Créer des libellés Drive pour votre organisation

Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Frontline Starter et Frontline Standard ; Business Standard et Business Plus ; Enterprise Standard et Enterprise Plus ; Education Standard et Education Plus ; Essentials, Enterprise Essentials et Enterprise Essentials Plus ; G Suite Business. Comparer votre édition

Pour appliquer des libellés Drive aux fichiers,cliquez ici.

En tant qu'administrateur, vous pouvez créer des libellés que les utilisateurs peuvent appliquer aux fichiers dans Drive. Vous pouvez créer jusqu'à 150 libellés, dont un libellé avec badge. Vous créez les libellés dans le gestionnaire de libellés de Drive, et non dans la console d'administration.

Évitez de révéler des informations confidentielles dans les noms de libellés, les noms de champs et les options de sélection. Tous les administrateurs de votre organisation disposant du droit "Gérer les libellés" peuvent afficher les libellés. Ils peuvent également être visibles par tous les membres de votre organisation si les autorisations du libellé le permettent.

Avant de commencer :

Étape 1 : Créer un libellé

Sur votre ordinateur, accédez au gestionnaire de libellés à l'adresse https://drive.google.com/labels.
Vous devez disposer du droit "Gérer les libellés".
Cliquez sur Nouveau libellé.
Pour créer un libellé standard :
1. Cliquez sur un modèle de libellé standard ou sur Créer.
2. Saisissez ou mettez à jour le nom du libellé.
3. (Facultatif) Ajoutez une description.
4. Indiquez si le libellé doit être copié lorsque le fichier est copié.
5. (Facultatif) Ajoutez un champ. Un libellé peut contenir jusqu'à 10 champs. Pour en savoir plus, passez à la section suivante.
Pour créer un libellé avec badge :
1. Choisissez un libellé avec badge.
2. Choisissez de partir d'un exemple ou de zéro.
3. Modifiez le titre.
4. (Facultatif) Ajoutez une description ou une URL d'informations supplémentaires redirigeant vers la documentation interne de votre organisation concernant le libellé.
5. Indiquez si les utilisateurs finaux doivent remplir le libellé.
6. Personnalisez les options et choisissez une couleur.

Étape 2 : (Facultatif) Ajouter des champs à un libellé standard

Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 champs aux libellés pour permettre une classification plus précise. Par exemple, un libellé Service peut comporter un champ contenant une liste d'options (Finance, Ingénierie, Juridique, etc.).

Alors que le libellé est ouvert dans le gestionnaire de libellés (https://drive.google.com/labels), cliquez sur Ajouter des champs.
Cliquez pour définir le nombre de champs que vous souhaitez ajouter. À droite, Drive affiche un aperçu des champs. Pour en savoir plus sur les types de champs, consultez le tableau suivant.
Astuces :
1. Nous vous recommandons de réduire le nombre de champs dans un libellé pour encourager leur utilisation. Les utilisateurs sont plus susceptibles d'appliquer des libellés et de modifier les valeurs des champs si ses processus sont rapides et simples.
2. Les règles de protection des données ne peuvent utiliser que des libellés avec badge ou des libellés de type Liste d'options. Les autres types de champs ne sont pas acceptés.
Cliquez sur Ajouter des champs.
Cliquez sur un champ pour configurer des options telles que le nom du champ, les options disponibles, le format d'un champ de date ou si plusieurs sélections sont autorisées.
(Facultatif) Rendez le champ obligatoire en cochant la case Demander aux utilisateurs de choisir une option. Important : Drive met en avant les libellés avec champs obligatoires pour encourager les utilisateurs à les remplir, mais ne les force pas à le faire. Les utilisateurs pourront toujours utiliser Drive, Docs, Sheets et Slides. Si les utilisateurs ne sélectionnent pas d'option, ils reçoivent une notification et le champ obligatoire est mis en avant.

