إنشاء تصنيفات Drive في مؤسستك

الإصدارات التي تتوفّر فيها هذه الميزة هي: Frontline Starter وFrontline Standard Business Standard وBusiness Plus Enterprise Standard وEnterprise Plus Education Standard وEducation Plus Essentials وEnterprise Essentials وEnterprise Essentials Plus وG Suite Business.  مقارنة إصدارك

إذا أردت تطبيق تصنيفات Drive على الملفات، يمكنك الانتقال إلى هنا بدلاً من ذلك.

بصفتك مشرفًا، يمكنك إنشاء تصنيفات للمستخدمين لتطبيقها على الملفات في Drive. يمكنك إنشاء ما يصل إلى 150 تصنيف، بما في ذلك تصنيف واحد يحمل شارة. يمكنك إنشاء التصنيفات في أداة إدارة التصنيفات في Drive، وليس في "وحدة تحكّم المشرف".

تجنَّب استخدام معلومات سرية في أسماء التصنيفات وأسماء الحقول وخيارات التحديد. يمكن لأي مشرف في مؤسستك الاطّلاع على التصنيفات باستخدام امتياز إدارة التصنيفات. ويمكن أيضًا أن تكون مرئية للجميع في مؤسستك إذا تم ضبط أذونات التصنيف بهذه الطريقة.

قبل البدء:

1. فعّل تصنيفات Drive لمؤسستك.
2. مزيد من المعلومات عن أفضل الممارسات المتعلقة بالتصنيفات

الخطوة 1: إنشاء تصنيف

1. على الكمبيوتر، انتقِل إلى أداة إدارة التصنيفات على https://drive.google.com/labels.

   يتطلب امتلاك امتياز إدارة التصنيفات.

2. انقر على تصنيف جديد.
3. لإنشاء تصنيف عادي، يُرجى اتباع الخطوات التالية:
   1. انقر على نموذج تصنيف عادي أو انقر على إنشاء جديد.
   2. أدخِل اسم التصنيف أو عدِّله.
   3. (اختياري) أضِف وصفًا.
   4. اختَر ما إذا كان يمكن نسخ التصنيف عند نسخ الملف.
   5. (اختياري) يمكنك إضافة حقلاً. يمكن أن يحتوي التصنيف على ما يصل إلى 10 حقول. للاطّلاع على التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى القسم التالي.
4. لإنشاء تصنيف واحد ذي شارة:
   1. اختيار تصنيف ذي شارة
   2. اختَر البدء من أحد النماذج أو من البداية.
   3. عدِّل العنوان.
   4. (اختياري) يمكنك إضافة وصف أو عنوان URL لرابط "مزيد من المعلومات" يشير إلى مستندات داخلية في مؤسستك عن التصنيف.
   5. اختَر ما إذا كان مطلوبًا من المستخدمين النهائيين ملء التصنيف.
   6. يمكنك تخصيص الخيارات وتحديد لون.

الخطوة 2: (اختياري) إضافة حقول إلى تصنيف عادي

يمكنك إضافة ما يصل إلى 10 حقول إلى التصنيفات للسماح بتصنيف أكثر دقّة. مثلاً، يمكن أن يحتوي تصنيف القسم على حقل به قائمة من الخيارات مثل الشؤون المالية والهندسة والشؤون القانونية.

1. بعد فتح التصنيف في أداة إدارة التصنيفات (https://drive.google.com/labels)، انقر على إضافة حقول.
2. انقر لضبط عدد كل نوع من الحقول التي تريد إضافتها. على يسار الصفحة، تعرض Drive معاينة للحقول. للحصول على تفاصيل حول أنواع الحقول، يُرجى مراجِعة الجدول الذي يتبع هذه الخطوات.

