Membuat label Drive untuk organisasi

Edisi yang didukung untuk fitur ini: Frontline Starter dan Frontline Standard; Business Standard dan Business Plus; Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Standard dan Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, dan Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Bandingkan edisi

Untuk menerapkan label Drive ke file,buka di sini.

Sebagai administrator, Anda dapat membuat label yang dapat diterapkan pengguna ke file di Drive. Anda dapat membuat hingga 150 label, termasuk satu label dengan badge. Anda dapat membuat label di pengelola label di Drive, bukan di konsol Admin.

Hindari menggunakan informasi rahasia untuk nama label, nama kolom, dan opsi pilihan. Label dapat dilihat oleh semua admin di organisasi Anda yang memiliki hak istimewa Mengelola Label. Label tersebut juga dapat dilihat oleh semua orang di organisasi Anda jika izin label ditetapkan dengan cara tersebut.

Sebelum memulai:

Langkah 1. Membuat label

Pada komputer, buka pengelola label di https://drive.google.com/labels.
Memerlukan hak istimewa Mengelola Label.
Klik Label baru.
Untuk membuat label standar:
1. Klik template label standar atau klik Buat Baru.
2. Masukkan atau perbarui nama label.
3. (Opsional) Tambahkan deskripsi.
4. Pilih apakah label akan disalin saat file disalin.
5. (Opsional) Tambahkan kolom. Label dapat berisi hingga 10 kolom. Untuk melihat detailnya, buka bagian berikutnya.
Untuk membuat satu label dengan badge:
1. Pilih label dengan badge
2. Pilih untuk memulai dari contoh atau dari awal.
3. Perbarui judulnya.
4. (Opsional) Tambahkan deskripsi atau URL pelajari lebih lanjut yang mengarah ke dokumentasi internal organisasi tentang label.
5. Pilih apakah label wajib dilengkapi oleh pengguna akhir.
6. Sesuaikan opsi dan tetapkan warna.

Langkah 2. (Opsional) Menambahkan kolom ke label standar

Anda dapat menambahkan hingga 10 kolom ke label untuk memungkinkan klasifikasi yang lebih terperinci. Misalnya, label Departemen dapat memiliki kolom dengan daftar opsi seperti Keuangan, Teknik, dan Hukum.

Pada label yang terbuka di pengelola label (https://drive.google.com/labels), klik Tambahkan Kolom.
Klik untuk menetapkan jumlah setiap jenis kolom yang ingin Anda tambahkan. Di sebelah kanan, Drive menampilkan pratinjau kolom. Untuk mengetahui detail tentang jenis kolom, tinjau tabel dengan mengikuti langkah-langkah ini.
Tips:
1. Sebaiknya minimalkan jumlah kolom dalam label untuk mendorong penggunaan yang konsisten. Pengguna akan cenderung menerapkan label dan mengedit nilai kolom jika mudah serta cepat untuk dilakukan.
2. Aturan perlindungan data hanya dapat menggunakan label dengan badge atau label dengan jenis kolom Daftar Opsi. Jenis kolom lainnya tidak didukung.
Klik Tambahkan kolom.
Klik kolom untuk mengonfigurasi opsi, seperti nama kolom, opsi yang tersedia, format kolom tanggal, atau apakah beberapa pilihan diizinkan.
(Opsional) Buat kolom menjadi wajib diisi dengan mencentang Wajibkan pengguna untuk memilih salah satu opsi. Penting: Drive menyoroti label dengan kolom wajib diisi untuk mendorong penyelesaian pengisian, tetapi tidak memaksakannya. Pengguna masih dapat menggunakan Drive, Dokumen, Spreadsheet, dan Slide. Jika tidak memilih opsi, pengguna akan melihat notifikasi dan kolom wajib diisi akan ditandai.

Jika menambahkan kolom atau opsi kolom tambahan, Anda dapat menghapusnya sebelum memublikasikan label. Untuk kolom atau opsi kolom yang ingin dihapus, klik LainnyaHapus.

Tinjau kolom baru dengan cermat. Setelah memublikasikan label, Anda tidak dapat mengubah jenis kolom. Untuk kolom Daftar opsi atau Orang, Anda tidak dapat mengubah apakah pengguna dapat memilih beberapa nilai.

Jenis kolom

Kolom	Yang dapat dilakukan pengguna	Detail tambahan
Daftar opsi	Memilih satu atau beberapa opsi dari daftar	Tidak lebih dari 200 opsi Konfigurasi opsional: Izinkan beberapa pilihan Jika beberapa pilihan diizinkan, pengguna dapat memilih maksimum 10
Nomor	Memasukkan nilai numerik	Hanya bilangan bulat
Tanggal	Memilih tanggal kalender	Format tanggal dapat disetel ke Panjang: Tanggal BB TTTT, atau Singkat: HH/BB/TT
Teks	Memasukkan teks dalam kotak teks	Hanya diperbolehkan maksimum 100 karakter
Orang	Memilih orang dari kontak Workspace	Konfigurasi opsional: Izinkan beberapa bagian Jika beberapa pilihan diizinkan, pengguna dapat memilih maksimum 10