Si vous ajoutez un champ ou une option de champ, vous pouvez les supprimer avant de publier le libellé. Pour le champ ou l'option de champ que vous souhaitez supprimer, cliquez sur Plus Supprimer.

Examinez attentivement les nouveaux champs. Une fois le libellé publié, vous ne pouvez plus modifier le type de champ. Pour les champs Liste d'options ou Personne, vous ne pouvez pas déterminer si les utilisateurs peuvent choisir plusieurs valeurs.

Types de champs

Champ	Actions possibles	Informations supplémentaires
Liste d'options	Sélectionner une ou plusieurs options dans une liste	Pas plus de 200 options Configuration facultative : Autoriser les sélections multiples Si la sélection multiple est autorisée, les utilisateurs ne peuvent pas sélectionner une valeur supérieure à 10
Numéro	Saisir une valeur numérique	Seulement des nombres entiers
Date	Sélectionner une date de calendrier	Le format de la date peut être Long : Mois JJ, AAAA ou Court : MM/JJ/AA
Texte	Saisir du texte dans une zone de texte	100 caractères maximum
Personne	Choisir une personne dans les contacts Workspace	Configuration facultative : Autoriser les sélections multiples Si la sélection multiple est autorisée, les utilisateurs ne peuvent pas sélectionner une valeur supérieure à 10

Étape 3 : Définir les personnes autorisées à afficher ou utiliser un libellé

Par défaut, tous les utilisateurs de votre organisation peuvent afficher et appliquer des libellés. Modifiez les autorisations du libellé pour contrôler qui peut afficher, appliquer et modifier les valeurs des champs, et effectuer une recherche par libellé. Exemple :

Pour autoriser les utilisateurs extérieurs à votre organisation ou les groupes contenant des utilisateurs externes à afficher et à utiliser les libellés, ajoutez ces utilisateurs et groupes sous Autorisations avancées.
Pour tester un nouveau libellé, vous pouvez commencer par définir l'option Accès limité, puis n'accorder l'accès qu'à un groupe de test. Après les tests, vous pouvez modifier les autorisations afin que tout le monde puisse utiliser le libellé.
Si un libellé contient des informations confidentielles, vous pouvez définir un accès limité afin que seuls les utilisateurs devant accéder à ces informations puissent consulter ou utiliser le libellé.

Remarque :

Les autorisations d'accès aux fichiers continuent de s'appliquer. Par exemple, si un utilisateur dispose d'un accès en lecture seule à un fichier, il ne peut que consulter les libellés qui sont appliqués à ce fichier, même s'il est autorisé à appliquer et à définir ces libellés.
Tout utilisateur disposant d'un compte Google peut être autorisé à afficher ou à appliquer des libellés. Toutefois, les libellés ne peuvent être appliqués qu'aux éléments appartenant à des utilisateurs disposant d'une licence compatible avec les libellés Drive ou des éléments des Drive partagés.

Pour définir les autorisations d'un libellé :

Si ce n'est pas déjà fait, ouvrez le gestionnaire de libellés (https://drive.google.com/labels), puis cliquez sur le libellé.
En haut de l'écran, cliquez sur Autorisations.
Sélectionnez le niveau d'autorisation pour votre organisation :
1. Permet d'appliquer des libellés et de définir leur valeur : les utilisateurs peuvent appliquer, définir et rechercher ce libellé pour les fichiers qu'ils peuvent modifier.
2. Permet de consulter ce libellé : les utilisateurs peuvent afficher et rechercher le libellé dans les fichiers qu'ils sont autorisés à afficher ou à commenter.
3. Accès limité : seuls les utilisateurs et les groupes que vous spécifiez peuvent afficher ou appliquer des libellés. Vous pourrez choisir les autorisations pour chaque utilisateur ou groupe à l'étape suivante.
(Facultatif) Ajoutez des autorisations pour des utilisateurs et des groupes spécifiques :
1. Sous Autorisations avancées, commencez à saisir un compte utilisateur ou de groupe, puis sélectionnez le compte.
2. Sélectionnez le niveau d'autorisation pour ce compte.
Cliquez sur Enregistrer.

