Créer des libellés de classification pour votre organisation

Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Frontline Starter et Frontline Standard ; Business Standard et Business Plus ; Enterprise Standard et Enterprise Plus ; Education Standard et Education Plus ; Essentials, Enterprise Essentials et Enterprise Essentials Plus ; G Suite Business. Comparer votre édition

Remarque : Pour appliquer des libellés de classification à vos fichiers dans Drive, cliquez ici. Pour appliquer des libellés de classification à vos messages Gmail, cliquez ici.

En tant qu'administrateur, vous pouvez créer des libellés de classification que les utilisateurs peuvent appliquer aux fichiers dans Drive et aux messages dans Gmail (bêta). Vous pouvez créer jusqu'à 150 libellés, dont plusieurs libellés avec badge. Vous créez des libellés dans la console d'administration.

Évitez de révéler des informations confidentielles dans les noms de libellés, les noms de champs et les options de sélection. Tous les administrateurs de votre organisation disposant du droit "Gérer les libellés de classification" peuvent afficher les libellés. Ils peuvent également être visibles par tous les membres de votre organisation si les autorisations du libellé le permettent.

Avant de commencer : découvrez les bonnes pratiques concernant les libellés.

Étape 1 : Créer un libellé

Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
Dans la console d'administration, accédez à Menu Sécurité Contrôle des accès et des données Classification des données Gestionnaire de libellés.
Cliquez sur Nouveau libellé.
Attribuez un nom au libellé.
Che
(Facultatif) Ajoutez la description du libellé. La description du libellé s'affiche lorsque les utilisateurs ouvrent le panneau Libellés d'un fichier.
(Facultatif) Pour les libellés comportant un champ "Avec badge", ajoutez un lien vers la documentation sur le libellé. Les utilisateurs voient ce lien "En savoir plus" lorsqu'ils pointent sur le libellé avec badge ou ouvrent le volet Libellés d'un fichier.

Passez aux sections suivantes pour ajouter des champs (facultatif) et publier votre libellé.

Étape 2 : (Facultatif) Ajouter des champs au libellé

Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 champs aux libellés pour permettre une classification plus précise. Par exemple, un libellé Service peut comporter un champ contenant une liste d'options (Finance, Ingénierie, Juridique, etc.).

Ouvrez le libellé, puis cliquez sur Ajouter des champs.
Cliquez sur Ajouter un champ à côté de chaque type de champ que vous souhaitez ajouter. Pour en savoir plus sur les types de champs, consultez le tableau suivant.
Remarques :
1. Réduisez le nombre de champs dans un libellé pour encourager leur utilisation. Les utilisateurs sont plus susceptibles d'appliquer des libellés et de modifier les valeurs des champs si ses processus sont rapides et simples.
2. Les règles de protection des données Drive ne peuvent utiliser que des libellés avec badge ou des libellés de type Liste d'options à sélection unique. Les autres types de champs ne sont pas acceptés.
Cliquez sur Ajouter des champs.
Cliquez sur un champ pour configurer des options telles que le nom du champ, les options disponibles ou le format d'un champ de date. Vous pouvez définir les couleurs des badges et réorganiser les options de champ.
(Facultatif) Rendez le champ obligatoire en cochant la case Demander aux utilisateurs de choisir une option. Important : ces libellés sont mis en avant pour inciter les utilisateurs à les remplir, mais les champs obligatoires ne sont pas appliqués.

Si vous ajoutez un champ ou une option de champ, vous pouvez les supprimer avant de publier le libellé. Pour le champ ou l'option de champ que vous souhaitez supprimer, cliquez sur Plus Supprimer.

Examinez attentivement les nouveaux champs. Une fois le libellé publié, vous ne pouvez plus modifier le type de champ. Pour les champs Personne, vous ne pouvez pas déterminer si les utilisateurs peuvent choisir plusieurs valeurs.