   ملاحظات:

   1. ننصح بتقليل عدد الحقول في التصنيف للتشجيع على الاستخدام المتسق. يميل المستخدمون إلى تطبيق التصنيفات وتعديل قيم الحقول إذا كانت سريعة وسهلة.
   2. لا يمكن أن تستخدم قواعد حماية البيانات إلا التصنيفات أو التصنيفات التي تحمل شارات مع نوع الحقل قائمة الخيارات. ولا تتوافق مع أنواع الحقول الأخرى.
3. انقر على إضافة حقول.
4. انقر على أحد الحقول لضبط الخيارات، مثل اسم الحقل أو الخيارات المتوفرة أو تنسيق حقل التاريخ أو ما إذا كانت "الخيارات المتعددة" مسموح بها أم لا.
5. (اختياري) يمكنك جعل الحقل مطلوبًا من خلال وضع علامة في المربّع مطالبة المستخدمين بتحديد خيار. ملاحظة مهمة: تُبرز Drive التصنيفات ذات الحقول المطلوبة للتشجيع على إكمالها، ولكنها لا تفرض ذلك. سيظل بإمكان المستخدمين استخدام Drive و"مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google". إذا لم يحدد المستخدمون أحد الخيارات، يظهر لهم إشعارًا ويتم تمييز الحقل المطلوب.

في حال إضافة حقل أو خيار حقل إضافي، يمكنك حذفهما قبل نشر التصنيف. بالنسبة إلى الحقل أو خيار الحقل الذي تريد حذفه، انقر على رمز المزيدحذف.

راجع الحقول الجديدة بعناية. بعد نشر التصنيف، لن تتمكن من تغيير نوع الحقل. بالنسبة إلى حقلَي قائمة الخيارات أو الشخص، لا يمكنك تغيير ما إذا كان بإمكان المستخدمين اختيار قيم متعددة.

أنواع الحقول

الحقل	الإجراءات التي يمكن للمستخدمين اتخاذها	تفاصيل إضافية
قائمة الخيارات	تحديد خيار أو أكثر من القائمة	ما لا يزيد عن 200 خيار ضبط اختياري: السماح بالخيارات المتعددة في حال السماح بالخيارات المتعددة، لا يمكن للمستخدمين اختيار أكثر من 10 خيارات.
الرقم	إدخال قيمة رقمية	الأرقام الصحيحة فقط
التاريخ	اختيار تاريخ من التقويم	يمكن ضبط تنسيق التاريخ على طويل: الشهر ي ي، س س س س، أو قصير: ش ش/ي ي/س س
النص	إدخال نص في مربّع نص	لا يُسمح بأكثر من 100 حرف.
الشخص	اختيار شخص من جهات اتصال Workspace	ضبط اختياري: السماح بالأقسام المتعددة في حال السماح بالخيارات المتعددة، لا يمكن للمستخدمين اختيار أكثر من 10 خيارات.

الخطوة 3: تحديد المستخدمين الذين يمكنهم الاطّلاع على تصنيف أو استخدامه

يمكن لجميع المستخدمين في مؤسستك تلقائيًا الاطّلاع على التصنيفات وتطبيقها. يمكن تعديل أذونات التصنيف للتحكم في المستخدمين الذين يمكنهم الاطّلاع على التصنيف وتطبيقه وتعديل قيم الحقل، والبحث حسب التصنيف. مثلاً:

• للسماح للمستخدمين من خارج مؤسستك أو المجموعات التي تضم مستخدمين خارجيين بالاطّلاع على التصنيفات واستخدامها، أضِف هؤلاء المستخدمين والمجموعات ضمن الأذونات المتقدمة.
• لاختبار تصنيف جديد، يمكنك أولاً ضبط إمكانية الوصول المحدود ومنح إذن الوصول إلى التصنيف لمجموعة اختبار فقط. بعد الاختبار، يمكنك تغيير الأذونات ليتمكّن الجميع من استخدام التصنيف.
• إذا كان أحد التصنيفات يحتوي على معلومات سرية، يمكنك ضبط الوصول المقيّد بحيث لا يمكن الاطّلاع على التصنيف أو استخدامه إلا بواسطة المستخدمين الذين لديهم إذن الوصول إلى هذه المعلومات.

