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Remarque : Pour appliquer des libellés de classification à vos fichiers dans Drive, cliquez ici. Pour appliquer des libellés de classification à vos messages Gmail, cliquez ici.
En tant qu'administrateur, vous pouvez créer des libellés de classification que les utilisateurs peuvent appliquer aux fichiers dans Drive et aux messages dans Gmail. Vous pouvez créer jusqu'à 150 libellés, dont plusieurs libellés avec badge. Vous créez les libellés dans la console d'administration.
Avant de commencer : découvrez les bonnes pratiques concernant les libellés.
Étape 1 : Créer un libellé
-
Connectez-vous à la console d'administration Google avec un compte administrateur.
Si vous ne disposez pas d'un compte administrateur, vous ne pouvez pas accéder à la console d'administration.
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Accédez à Menu
Sécurité > Contrôle des accès et des données > Classification des données > Gestionnaire de libellés.
Vous devez disposer de droits d'administrateur permettant de gérer les libellés de classification.
- Cliquez sur Nouveau libellé.
- Attribuez un nom au libellé.
- Cochez les cases correspondant aux applications dans lesquelles vous souhaitez utiliser le libellé.
- (Facultatif) Ajoutez la description du libellé. La description du libellé s'affiche lorsque les utilisateurs ouvrent le panneau Libellés d'un fichier.
- (Facultatif) Pour les libellés comportant un champ avec badge, ajoutez un lien vers la documentation sur le libellé. Les utilisateurs voient ce lien "En savoir plus" lorsqu'ils pointent sur le libellé avec badge ou ouvrent le panneau Libellés d'un fichier.
Passez aux sections suivantes pour ajouter des champs (facultatif) et publier votre libellé.
Étape 2 : (Facultatif) Ajouter des champs au libellé
Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 champs aux libellés pour permettre une classification plus précise. Par exemple, un libellé Service peut comporter un champ contenant une liste d'options ("Finance", "Ingénierie", "Juridique", etc.).
- Ouvrez le libellé, puis cliquez sur Ajouter des champs.
- Cliquez sur "Ajouter un champ"
à côté de chaque type de champ que vous souhaitez ajouter. Pour en savoir plus sur les types de champs, consultez le tableau ci-après.
Conseils :
- Réduisez le nombre de champs dans un libellé pour encourager leur utilisation. Les utilisateurs sont plus susceptibles d'appliquer des libellés et de modifier les valeurs des champs si ces processus sont rapides et simples.
- Les règles de protection des données Drive ne permettent d'utiliser que des libellés avec des champs avec badge ou des libellés avec un champ de type Liste d'options à sélection unique. Les autres types de champs ne sont pas acceptés.
- Cliquez sur Ajouter des champs.
- Cliquez sur un champ pour configurer des options telles que le nom du champ, les options disponibles ou le format d'un champ de date. Vous pouvez définir les couleurs des badges et réorganiser les options des champs.
- (Facultatif) Rendez le champ obligatoire en cochant la case Demander aux utilisateurs de choisir une option. Important : ces libellés sont mis en avant pour inciter les utilisateurs à les remplir, mais les champs obligatoires ne sont pas appliqués.
Si vous ajoutez un champ ou une option de champ supplémentaire, vous pouvez les supprimer avant de publier le libellé. Pour le champ ou l'option de champ que vous souhaitez supprimer, cliquez sur Plus Supprimer.
Examinez attentivement les nouveaux champs. Une fois le libellé publié, vous ne pouvez plus modifier le type de champ. Pour les champs Personne, vous ne pouvez pas déterminer si les utilisateurs peuvent choisir plusieurs valeurs.
