Как создавать ярлыки Диска в организации

Эта функция доступна в версиях Frontline Starter и Frontline Standard, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard и Enterprise Plus, Education Standard и Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials и Enterprise Essentials Plus и G Suite Business. Сравнение версий

Информацию о том, как применить ярлыки Диска к файлам, вы найдете в Справочном центре.

Как администратор, вы можете создать для пользователей ярлыки (не более 150), которые они смогут применять к файлам на Диске. Обратите внимание, что ярлыки нужно создавать с помощью инструмента Label Manager, а не в консоли администратора.

Не указывайте конфиденциальную информацию в названиях ярлыков и полей, а также в вариантах выбора. Ярлыки может посмотреть любой администратор организации с правом на управление ярлыками. Они также могут быть видны всем сотрудникам, если это допускают настройки разрешений на работу с ярлыками.

Подготовка

Шаг 1. Создайте ярлык

Откройте на компьютере инструмент Label Manager, перейдя на страницу https://drive.google.com/labels.
У вас должны быть права на управление ярлыками.
Нажмите Новый ярлык.
Чтобы создать стандартный ярлык:
1. Выберите шаблон стандартного ярлыка или нажмите Создать.
2. Введите или измените название ярлыка.
3. При необходимости добавьте описание.
4. Укажите, должен ли копироваться ярлык в случае копирования файла.
5. При необходимости добавьте поле. Ярлык может содержать до 10 полей. Инструкции по их добавлению приведены в разделе ниже.
Чтобы создать ярлык со значком (может быть только один):
1. Выберите ярлык со значком.
2. Выберите, хотите ли вы создать пустой ярлык или использовать шаблон.
3. Укажите название ярлыка.
4. При необходимости добавьте описание или ссылку на документацию организации со сведениями о ярлыке.
5. Выберите, нужно ли конечным пользователям заполнять поля ярлыка.
6. Настройте параметры и выберите цвет.

Шаг 2. Добавьте поля в стандартный ярлык (необязательно)

Для более структурированной классификации файлов в ярлык можно добавить до 10 полей. Например, ярлык Отдел может содержать поле со списком вариантов, таких как "Финансовый", "Инженерный" и "Юридический".

Откройте Label Manager, перейдя по адресу https://drive.google.com/labels, выберите ярлык и нажмите Добавить поля.
Задайте число для каждого типа поля, которое хотите добавить. Справа на Диске вы увидите, как будут показываться ярлыки. Информация о типах полей приведена в таблице ниже.
Советы
1. Рекомендуем добавлять в ярлыки как можно меньше полей. Пользователи охотнее будут применять ярлыки и изменять значения полей, если это не требует много времени и усилий.
2. В правилах защиты данных можно использовать только ярлыки со значками или ярлыки с типом поля Список вариантов. Другие типы полей не поддерживаются.
Нажмите Добавить поля.
Нажмите на поле, чтобы настроить его параметры, такие как название, доступные варианты, формат даты и возможность выбора нескольких вариантов.
Если нужно сделать поле обязательным, установите флажок Требовать от пользователей выбрать вариант. Важно! Требование выбрать вариант не принудительно. Пользователь видит его, но может проигнорировать, так как при этом у него не блокируется доступ к Диску, Документам, Таблицам и Презентациям. Если пользователь не выберет вариант в таком поле, оно будет выделено, а на экране появится сообщение.

Если вы добавите дополнительное поле или вариант, вы сможете удалить его до публикации ярлыка. Для этого рядом с нужным объектом нажмите на значок "Ещё"Удалить.

Проверьте поля ярлыка. После публикации нельзя изменить тип поля и значение параметра "Разрешить выбор нескольких объектов" для полей Список вариантов и Пользователь.

Типы полей

Поле	Что могут делать пользователи	Дополнительная информация
Список вариантов	Выбрать один или несколько вариантов из списка.	Можно задать не более 200 вариантов. Необязательная настройка: Разрешить выбор нескольких объектов. Если эта настройка включена, пользователи могут выбрать несколько вариантов, но не более 10.
Число	Ввести число.	Можно вводить только целые числа.
Дата	Выбрать дату в календаре.	Можно задать длинный (ДД месяц ГГГГ) или короткий (ДД.ММ.ГГ) формат даты.
Текст	Ввести текст в поле.	Максимальное количество символов – 100.
Пользователь	Выбрать пользователя из своих контактов Workspace.	Необязательная настройка: Разрешить выбор нескольких объектов. Если эта настройка включена, пользователи могут выбрать несколько вариантов, но не более 10.