ملاحظة:

• لا تزال أذونات الملفات سارية. مثلاً، إذا كان لدى المستخدم إذنًا بالاطّلاع فقط على ملف، لن يتمكن من الاطّلاع سوى على التصنيفات المطبّقة على هذا الملف، حتى إذا تم السماح له بتطبيق هذه التصنيفات وضبطها.
• يمكن منح إذن لأي مستخدم لديه حساب Google للاطّلاع على التصنيفات أو تطبيقها. ومع ذلك، لا يمكن تطبيق التصنيفات إلا على العناصر التي يملكها المستخدمون الذين يمتلكون ترخيصًا يتيح استخدام تصنيفات Drive أو العناصر في مساحات التخزين السحابي المشتركة.

لضبط أذونات التصنيفات:

1. افتح أداة إدارة التصنيفات (https://drive.google.com/labels) إذا لم تكن مفتوحة من قبل وانقر على التصنيف.
2. في أعلى الصفحة، انقر على الأذونات.
3. اختَر مستوى الإذن في مؤسستك:
   1. يمكن تطبيق التصنيفات وضبط القيم: يمكن للمستخدمين تطبيق هذا التصنيف وضبط القيم فيه والبحث عنه في الملفات التي يمكنهم تعديلها.
   2. إمكانية الاطّلاع على هذا التصنيف: يمكن للمستخدمين الاطّلاع على التصنيف والبحث عنه في الملفات التي يمكنهم الاطّلاع عليها أو التعليق عليها.
   3. الوصول المقيَّد: يمكن فقط للمستخدمين والمجموعات التي تحدِّدها الاطّلاع على التصنيفات أو تطبيقها. يمكنك اختيار الأذونات لكل مستخدم أو مجموعة في الخطوة التالية.
4. (اختياري) أضِف أذونات لمستخدمين ومجموعات مُحدَّدة:
   1. ضمن الأذونات المتقدمة، ابدأ في إدخال حساب مستخدم أو مجموعة واختيار الحساب.
   2. اختَر مستوى الإذن لهذا الحساب.
5. انقر على حفظ.

الخطوة 4: نشر تصنيف

يتم إنشاء التصنيفات الجديدة بالحالة "مسودة" حتى تتمكن من مراجعة الشكل الذي سيظهر به التصنيف للمستخدمين قبل إتاحته.

لنشر تصنيف، يُرجى اتباع الخطوات التالية:

1. افتح أداة إدارة التصنيفات (https://drive.google.com/labels) إذا لم تكن مفتوحة من قبل وانقر على التصنيف.
2. راجِع التصنيف وأي حقول. ملاحظة مهمة: لا يمكن تغيير نوع الحقل وخيار السماح بخيارات متعددة للحقل بعد نشر التصنيف.
3. انقر على نشر.
4. يُرجى التأكيد على أنّك تريد نشر التصنيف عن طريق النقر على نشر.

يمكن الآن للمستخدمين الذين لديهم أذونات بالاطّلاع على التصنيف أو استخدامه الوصول إليه. ويمكنك استخدام التصنيف لتصنيف البيانات وحمايتها (كما هو موضح في القسم التالي).

عند تعديل تصنيف، تُحفظ التغييرات كمسودة. ولإتاحة تعديلاتك للمستخدمين، عليك نشر التصنيف مرة أخرى.

الخطوة 5: (اختياري) يمكنك استخدام التصنيفات في تصنيف البيانات وحمايتها وإدارتها

يمكنك إعداد سياسات لتطبيق التصنيفات تلقائيًا على الملفات. يمكنك أيضًا إعداد ميزة "منع فقدان البيانات" (DLP) وقواعد الاحتفاظ بالبيانات في Vault لمنع الحذف أو المشاركة بناءً على تصنيفات الملف.