Langkah 3. Menetapkan siapa saja yang dapat melihat atau menggunakan label

Secara default, semua orang di organisasi Anda dapat melihat dan menerapkan label. Edit izin label untuk mengontrol siapa saja yang dapat melihat, menerapkan, mengedit nilai kolom, dan menelusuri berdasarkan label. Contoh:

Untuk mengizinkan pengguna di luar organisasi Anda atau grup yang berisi pengguna di luar organisasi melihat dan menggunakan label, tambahkan pengguna dan grup ini di bagian Izin lanjutan.
Untuk menguji label baru, Anda dapat menetapkan Akses terbatas terlebih dahulu dan hanya memberikan akses grup pengujian ke label. Setelah pengujian, Anda dapat mengubah izin sehingga semua orang dapat menggunakan label.
Jika label berisi informasi rahasia, Anda dapat menetapkan Akses terbatas sehingga hanya pengguna yang memiliki akses ke informasi tersebut yang dapat melihat atau menggunakan label tersebut.

Catatan:

Izin file tetap berlaku. Misalnya, jika pengguna memiliki akses hanya lihat ke file, mereka hanya dapat melihat label yang diterapkan ke file tersebut, meskipun mereka diizinkan untuk menerapkan dan menetapkan label tersebut.
Setiap pengguna dengan Akun Google dapat diberikan izin untuk melihat atau menerapkan label. Namun, label hanya dapat diterapkan ke item yang dimiliki oleh pengguna dengan lisensi yang mendukung label Drive atau item di drive bersama.

Untuk menetapkan izin label:

Jika belum terbuka, buka pengelola label (https://drive.google.com/labels), lalu klik label tersebut.
Di bagian atas, klik Izin.
Pilih tingkat izin untuk organisasi Anda:
1. Dapat menerapkan label dan menetapkan nilai–Pengguna dapat menerapkan, menetapkan nilai, dan menelusuri label ini pada file yang dapat diedit.
2. Dapat melihat label ini–Pengguna dapat melihat dan menelusuri label pada file yang dapat mereka lihat atau beri komentar.
3. Akses terbatas–Hanya pengguna dan grup yang Anda tentukan yang dapat melihat atau menerapkan label. Anda dapat memilih izin untuk setiap pengguna atau grup di langkah berikutnya.
(Opsional) Tambahkan izin untuk pengguna dan grup tertentu:
1. Di bagian Izin lanjutan, mulai masukkan akun pengguna atau grup dan pilih akun.
2. Pilih tingkat izin untuk akun tersebut.
Klik Simpan.

Langkah 4. Memublikasikan label

Label baru dibuat dalam status "draf" sehingga Anda dapat meninjau tampilan label bagi pengguna sebelum membuatnya tersedia.

Untuk memublikasikan label:

Jika belum terbuka, buka pengelola label (https://drive.google.com/labels), lalu klik label tersebut.
Tinjau label dan kolom apa pun. Penting: Opsi dan jenis kolom untuk mengizinkan beberapa pilihan kolom tidak dapat diubah setelah label dipublikasikan.
Klik Publikasikan.
Konfirmasi bahwa Anda ingin memublikasikan label dengan mengklik Publikasikan.

Pengguna yang memiliki izin untuk melihat atau menggunakan label kini memiliki akses, dan Anda dapat menggunakan label untuk mengklasifikasikan dan melindungi data (dijelaskan di bagian berikutnya).

Saat Anda mengedit label, perubahan akan disimpan sebagai draf. Agar hasil edit tersedia bagi pengguna, Anda harus memublikasikan label lagi.

Langkah 5. (Opsional) Gunakan label untuk mengklasifikasikan, melindungi, dan mengelola data

Anda dapat menyiapkan kebijakan untuk menerapkan label secara otomatis ke file. Anda juga dapat menyiapkan pencegahan kebocoran data (DLP) dan aturan retensi Vault untuk mencegah penghapusan atau berbagi berdasarkan label file.

Penting:

Saat Anda menggunakan label untuk aturan retensi klasifikasi, klasifikasi AI, DLP, atau Vault secara default, setelan label akan dikunci di pengelola label. Tindakan ini akan mencegah pengeditan pada label yang dapat melanggar kebijakan bisnis.
Saat Anda menggunakan label di aturan retensi Vault atau aturan DLP, label tidak dapat dinonaktifkan atau dihapus. Pengelola label dapat melihat bahwa label digunakan dalam aturan di kolom Aturan pada tabel label. Namun, mereka tidak dapat melihat detail aturan yang menggunakan label tersebut, kecuali mereka memiliki hak istimewa admin yang diperlukan.

Menerapkan label secara otomatis ke file

Ada 3 cara untuk menerapkan label secara otomatis: klasifikasi default, DLP, dan klasifikasi AI. Ketiganya bekerja dengan cara yang berbeda, dan Anda dapat menggunakannya secara bersamaan bergantung pada jenis pemberian label yang ingin Anda lakukan.