Étape 4 : Publier un libellé

Les libellés sont créés à l'état de "brouillon" afin que vous puissiez vérifier la façon dont ils s'afficheront pour les utilisateurs avant de les publier.

Pour publier un libellé :

Si ce n'est pas déjà fait, ouvrez le gestionnaire de libellés (https://drive.google.com/labels), puis cliquez sur le libellé.
Examinez le libellé et les champs éventuels. Important : Le type de champ et l'option permettant d'autoriser plusieurs sélections pour un champ ne peuvent plus être modifiés une fois le libellé publié.
Cliquez sur Publier.
Confirmez que vous souhaitez publier le libellé en cliquant sur Publier.

Les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires pour afficher ou utiliser le libellé peuvent désormais y accéder. Vous pouvez utiliser le libellé pour classer et protéger les données (comme décrit dans la section suivante).

Lorsque vous modifiez un libellé, les modifications sont enregistrées en tant que brouillon. Pour que vos modifications soient disponibles, vous devez publier à nouveau le libellé.

Étape 5 : (Facultatif) Utiliser des libellés pour classer, protéger et gérer les données

Vous pouvez configurer des règles pour appliquer automatiquement des libellés aux fichiers. Vous pouvez également configurer des règles de protection contre la perte de données et des règles de conservation Vault pour empêcher la suppression ou le partage d'un fichier en fonction de ses libellés.

Important :

Lorsque vous utilisez un libellé pour la classification par défaut, la classification par l'IA, la protection contre la perte de données ou les règles de conservation Vault, ses paramètres sont verrouillés dans le gestionnaire de libellés. Cela permet d'éviter que les libellés soient modifiés d'une façon qui enfreigne les règles de l'entreprise.
Lorsque vous utilisez un libellé dans des règles de protection contre la perte de données ou de conservation Vault, il ne peut pas être désactivé ni supprimé. Les gestionnaires de libellés peuvent voir que le libellé est utilisé dans une règle de la colonne Règles du tableau des libellés. Toutefois, ils ne peuvent pas voir les détails de la règle utilisant le libellé, sauf s'ils disposent des droits d'administrateur requis.

Appliquer automatiquement des libellés aux fichiers

Il existe trois façons d'appliquer automatiquement des libellés : la classification par défaut, la protection contre la perte de données et la classification par l'IA. Ces méthodes fonctionnent différemment, et vous pouvez les combiner en fonction du type d'ajout de libellés que vous souhaitez appliquer.

Tout développer | Tout réduire

Comparaison des méthodes

Fonctionnement des libellés de classification par défaut

Applique des libellés aux nouveaux fichiers et lorsque la propriété d'un fichier change. La classification par défaut n'applique pas de façon rétroactive les libellés aux fichiers existants, sauf si le propriétaire du fichier change.
Applique les libellés en fonction de l'unité organisationnelle ou du groupe du propriétaire du fichier. La classification par défaut ne recherche pas le contenu ni les métadonnées des fichiers pour certaines conditions.
Si les utilisateurs sont autorisés à modifier un libellé, ils peuvent le modifier ou le supprimer après son application automatique.
Seuls les libellés associés à un champ de liste d'options sont compatibles avec la classification par défaut.
Les libellés de classification par défaut sont remplacés par les libellés définis par la protection contre la perte de données, même si la valeur de classification des données est plus élevée dans la liste d'options.