ملاحظات مهمّة:

• عند استخدام تصنيف في التصنيف التلقائي أو تصنيف الذكاء الاصطناعي (AI) أو قواعد "منع فقدان البيانات" أو قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Vault، ستُقفل إعدادات التصنيف في أداة إدارة التصنيفات. ويؤدي ذلك إلى منع إجراء تعديلات على التصنيفات التي قد تخالف سياسات النشاط التجاري.
• عند استخدام تصنيف في قواعد "منع فقدان البيانات" أو قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Vault، لا يمكن إيقاف التصنيف أو حذفه. يمكن لمديري التصنيفات معرفة أن التصنيف يُستخدَم في قاعدة ضمن عمود القواعد في جدول التصنيفات. ومع ذلك، لن يتمكّن المستخدمون من الاطّلاع على تفاصيل القاعدة التي تستخدم التصنيف ما لم يكن لديهم امتيازات المشرف المطلوبة.

تطبيق التصنيفات تلقائيًا على الملفات

تتوفّر 3 طرق لتطبيق التصنيفات تلقائيًا: التصنيف التلقائي وميزة "منع فقدان البيانات" وتصنيف الذكاء الاصطناعي (AI). وهذه الطرق تعمل بأساليب مختلفة، ويمكنك استخدامها معًا اعتمادًا على نوع التصنيف الذي تريد القيام به.

توسيع الكل  |  تصغير الكل

مقارنة الطرق

آلية عمل التصنيفات التلقائية

• يتيح هذا الخيار تطبيق التصنيفات على الملفات الجديدة وعند تغيير ملكية ملف. لا يطبِّق التصنيف التلقائي التصنيفات بأثر رجعي على الملفات الحالية ما لم يغيّرها مالك الملف.
• تطبِّق التصنيفات استنادًا إلى الوحدة التنظيمية أو المجموعة المنتمي إليها مالك الملف. لا يبحث التصنيف التلقائي في محتوى الملف أو البيانات الوصفية عن شروط معيّنة.
• في حال كان لدى المستخدمين إذن بتغيير تصنيف، يمكنهم تغييره أو إزالته بعد تطبيقه تلقائيًا.
• لا يتوفّر التصنيف التلقائي إلا للتصنيفات التي تتضمّن حقل قائمة خيارات.
• تُستبدل تصنيفات التصنيف التلقائية بالتصنيفات التي تضبطها ميزة "منع فقدان البيانات"، حتى إذا كانت قيمة تصنيف البيانات أعلى في قائمة الخيارات.

آلية عمل التصنيفات التي تضبطها قواعد "منع فقدان البيانات"

• يتيح هذا الخيار تطبيق التصنيفات على الملفات الجديدة والحالية.
• يتيح تطبيق التصنيفات استنادًا إلى شروط، مثل نوع الملف ومطابقات الكلمات ومطابقات السلسلة. لا تقبل قواعد "منع فقدان البيانات" الوحدة التنظيمية أو المجموعة كشرط.
• لا يمكنك تطبيق تصنيف باستخدام قاعدة "منع فقدان البيانات" التي تستخدم تصنيفًا بوصفه شرطًا.
• يمكنك منع المستخدمين من تغيير التصنيف، حتى إذا كان لديهم إذن بتغييره. وفي حال تمكنوا من تغييره، ستفحص ميزة "منع فقدان البيانات" الملف مرة أخرى فورًا وستعيد تطبيق إعدادات تصنيف "منع فقدان البيانات".
• لا يمكن للمستخدمين الخارجيين الإطِّلاع على سجلّ تعديلات الملفات المطبّق تصنيف باستخدام قاعدة "منع فقدان البيانات" في أي وقت. 
• يمكن لقواعد "منع فقدان البيانات" تطبيق التصنيفات ذات حقول قائمة الخيارات، بما في ذلك التصنيفات ذات الشارات.