Types de champs

Champ	Actions possibles	Informations supplémentaires
Liste des badges	Sélectionner une option dans une liste de badges	Un seul champ de liste de badges peut être ajouté par libellé. Pas plus de 200 options Les utilisateurs ne peuvent sélectionner qu'une seule option.
Liste d'options (sélection unique)	Sélectionner une option dans une liste	Pas plus de 200 options
Liste d'options (sélection multiple) Non disponible dans Gmail	Sélectionner une ou plusieurs options dans une liste	Pas plus de 200 options Les utilisateurs ne peuvent pas sélectionner plus de 10 valeurs
Nombre Non disponible dans Gmail	Saisir une valeur numérique	Seulement des nombres entiers
Date Non disponible dans Gmail	Sélectionner une date de calendrier	Le format de la date peut être Long : Mois JJ, AAAA ou Court : MM/JJ/AA
Texte Non disponible dans Gmail	Saisir du texte dans une zone de texte	100 caractères maximum
Personne Non disponible dans Gmail	Choisir une personne dans les contacts Workspace	Configuration facultative : Autoriser les sélections multiples Si la sélection multiple est autorisée, les utilisateurs ne peuvent pas sélectionner une valeur supérieure à 10

Étape 3 : Définir les personnes autorisées à afficher ou à utiliser un libellé

Par défaut, tous les utilisateurs de votre organisation peuvent afficher et appliquer des libellés. Modifiez les autorisations du libellé pour contrôler qui peut afficher, appliquer et modifier les valeurs des champs, et effectuer une recherche par libellé. Par exemple :

Pour autoriser les utilisateurs externes ou les groupes contenant des utilisateurs externes à afficher et à utiliser les libellés, ajoutez ces utilisateurs et groupes sous Autorisations avancées.
Pour tester un nouveau libellé, vous pouvez commencer par définir l'option Accès limité, puis n'accorder l'accès qu'à un groupe de test. Après les tests, vous pouvez modifier les autorisations afin que tout le monde puisse utiliser le libellé.
Si un libellé contient des informations confidentielles, vous pouvez définir un accès limité afin que seuls les utilisateurs devant accéder à ces informations puissent consulter ou utiliser le libellé.

Remarque :

Les autorisations de fichiers continuent de s'appliquer aux libellés de classification Drive. Par exemple, si un utilisateur dispose d'un accès en lecture seule à un fichier, il ne peut que consulter les libellés qui sont appliqués à ce fichier, même s'il est autorisé à appliquer et à définir ces libellés.
Tout utilisateur disposant d'un compte Google peut être autorisé à afficher ou à appliquer des libellés. Toutefois, les libellés de classification Drive ne peuvent être appliqués qu'aux éléments appartenant à des utilisateurs disposant d'une licence compatible avec les libellés Drive ou des éléments des Drive partagés.

Pour définir les autorisations d'un libellé :

Si ce n'est pas déjà fait, ouvrez le libellé.
Dans le volet Autorisations à droite, cliquez sur Modifier.
Sélectionnez le niveau d'autorisation pour votre organisation :
1. Permet d'appliquer des libellés et de définir leur valeur : les utilisateurs peuvent appliquer, définir et rechercher ce libellé pour les fichiers qu'ils peuvent modifier.
2. Permet de consulter ce libellé : les utilisateurs peuvent afficher et rechercher le libellé dans les fichiers qu'ils sont autorisés à afficher ou à commenter.
3. Accès limité : seuls les utilisateurs et les groupes que vous spécifiez peuvent afficher ou appliquer des libellés. Vous pourrez choisir les autorisations pour chaque utilisateur ou groupe à l'étape suivante.
(Facultatif) Ajoutez des autorisations pour des utilisateurs et des groupes spécifiques :
1. Sous Autorisations avancées, commencez à saisir un compte utilisateur ou de groupe, puis sélectionnez le compte. Les comptes suggérés incluent les utilisateurs et groupes internes et externes que vous avez contactés. Si un compte utilisateur ou de groupe ne figure pas dans la liste des suggestions, vous pouvez toujours l'ajouter manuellement. Par exemple, si vous êtes administrateur de revendeur, vous pouvez ajouter les utilisateurs ou les groupes de n'importe quel client indirect. Remarque : les libellés de classification Gmail ne sont pas compatibles avec les groupes dynamiques.
2. Sélectionnez le niveau d'autorisation pour ce compte.
Cliquez sur Enregistrer.

Étape 4 : Prévisualiser et publier un libellé

Les libellés sont créés à l'état de "brouillon" afin que vous puissiez vérifier la façon dont ils s'afficheront pour les utilisateurs avant de les publier.