Шаг 3. Укажите, кто может видеть и использовать ярлык

Разрешения на работу с ярлыками позволяют управлять тем, кто может просматривать и применять ярлыки, выполнять поиск по ним и изменять значения в их полях. По умолчанию все пользователи в организации могут просматривать и применять ярлыки. Однако вы можете управлять доступом к ним, например:

Чтобы разрешить пользователям за пределами организации или группам, в которых есть внешние пользователи, работать с ярлыками, укажите нужных пользователей или группы в разделе Дополнительные разрешения.
Чтобы проверить новый ярлык, выберите Доступ ограничен и предоставьте доступ к нему лишь определенной группе пользователей. После проверки доступ можно разрешить всем в организации.
Если ярлык содержит конфиденциальную информацию, выберите Доступ ограничен, чтобы работать с ним могли только пользователи с доступом к этой информации.

Примечания

Разрешения на работу с ярлыками не переопределяют права на доступ к файлам. Например, если пользователь имеет право на просмотр файла, он не сможет добавить к нему ярлыки, даже если у него есть разрешение на это. Ему будет доступна только возможность посмотреть ярлыки этого файла.
Вы можете разрешить просматривать или применять ярлыки любому пользователю с аккаунтом Google. При этом он сможет применять ярлыки только к объектам на общем диске или к объектам, принадлежащим пользователям версии Google Workspace, в которой поддерживаются ярлыки.

Чтобы задать разрешения на доступ к ярлыкам:

Откройте инструмент Label Manager, перейдя по адресу https://drive.google.com/labels, и нажмите на ярлык.
В верхней части страницы нажмите Разрешения.
Выберите уровень разрешений для организации:
1. Применение ярлыков и присвоение значений для них – пользователи могут применять ярлык, задавать значения его полей и искать по нему файлы, которые им разрешено редактировать.
2. Просмотр этого ярлыка – пользователи могут просматривать ярлык и искать по нему файлы, которые им разрешено просматривать или комментировать.
3. Доступ ограничен – просматривать и применять ярлыки могут только указанные вами пользователи и группы. Инструкции о том, как задать разрешения для каждого пользователя или группы, приведены ниже.
При необходимости задайте разрешения для пользователей и групп:
1. Начните вводить имя пользователя или название группы в разделе Дополнительные разрешения и выберите нужный вариант.
2. Выберите уровень разрешений.
Нажмите Сохранить.

Шаг 4. Опубликуйте ярлык

Ярлыки создаются в состоянии черновика. Внося в черновик изменения, вы можете видеть, как ярлык будет показываться пользователям.

Чтобы опубликовать ярлык:

Откройте инструмент Label Manager, перейдя по адресу https://drive.google.com/labels, и нажмите на ярлык.
Проверьте ярлык и его поля (если применимо). Важно! После публикации нельзя изменить тип поля и значение параметра "Разрешить выбор нескольких объектов".
Нажмите Опубликовать.
Подтвердите действие, нажав Опубликовать.

У пользователей с разрешениями на просмотр ярлыка или его применение появится доступ к ярлыку, а вы сможете использовать его для классификации и защиты данных (подробные сведения приведены ниже).

При редактировании ярлыка изменения сохранятся в режиме черновика. Чтобы они стали доступны пользователям, ярлык нужно опубликовать повторно.

Шаг 5. Используйте ярлыки для классификации данных, их защиты и управления ими (необязательно)

Вы можете настроить правила, чтобы нужные ярлыки применялись к файлам автоматически. Вы также можете настроить правила защиты от потери данных (DLP) и правила хранения Сейфа, чтобы запретить удаление или общий доступ к файлам на основе присвоенных ему ярлыков.

Важно!

Если вы используете ярлык для классификации данных по умолчанию, классификации с помощью ИИ, правил DLP или правил хранения Сейфа, его настройки будут заблокированы в Label Manager. Это позволяет предотвратить изменение ярлыков и нарушение корпоративных правил.
Если вы используете ярлык в правилах DLP или правилах хранения Сейфа, этот ярлык нельзя отключить или удалить. Менеджеры ярлыков смогут увидеть, что ярлык используется в правиле. Это будет указано в столбце Правила таблицы ярлыков. Однако они не смогут посмотреть сведения о правиле, в котором используется ярлык, если у них не будет необходимых прав администратора.

Как настроить автоматическое применение ярлыков к файлам

Существует три способа автоматического применения ярлыков: классификация по умолчанию, правила DLP и классификация с помощью ИИ. Они работают по-разному, и вы можете использовать их одновременно, чтобы обеспечить нужную конфигурацию применения ярлыков.