Types de champs
| Champ | Actions possibles | Informations supplémentaires |
|---|---|---|
| Liste des badges | Sélectionner une option dans une liste de badges |
|
| Liste d'options (sélection unique) | Sélectionner une option dans une liste | Pas plus de 200 options |
| Liste d'options (sélection multiple)
Non disponible dans Gmail |
Sélectionner une ou plusieurs options dans une liste |
|
| Numéro
Non disponible dans Gmail |
Saisir une valeur numérique | Seulement des nombres entiers |
| Date
Non disponible dans Gmail |
Sélectionner une date de calendrier | Le format de date peut être défini sur Long : Mois JJ, AAAA ou Court : MM/JJ/AA |
| Texte
Non disponible dans Gmail |
Saisir du texte dans une zone de texte | 100 caractères maximum |
| Personne
Non disponible dans Gmail |
Choisir une personne dans les contacts Workspace |
|
Étape 3 : Définir les personnes autorisées à afficher ou à utiliser un libellé
Par défaut, tous les utilisateurs de votre organisation peuvent afficher et appliquer des libellés. Modifiez les autorisations du libellé pour contrôler qui peut l'afficher, l'appliquer, modifier les valeurs des champs et l'utiliser pour effectuer une recherche. Exemple :
- Pour autoriser les utilisateurs externes ou les groupes contenant des utilisateurs externes à afficher et à utiliser les libellés, ajoutez ces utilisateurs et groupes sous Autorisations avancées.
- Pour tester un nouveau libellé, vous pouvez commencer par définir un accès limité, puis n'accorder l'accès qu'à un groupe de test. Après les tests, vous pouvez modifier les autorisations afin que tout le monde puisse utiliser le libellé.
- Si un libellé contient des informations confidentielles, vous pouvez définir un accès limité afin que seuls les utilisateurs devant accéder à ces informations puissent consulter ou utiliser le libellé.
Remarque :
- Les autorisations des fichiers continuent de s'appliquer aux libellés de classification Drive. Par exemple, si un utilisateur dispose d'un accès en lecture seule à un fichier, il ne peut que consulter les libellés qui sont appliqués à ce fichier, même s'il est autorisé à appliquer et à définir ces libellés.
- Tout utilisateur disposant d'un compte Google peut être autorisé à afficher ou à appliquer des libellés. Toutefois, les libellés de classification Drive ne peuvent être appliqués qu'aux éléments appartenant à des utilisateurs dotés d'une licence compatible avec les libellés Drive ou aux éléments des Drive partagés.
Pour définir les autorisations d'un libellé :
- Si ce n'est pas déjà fait, ouvrez le libellé.
- Dans le volet Autorisations à droite, cliquez sur Modifier.
- Sélectionnez le niveau d'autorisation pour votre organisation :
- Permet d'appliquer des libellés et de définir leur valeur : les utilisateurs peuvent appliquer ce libellé, définir des valeurs et le rechercher dans les fichiers qu'ils peuvent modifier.
- Permet de consulter ce libellé : les utilisateurs peuvent afficher et rechercher le libellé dans les fichiers qu'ils sont autorisés à afficher ou à commenter.
- Accès limité : seuls les utilisateurs et les groupes que vous spécifiez peuvent afficher ou appliquer le libellé. Vous pourrez choisir les autorisations pour chaque utilisateur ou groupe à l'étape suivante.
- (Facultatif) Ajoutez des autorisations pour des utilisateurs et des groupes spécifiques :
- Sous Autorisations avancées, commencez à saisir un compte utilisateur ou de groupe, puis sélectionnez le compte. Les comptes suggérés incluent les utilisateurs et groupes internes et externes que vous avez contactés. Si un compte utilisateur ou de groupe ne figure pas dans la liste des suggestions, vous pouvez toujours l'ajouter manuellement. Par exemple, si vous êtes administrateur revendeur, vous pouvez ajouter les utilisateurs ou les groupes de n'importe quel client indirect. Remarque : les libellés de classification Gmail ne sont pas compatibles avec les groupes dynamiques.
- Sélectionnez le niveau d'autorisation pour ce compte.
- Cliquez sur Enregistrer.
Étape 4 : Prévisualiser et publier un libellé
Les libellés sont créés à l'état de "brouillon" afin que vous puissiez vérifier la façon dont ils s'afficheront pour les utilisateurs avant de les publier.
Pour prévisualiser le fonctionnement d'un libellé dans Drive et Gmail, consultez le panneau Aperçu à droite. En haut de la page, sélectionnez l'application pour laquelle vous souhaitez prévisualiser le libellé. Si un libellé inclut des champs non compatibles avec Gmail, ces champs ne sont pas listés dans l'aperçu Gmail, mais ils le sont dans l'aperçu Drive.