Fonctionnement des libellés définis par les règles de protection contre la perte de données

Applique des libellés aux fichiers nouveaux et existants.
Applique des libellés en fonction de conditions telles que le type de fichier, les correspondances de mots et les correspondances de chaînes. Les règles de protection contre la perte de données n'acceptent pas les unités organisationnelles ou les groupes en tant que condition.
Vous ne pouvez pas appliquer un libellé avec une règle de protection contre la perte de données qui utilise un libellé comme condition.
Vous pouvez empêcher les utilisateurs de modifier le libellé, même s'ils sont autorisés à le faire. S'ils le modifient, la protection contre la perte de données analyse immédiatement le fichier et rétablit la configuration des libellés.
Les utilisateurs externes ne peuvent à aucun moment consulter l'historique des versions des fichiers auxquels un libellé a été appliqué par une règle de protection contre la perte de données.
Les règles de protection contre la perte de données peuvent appliquer des libellés comportant des champs de liste d'options, y compris des libellés avec badge.

Fonctionnement des libellés de classification par l'IA

Applique des libellés aux fichiers nouveaux et existants.
Seuls les libellés avec un champ de liste d'options comprenant entre deux et quatre valeurs sont compatibles avec la classification par l'IA.
Applique les libellés après une période d'entraînement. Au cours de la période d'entraînement, les personnes désignées appliquent un libellé d'entraînement à 100 fichiers au minimum par option de champ.
Les libellés de classification par l'IA sont remplacés par les libellés définis par la protection contre la perte de données, mais ils remplacent les libellés de classification par défaut.

Résolution des conflits liés aux libellés

Les valeurs de libellé définies par les règles de protection contre la perte de données prévalent sur la classification par l'IA, et toutes deux sont prioritaires sur la classification par défaut.

Lorsqu'au moins deux règles du même type tentent d'appliquer différentes valeurs de libellé à un même fichier, la valeur la plus élevée dans la liste d'options du libellé est appliquée. Par exemple, vous pouvez avoir un libellé dont un champ comporte trois options dans le gestionnaire de libellés :

Confidentiel
Interne
Public

Si la règle 1 tente de définir le libellé sur Confidentiel et que la règle 2 tente de le définir sur Public pour le même fichier, c'est la valeur Confidentiel (règle 1) qui s'applique. Avant de configurer des règles, assurez-vous que les options de champ d'un libellé sont classées selon l'ordre de priorité de votre choix.

Configurer l'ajout automatique de libellés

Pour configurer des libellés de classification par défaut, suivez la procédure décrite dans Appliquer automatiquement des libellés de classification par défaut aux nouveaux fichiers.

Pour configurer des règles de protection contre la perte de données afin d'appliquer automatiquement des libellés, suivez la procédure décrite dans Appliquer automatiquement des libellés Drive à l'aide des règles de protection contre la perte de données.

Empêcher le partage externe avec les règles de protection contre la perte de données basées sur des libellés

Vous pouvez définir des règles qui ne s'appliquent qu'aux éléments associés à un libellé ou champ spécifique. Par exemple, vous pouvez créer une règle de protection contre la perte de données qui recherche les numéros de carte de crédit et de sécurité sociale dans les documents. Si une correspondance est trouvée, un libellé tel que "Fichier sensible" est appliqué, la valeur du champ est définie sur "Confidentiel" et le partage externe est bloqué.

Les règles de protection des données peuvent utiliser des libellés avec badge ou des libellés standards de type Liste d'options. Les autres types de champs ne sont pas acceptés.

Pour configurer une règle de protection contre la perte de données, suivez la procédure décrite dans Créer des détecteurs de contenu personnalisés ainsi que des règles de protection contre la perte de données pour Drive.

Conserver des fichiers par libellé avec Google Vault

Vous pouvez définir des règles de conservation qui empêchent ou exigent la suppression d'un élément, en fonction d'un libellé Drive et de toutes les valeurs des champs. Pour obtenir des exemples et en savoir plus, consultez Conserver des fichiers dans Drive avec Vault.

Étapes suivantes

Maintenant que votre organisation dispose de libellés qu'elle peut utiliser :

Apprenez à vos utilisateurs à appliquer des libellés et à les utiliser pour les recherches de fichier.
Découvrez comment modifier, désactiver, supprimer et surveiller les libellés.

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