Развернуть все | Свернуть все

Сравнение способов

Как работают ярлыки классификации по умолчанию

Ярлыки применяются к новым файлам и при смене права собственности на файл. Они не применяются к существующим файлам, кроме случаев, когда меняется владелец.
Ярлыки применяются в зависимости от организационного подразделения или группы, к которой относится владелец файла. Поиск по содержимому файла и метаданным для проверки на соответствие условиям не выполняется.
Если у пользователя есть разрешение на изменение ярлыка, он может изменить или удалить его после автоматического применения.
Для классификации по умолчанию можно использовать только ярлыки с полем со списком вариантов.
Ярлыки классификации по умолчанию могут быть перезаписаны ярлыками, заданными правилами DLP, даже если значение классификации данных находится выше в списке вариантов.

Принципы работы ярлыков, назначаемых в соответствии с правилами DLP

Ярлыки применяются к новым и существующим файлам.
Ярлыки применяются на основе условий, например типа файла, совпадений с указанными словами и строками. В правилах DLP нельзя использовать в качестве условия организационное подразделение или группу.
Нельзя применить ярлык с помощью правила DLP, в котором в качестве условия используется ярлык.
Вы можете запретить пользователю менять ярлык, даже у него есть разрешение на это. В случае изменения функция DLP отсканирует файл снова и выполнит возврат к конфигурации ярлыков DLP.
Внешние пользователи не могут посмотреть историю версий файлов, к которым когда-либо применялся ярлык в соответствии с правилом DLP.
Правила DLP могут применять ярлыки с полями со списком вариантов, в том числе ярлыки со значком.

Принципы работы ярлыков классификации с помощью ИИ

Ярлыки применяются к новым и существующим файлам.
Классификация с помощью ИИ поддерживает только ярлыки с одним полем со списком вариантов с 2–4 значениями.
Ярлыки применяются после завершения периода обучения. В течение периода обучения назначенные специалисты применяют ярлык для обучения не менее чем к 100 файлам для каждого варианта поля.
Ярлыки классификации с помощью ИИ перезаписываются ярлыками, заданными правилами DLP, но перезаписывают ярлыки классификации по умолчанию.

Как устранить конфликт ярлыков

Значения ярлыков, заданные правилами DLP, имеют приоритет над классификацией с помощью ИИ, а классификация по умолчанию имеет самый низкий приоритет.

Если значения ярлыков могут быть присвоены одному файлу на основе двух или большего количества правил одного вида, применяется значение, которое находится выше в списке вариантов ярлыка. Например, у ярлыка может быть поле с тремя вариантами в Label Manager:

Конфиденциально.
Для внутреннего пользования.
Для общего пользования.

Если правило 1 попытается применить к файлу ярлык Конфиденциально, а правило 2 – Для общего пользования, будет применено значение Конфиденциально (правило 1). Прежде чем настраивать правила, убедитесь, что варианты поля ярлыка указаны в нужном порядке приоритета.

Как настроить автоматическое применение ярлыков

Чтобы настроить ярлыки классификации по умолчанию, выполните инструкции в статье Как применять ярлыки классификации по умолчанию к новым файлам автоматически.

Чтобы настроить правила DLP для автоматического применения ярлыков, следуйте указаниям в статье Автоматическое применение ярлыков Диска с помощью правил DLP.

Как запретить внешний доступ с помощью правил защиты данных (DLP) на основе ярлыков

Вы можете задать правила, которые будут применяться к объектам с определенным ярлыком или полем. Например, можно создать правило DLP, проверяющее документы на наличие номеров кредитных карт и номеров социального страхования. При обнаружении такого номера к файлу добавляется ярлык, например "Доступ к файлу", а в его поле задается значение "Конфиденциально". Кроме того, внешний доступ к такому файлу блокируется.

В правилах защиты данных можно использовать только ярлыки со значком и стандартные ярлыки с типом поля Список вариантов. Другие типы полей не поддерживаются.

Чтобы настроить правило DLP, выполните инструкции в статье Как создать правила и настраиваемые детекторы содержания в DLP для Диска.

Как хранить файлы в Google Сейфе на основе ярлыка

Вы можете задать правила хранения, запрещающие удаление объекта или требующие, чтобы объект был удален, в зависимости от ярлыка Диска и значений полей. С примерами и подробными сведениями можно ознакомиться в разделе Как настроить правило хранения по умолчанию для Диска.

Дальнейшие действия

Теперь, когда вы создали ярлыки, сделайте следующее:

Обучите пользователей применять ярлыки и с их помощью находить нужные файлы.
Узнайте, как изменять, отключать или удалять ярлыки, а также отслеживать действия с ними.

Эта информация оказалась полезной?

Как можно улучшить эту статью?