Pour publier un libellé :
- Si ce n'est pas déjà fait, ouvrez le libellé.
- Examinez le libellé et les champs éventuels. Important : le type de champ ne peut plus être modifié une fois le libellé publié.
- Cliquez sur Publier.
- Confirmez que vous souhaitez publier le libellé en cliquant sur Publier.
Les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires pour afficher ou utiliser le libellé peuvent désormais y accéder. Vous pouvez utiliser le libellé pour classer et protéger les données (comme décrit dans la section suivante).
Lorsque vous modifiez un libellé, les modifications sont enregistrées en tant que brouillon. Afin que vos modifications soient disponibles pour les utilisateurs, vous devez publier à nouveau le libellé.
Étape 5 : (Facultatif) Utiliser des libellés de classification pour classer, protéger et gérer les données
Vous pouvez configurer des règles pour appliquer automatiquement des libellés de classification aux fichiers dans Drive ou aux messages dans Gmail. Vous pouvez également configurer des règles de protection contre la perte de données et de conservation Vault pour empêcher toute suppression en fonction des libellés d'un fichier.
Important :
- Lorsque vous utilisez un libellé pour la classification par défaut, la classification par IA, la protection contre la perte de données ou les règles de conservation Vault, ses paramètres sont verrouillés dans le gestionnaire de libellés. Cela permet d'éviter que les libellés soient modifiés d'une façon qui enfreigne les règles de l'entreprise.
- Lorsque vous utilisez un libellé dans des règles de protection contre la perte de données ou de conservation Vault, il ne peut pas être désactivé ni supprimé. Les gestionnaires de libellés peuvent voir que le libellé est utilisé dans une règle dans la colonne Règles du tableau des libellés. Toutefois, ils ne peuvent pas voir les détails de la règle utilisant le libellé, sauf s'ils disposent des droits d'administrateur requis.
Appliquer automatiquement des libellés aux fichiers dans Drive
Il existe trois façons d'appliquer automatiquement des libellés aux fichiers : la classification par défaut, la protection contre la perte de données et la classification par IA. Ces méthodes fonctionnent différemment, et vous pouvez les combiner en fonction de la manière dont vous souhaitez ajouter des libellés.
Tout développer | Tout réduire
Comparaison des méthodes pour DriveFonctionnement des libellés de classification par défaut
- Applique des libellés aux nouveaux fichiers et lorsque la propriété d'un fichier change. La classification par défaut n'applique pas de façon rétroactive les libellés aux fichiers existants, sauf si le propriétaire du fichier change.
- Applique les libellés en fonction de l'unité organisationnelle ou du groupe du propriétaire du fichier. La classification par défaut ne recherche pas le contenu ni les métadonnées des fichiers pour certaines conditions.
- Si les utilisateurs sont autorisés à modifier un libellé, ils peuvent le modifier ou le supprimer après son application automatique.
- Seuls les libellés associés à un champ de liste d'options sont compatibles avec la classification par défaut.
- Les libellés de classification par défaut sont remplacés par les libellés définis par la protection contre la perte de données, même si la valeur de classification des données est plus élevée dans la liste d'options.
Fonctionnement des libellés définis par les règles de protection contre la perte de données
- Applique des libellés aux fichiers nouveaux et existants.
- Applique des libellés en fonction de conditions telles que le type de fichier, les correspondances de mots et les correspondances de chaînes. Les règles de protection contre la perte de données n'acceptent pas les unités organisationnelles ou les groupes en tant que condition.
- Vous ne pouvez pas appliquer un libellé avec une règle de protection contre la perte de données qui utilise un libellé comme condition.
- Vous pouvez empêcher les utilisateurs de modifier le libellé, même s'ils sont autorisés à le faire. S'ils le modifient, la protection contre la perte de données analyse immédiatement le fichier et rétablit la configuration des libellés.
- Les utilisateurs externes ne peuvent à aucun moment consulter l'historique des versions des fichiers auxquels un libellé a été appliqué par une règle de protection contre la perte de données.