آلية عمل تصنيفات الذكاء الاصطناعي (AI)

• يتيح هذا الخيار تطبيق التصنيفات على الملفات الجديدة والحالية.
• يمكن استخدام تصنيف الذكاء الاصطناعي (AI) فقط مع التصنيفات التي تتضمّن حقل قائمة خيارات واحدًا ويتضمّن من قيمتَين إلى 4 قيم.
• يتيح هذا الخيار تطبيق التصنيفات بعد فترة تدريب. خلال فترة التدريب، يطبِّق المصنِّفون المعيّنون تصنيف تدريب على 100 ملف على الأقل لكل خيار حقل.
• تُستبدل تصنيفات الذكاء الاصطناعي (AI) بالتصنيفات التي تضبطها ميزة "منع فقدان البيانات"، ولكنها تَستبدل التصنيفات التلقائية.

حلّ تعارضات التصنيفات

تحظى قيم التصنيفات التي تضبطها قواعد "منع فقدان البيانات" بالأولوية على تصنيف الذكاء الاصطناعي (AI)، وكلاهما يحظى بالأولوية على التصنيف التلقائي.

عندما تحاول قاعدتان أو أكثر من نوع القواعد نفسه تطبيق قيم تصنيف مختلفة على نفس الملف، تطبّق القيمة الأعلى في قائمة خيارات التصنيف. على سبيل المثال، قد يكون لديك تصنيف يتضمن حقل يحتوي على 3 خيارات مدرَجة في أداة إدارة التصنيفات: 

1. سري
2. داخلي
3. متاح للجميع

إذا حاولت القاعدة 1 ضبط التصنيف على سري، وحاولت القاعدة 2 ضبط التصنيف على متاح للجميع للملف نفسه، سيُطبّق الخيار سري (القاعدة 1). قبل إعداد القواعد، يُرجى الحرِص على إدراج خيارات حقول التصنيف بالترتيب الذي تفضّله للأولوية.

إعداد التصنيف التلقائي

لإعداد التصنيفات التلقائية، يُرجى اتّباع الخطوات الواردة في مقالة تطبيق تصنيفات التصنيف التلقائي على الملفات الجديدة تلقائيًا.

لإعداد قواعد "منع فقدان البيانات" لتطبيق التصنيفات تلقائيًا، يُرجى اتّباع الخطوات الواردة في مقالة تطبيق تصنيفات Drive تلقائيًا باستخدام قواعد "منع فقدان البيانات".

منع المشاركة الخارجية باستخدام قواعد منع فقدان البيانات (DLP) المستندة إلى التصنيف

يمكنك تحديد القواعد التي لا تنطبق إلا على العناصر التي تحمل تصنيفًا أو حقلاً محددًا. مثلاً، يمكنك إنشاء قاعدة "منع فقدان البيانات" تبحث عن أرقام بطاقات الائتمان وأرقام التأمين الاجتماعي في المستندات. وفي حال العثور على مطابقة، تم تطبيق تصنيف، مثل "الملف الحساس"، ويتم ضبط قيمة الحقل على "سري" وحظر المشاركة الخارجية.

يمكن لقواعد حماية البيانات استخدام التصنيفات ذات الشارات أو التصنيفات العادية مع نوع الحقل قائمة الخيارات. ولا تتوافق مع أنواع الحقول الأخرى.

لإعداد قاعدة "منع فقدان البيانات"، يُرجى اتّباع الخطوات الواردة في إنشاء قواعد "منع فقدان البيانات" في Drive وأدوات رصد المحتوى المخصّصة.

الاحتفاظ بالملفات حسب التصنيف باستخدام Google Vault

يمكنك تحديد قواعد الاحتفاظ بالبيانات التي تمنع حذف عنصر، أو التي تتطلب حذف عنصر، استنادًا إلى تصنيف Drive وأي قيم للحقول. للحصول على أمثلة والتعرّف على المزيد من المعلومات، يُرجى الاطِّلاع على الاحتفاظ بملفات Drive باستخدام Vault.

الخطوات التالية

بعد توفُّر تصنيفات يمكن لمؤسستك استخدامها، عليك إجراء ما يلي:

1. إعلام المستخدمين بكيفية تطبيق التصنيفات واستخدامها للبحث عن الملفات.
2. التعرُّف على كيفية تعديل التصنيفات وإيقافها وحذفها ومراقبتها.