Pour prévisualiser le fonctionnement d'un libellé dans Drive et Gmail, consultez le panneau Aperçu à droite. En haut de la page, sélectionnez l'application pour laquelle vous souhaitez prévisualiser le libellé. Si un libellé inclut des champs non compatibles avec Gmail, ces champs ne sont pas listés dans l'aperçu Gmail, mais le sont dans l'aperçu Drive.

Pour publier un libellé :

Si ce n'est pas déjà fait, ouvrez le libellé.
Examinez le libellé et les champs éventuels. Important : le type de champ ne peut plus être modifié une fois le libellé publié.
Cliquez sur Publier.
Confirmez que vous souhaitez publier le libellé en cliquant sur Publier.

Les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires pour afficher ou utiliser le libellé peuvent désormais y accéder. Vous pouvez utiliser le libellé pour classer et protéger les données (comme décrit dans la section suivante).

Lorsque vous modifiez un libellé, les modifications sont enregistrées en tant que brouillon. Pour que vos modifications soient disponibles, vous devez publier à nouveau le libellé.

Étape 5 : (Facultatif) Utiliser des libellés de classification pour classer, protéger et gérer les données

Vous pouvez configurer des règles pour appliquer automatiquement des libellés de classification aux fichiers dans Drive ou aux messages dans Gmail. Vous pouvez également configurer des règles de protection contre la perte de données et des règles de conservation Vault pour empêcher la suppression d'un fichier en fonction de ses libellés.

Important :

Lorsque vous utilisez un libellé pour la classification par défaut, la classification par l'IA, la protection contre la perte de données ou les règles de conservation Vault, ses paramètres sont verrouillés dans le gestionnaire de libellés. Cela permet d'éviter que les libellés soient modifiés d'une façon qui enfreigne les règles de l'entreprise.
Lorsque vous utilisez un libellé dans des règles de protection contre la perte de données ou de conservation Vault, il ne peut pas être désactivé ni supprimé. Les gestionnaires de libellés peuvent voir que le libellé est utilisé dans une règle de la colonne Règles du tableau des libellés. Toutefois, ils ne peuvent pas voir les détails de la règle utilisant le libellé, sauf s'ils disposent des droits d'administrateur requis.

Appliquer automatiquement des libellés aux fichiers dans Drive

Il existe trois façons d'appliquer automatiquement des libellés aux fichiers : la classification par défaut, la protection contre la perte de données et la classification par l'IA. Ces méthodes fonctionnent différemment, et vous pouvez les combiner en fonction du type d'ajout de libellés que vous souhaitez appliquer.

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Comparaison des méthodes pour Drive

Fonctionnement des libellés de classification par défaut

Applique des libellés aux nouveaux fichiers et lorsque la propriété d'un fichier change. La classification par défaut n'applique pas de façon rétroactive les libellés aux fichiers existants, sauf si le propriétaire du fichier change.
Applique les libellés en fonction de l'unité organisationnelle ou du groupe du propriétaire du fichier. La classification par défaut ne recherche pas le contenu ni les métadonnées des fichiers pour certaines conditions.
Si les utilisateurs sont autorisés à modifier un libellé, ils peuvent le modifier ou le supprimer après son application automatique.
Seuls les libellés associés à un champ de liste d'options sont compatibles avec la classification par défaut.
Les libellés de classification par défaut sont remplacés par les libellés définis par la protection contre la perte de données, même si la valeur de classification des données est plus élevée dans la liste d'options.

Fonctionnement des libellés définis par les règles de protection contre la perte de données

Applique des libellés aux fichiers nouveaux et existants.
Applique des libellés en fonction de conditions telles que le type de fichier, les correspondances de mots et les correspondances de chaînes. Les règles de protection contre la perte de données n'acceptent pas les unités organisationnelles ou les groupes en tant que condition.
Vous ne pouvez pas appliquer un libellé avec une règle de protection contre la perte de données qui utilise un libellé comme condition.
Vous pouvez empêcher les utilisateurs de modifier le libellé, même s'ils sont autorisés à le faire. S'ils le modifient, la protection contre la perte de données analyse immédiatement le fichier et rétablit la configuration des libellés.
Les utilisateurs externes ne peuvent à aucun moment consulter l'historique des versions des fichiers auxquels un libellé a été appliqué par une règle de protection contre la perte de données.
Les règles de protection contre la perte de données peuvent appliquer des libellés comportant des champs de liste d'options, y compris des libellés avec badge.

