ルール 2 がラベルを [公共] に設定した場合、[機密]（ルール 1）が適用されます。ルールを設定する前に、ラベルの項目が優先度の高い順にリストされていることを確認してください。
デフォルトの分類ラベルを設定するには、デフォルトの分類ラベルを新しいファイルに自動的に適用する手順に沿って操作します。
ラベルを自動的に適用するように DLP ルールを設定するには、DLP ルールを使用して分類ラベルをドライブ ファイルに自動的に適用する手順を実施してください。
Gmail でメールにラベルを自動的に適用する
DLP ルールを使用すると、メールの内容に基づいてメッセージにラベルを自動的に付けることができます。詳細については、Gmail DLP と自動分類ラベルについてをご覧ください。
ラベルベースの DLP ルールで外部共有と送信を防止する
特定のラベルまたは項目を持つアイテムまたはメールにのみ適用するルールを定義できます。たとえば、ドキュメントやメール内のクレジット カード番号や社会保障番号をスキャンする DLP ルールを作成できます。一致する内容が見つかると、「機密性」などのラベルが適用され、項目の値が「機密」に設定されることで、外部共有と送信がブロックされます。
データ保護ルールでは、バッジ付き項目またはオプション リスト項目を含むラベルを使用できます。他の項目タイプには対応していません。
DLP ルールを設定するには、ドライブの DLP ルールとカスタム コンテンツ検出項目を作成するまたはメールと添付ファイルでのデータ漏洩を防ぐに記載された手順に沿って操作します。ヒント: DLP ルールを設定して、ドライブのファイルと Gmail のメールの両方に適用することができます。DLP がラベルを検出したときに、各アプリに対して行うアクションを選択します。
Google Vault でラベルごとにドライブ ファイルを保持する
ドライブのラベルと項目の値に基づいて、アイテムの削除を防止する、あるいはアイテムの削除を必須にする保持ルールを定義できます。具体例と詳細については、Vault でドライブのファイルを保持するをご覧ください。
次のステップ
組織で使用できるラベルの準備ができたら、次のことを行います。
- ドライブの分類ラベルを適用してファイルの検索に利用する方法をユーザーに案内する。
- Gmail の分類ラベルを適用する方法をユーザーに説明する。
- ラベルを編集、無効化、削除、モニタリングする方法を確認する。