- Les règles de protection contre la perte de données peuvent appliquer des libellés comportant des champs de liste d'options, y compris des libellés avec badge.
Fonctionnement des libellés de classification par l'IA
- Applique des libellés aux fichiers nouveaux et existants.
- Seuls les libellés avec un champ de liste d'options comprenant entre deux et quatre valeurs sont compatibles avec la classification par l'IA.
- Applique les libellés après une période d'entraînement. Au cours de la période d'entraînement, les personnes désignées appliquent un libellé d'entraînement à 100 fichiers au minimum par option de champ.
- Les libellés de classification par l'IA sont remplacés par les libellés définis par la protection contre la perte de données, mais ils remplacent les libellés de classification par défaut.
Les valeurs de libellé définies par les règles de protection contre la perte de données prévalent sur la classification par l'IA, et toutes deux sont prioritaires sur la classification par défaut.
Lorsqu'au moins deux règles du même type tentent d'appliquer différentes valeurs de libellé à un même fichier, la valeur la plus élevée dans la liste d'options du libellé est appliquée. Par exemple, vous pouvez avoir un libellé dont un champ comporte trois options dans le gestionnaire de libellés :
- Confidentiel
- Interne
- Public
Si la règle 1 tente de définir le libellé sur Confidentiel et que la règle 2 tente de le définir sur Public pour le même fichier, c'est la valeur Confidentiel (règle 1) qui s'applique. Avant de configurer des règles, assurez-vous que les options de champ d'un libellé sont classées selon l'ordre de priorité de votre choix.
Pour configurer des libellés de classification par défaut, suivez la procédure décrite dans Appliquer automatiquement des libellés de classification par défaut aux nouveaux fichiers.
Pour configurer des règles de protection contre la perte de données afin d'appliquer automatiquement des libellés, suivez la procédure décrite dans Appliquer automatiquement des libellés de classification aux fichiers Drive à l'aide des règles de protection contre la perte de données.
Appliquer automatiquement des libellés aux messages dans Gmail
Les règles de protection contre la perte de données vous permettent d'ajouter automatiquement des libellés aux messages en fonction de leur contenu. Pour en savoir plus, consultez À propos de la protection contre la perte de données et des libellés de classification automatique dans Gmail.
Empêcher le partage et l'envoi externes avec des règles de protection contre la perte de données basées sur des libellés
Vous pouvez définir des règles qui ne s'appliquent qu'aux éléments ou messages associés à un libellé ou à un champ spécifique. Par exemple, vous pouvez créer une règle de protection contre la perte de données qui recherche les numéros de carte de crédit et de sécurité sociale dans les documents ou messages. Si une correspondance est trouvée, un libellé tel que "Confidentialité" est appliqué, la valeur du champ est définie sur "Confidentiel", et le partage et l'envoi externes sont bloqués.
Les règles de protection des données peuvent utiliser des libellés avec des champs avec badge ou des champs de type Liste d'options. Les autres types de champs ne sont pas acceptés.
Pour configurer une règle de protection contre la perte de données, suivez la procédure décrite dans Créer des règles de protection contre la perte de données pour Drive et des détecteurs de contenu personnalisés ou Empêcher les fuites de données dans les e-mails et les pièces jointes. Conseil : vous pouvez configurer des règles de protection contre la perte de données de manière qu'elles s'appliquent à la fois aux fichiers dans Drive et aux messages dans Gmail. Vous choisirez l'action à effectuer pour chaque application lorsque la protection contre la perte de données détecte le libellé.
Conserver des fichiers Drive par libellé avec Google Vault
Vous pouvez définir des règles de conservation qui empêchent ou exigent la suppression d'un élément, en fonction d'un libellé Drive et de valeurs des champs. Pour obtenir des exemples et en savoir plus, consultez Conserver des fichiers Drive avec Vault.
Étapes suivantes
Maintenant que votre organisation dispose de libellés qu'elle peut utiliser :
- Apprenez à vos utilisateurs à appliquer des libellés de classification Drive et à les utiliser pour rechercher des fichiers.
- Apprenez à vos utilisateurs à appliquer des libellés de classification Gmail.
- Découvrez comment modifier, désactiver, supprimer et surveiller les libellés.