Luaskan semua | Ciutkan semua

Perbandingan metode

Cara kerja label klasifikasi default

Menerapkan label ke file baru dan saat kepemilikan file berubah. Klasifikasi default tidak menerapkan label secara retroaktif ke file yang ada, kecuali jika pemilik file berganti.
Menerapkan label berdasarkan unit organisasi atau grup pemilik file. Klasifikasi default tidak menelusuri konten file atau metadata untuk kondisi tertentu.
Jika pengguna memiliki izin untuk mengubah label, mereka dapat mengubahnya atau menghapusnya setelah label tersebut diterapkan secara otomatis.
Hanya label dengan kolom daftar opsi yang didukung untuk klasifikasi default.
Label klasifikasi default ditimpa oleh label yang ditetapkan DLP, meskipun nilai klasifikasi data lebih tinggi dalam daftar opsi.

Cara kerja label yang ditetapkan oleh aturan DLP

Menerapkan label ke file baru dan yang sudah ada.
Menerapkan label berdasarkan kondisi seperti jenis file, pencocokan kata, dan pencocokan string. Aturan DLP tidak menerima unit organisasi atau grup sebagai kondisi.
Anda tidak dapat menerapkan label dengan aturan DLP yang menggunakan label sebagai kondisi.
Anda dapat mencegah pengguna mengubah label, meskipun jika mereka memiliki izin untuk mengubahnya. Jika mereka mengubahnya, DLP akan segera memindai file lagi dan mengembalikan ke konfigurasi label DLP.
Pengguna eksternal tidak dapat melihat histori versi file yang diberi label oleh aturan DLP.
Aturan DLP dapat menerapkan label dengan kolom daftar opsi, termasuk label dengan badge.

Cara kerja label klasifikasi AI

Menerapkan label ke file baru dan yang sudah ada.
Hanya label dengan satu kolom daftar opsi dengan 2–4 nilai yang didukung untuk klasifikasi AI.
Menerapkan label setelah periode pelatihan. Selama periode pelatihan, pemberi label terpilih menerapkan label pelatihan hingga setidaknya 100 file per opsi kolom.
Label klasifikasi AI ditimpa oleh label yang ditetapkan DLP, tetapi menimpa label klasifikasi default.

Resolusi konflik label

Nilai label yang ditetapkan oleh aturan DLP akan diprioritaskan daripada klasifikasi AI, dan keduanya lebih diprioritaskan daripada klasifikasi default.

Jika 2 atau beberapa jenis aturan yang sama mencoba menerapkan nilai label yang berbeda ke file yang sama, nilai yang lebih tinggi dalam daftar opsi label akan diterapkan. Misalnya, Anda mungkin memiliki label dengan kolom yang memiliki 3 opsi yang tercantum di pengelola label:

Rahasia
Internal
Publik

Jika Aturan 1 mencoba menetapkan label sebagai Rahasia, dan Aturan 2 mencoba menetapkan label sebagai Publik untuk file yang sama, Rahasia (Aturan 1) yang akan diterapkan. Pastikan opsi kolom label tercantum dalam urutan prioritas yang Anda inginkan sebelum menyiapkan aturan.

Menyiapkan pemberian label otomatis

Untuk menyiapkan label Klasifikasi default, ikuti langkah-langkah di Menerapkan label Klasifikasi default ke file baru secara otomatis.

Untuk menyiapkan aturan DLP agar dapat menerapkan label secara otomatis, ikuti langkah-langkah di Menerapkan label Drive secara otomatis dengan aturan DLP.

Mencegah berbagi eksternal dengan aturan Perlindungan kebocoran data (DLP) berbasis label

Anda dapat menetapkan aturan yang hanya berlaku untuk item dengan label atau kolom tertentu. Misalnya, Anda dapat membuat aturan DLP yang memindai nomor kartu kredit dan nomor jaminan sosial dalam dokumen. Jika kecocokan ditemukan, label, seperti File Sensitif, akan diterapkan, nilai kolom disetel ke Rahasia, dan berbagi eksternal diblokir.

Aturan perlindungan data dapat menggunakan label dengan badge atau label standar dengan jenis kolom Daftar Opsi. Jenis kolom lainnya tidak didukung.

Untuk menyiapkan aturan DLP, ikuti langkah-langkah di Membuat aturan DLP untuk Drive dan pendeteksi konten kustom.

Mempertahankan file berdasarkan label dengan Google Vault

Anda dapat menentukan aturan retensi yang mencegah item dihapus, atau mengharuskan item dihapus, berdasarkan label Drive dan nilai kolom apa pun. Untuk melihat contohnya dan mempelajari lebih lanjut, buka Mempertahankan file Drive dengan Vault.

Langkah berikutnya

Kini Anda memiliki label yang dapat digunakan organisasi Anda:

Mengajari pengguna cara menerapkan label dan menggunakannya untuk menelusuri file.
Pelajari cara mengedit, menonaktifkan, menghapus, dan memantau label.

Apakah ini membantu?

Bagaimana cara meningkatkannya?