Fonctionnement des libellés de classification par l'IA

Applique des libellés aux fichiers nouveaux et existants.
Seuls les libellés avec un champ de liste d'options comprenant entre deux et quatre valeurs sont compatibles avec la classification par l'IA.
Applique les libellés après une période d'entraînement. Au cours de la période d'entraînement, les personnes désignées appliquent un libellé d'entraînement à 100 fichiers au minimum par option de champ.
Les libellés de classification par l'IA sont remplacés par les libellés définis par la protection contre la perte de données, mais ils remplacent les libellés de classification par défaut.

Résolution des conflits liés aux libellés

Les valeurs de libellé définies par les règles de protection contre la perte de données prévalent sur la classification par l'IA, et toutes deux sont prioritaires sur la classification par défaut.

Lorsqu'au moins deux règles du même type tentent d'appliquer différentes valeurs de libellé à un même fichier, la valeur la plus élevée dans la liste d'options du libellé est appliquée. Par exemple, vous pouvez avoir un libellé dont un champ comporte trois options dans le gestionnaire de libellés :

Confidentiel
Interne
Public

Si la règle 1 tente de définir le libellé sur Confidentiel et que la règle 2 tente de le définir sur Public pour le même fichier, c'est la valeur Confidentiel (règle 1) qui s'applique. Avant de configurer des règles, assurez-vous que les options de champ d'un libellé sont classées selon l'ordre de priorité de votre choix.

Configurer l'ajout automatique de libellés pour Drive

Pour configurer des libellés de classification par défaut, suivez la procédure décrite dans Appliquer automatiquement des libellés de classification par défaut aux nouveaux fichiers.

Pour configurer des règles de protection contre la perte de données afin d'appliquer automatiquement des libellés, suivez la procédure décrite dans Appliquer automatiquement des libellés de classification aux fichiers Drive à l'aide des règles de protection contre la perte de données.

Appliquer automatiquement des libellés aux messages dans Gmail

Les règles de protection contre la perte de données vous permettent d'ajouter automatiquement des libellés aux messages en fonction de leur contenu. Pour en savoir plus, consultez À propos de la protection contre la perte de données et des libellés de classification automatique dans Gmail.

Empêcher le partage et l'envoi externes avec les règles de protection contre la perte de données basées sur des libellés

Vous pouvez définir des règles qui ne s'appliquent qu'aux éléments ou messages associés à un libellé ou à un champ spécifique. Par exemple, vous pouvez créer une règle de protection contre la perte de données qui recherche les numéros de carte de crédit et de sécurité sociale dans les documents ou messages. Si une correspondance est trouvée, un libellé tel que "Confidentialité" est appliqué, la valeur du champ est définie sur "Confidentiel", et le partage et l'envoi externes sont bloqués.

Les règles de protection des données peuvent utiliser des libellés avec badge ou des champs de type Liste d'options. Les autres types de champs ne sont pas acceptés.

Pour configurer une règle de protection contre la perte de données, suivez la procédure décrite dans Créer des détecteurs de contenu personnalisés ainsi que des règles de protection contre la perte de données pour Drive ou Empêcher les fuites de données dans les e-mails et les pièces jointes. Conseil : vous pouvez configurer des règles de protection contre la perte de données de manière à ce qu'elles s'appliquent à la fois aux fichiers dans Drive et aux messages dans Gmail. Vous choisirez l'action à effectuer pour chaque application lorsque la protection contre la perte de données détectera le libellé.

Conserver des fichiers Drive par libellé avec Google Vault

Vous pouvez définir des règles de conservation qui empêchent ou exigent la suppression d'un élément, en fonction d'un libellé Drive et de toutes les valeurs des champs. Pour obtenir des exemples et en savoir plus, consultez Conserver des fichiers dans Drive avec Vault.

Étapes suivantes

Maintenant que votre organisation dispose de libellés qu'elle peut utiliser :

Apprenez à vos utilisateurs à appliquer des libellés de classification Drive et à les utiliser pour rechercher des fichiers.
Apprenez à vos utilisateurs à appliquer des libellés de classification Gmail.
Découvrez comment modifier, désactiver, supprimer et surveiller les libellés.

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