Как включить или отключить ярлыки Диска

Эта функция доступна в версиях Frontline Starter и Frontline Standard, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard и Enterprise Plus, Education Standard и Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials и Enterprise Essentials Plus и G Suite Business. Сравнение версий

В апреле 2024 года описанная на этой странице настройка, позволяющая включить или отключить функцию ярлыков для всех пользователей в организации, будет заменена. Вместо нее появится возможность включать и отключать отдельные ярлыки. Когда изменение вступит в силу:

• Если выбран параметр Включить ярлыки, все ярлыки в организации будут включены, в результате чего поведение системы не изменится.
• Если выбран параметр Отключить ярлыки, все ярлыки будут отключены, кроме тех, что используются в активном правиле на основе ярлыка – они будут включены и видны пользователям в зависимости от текущих разрешений для ярлыков.

Чтобы ярлыки, которые используются в активных правилах, не были видны пользователям, до апреля 2024 года выполните одно из следующих действий:

• Удалите ярлык из активных правил, чтобы он был отключен (и, соответственно, не был виден пользователям).
• Измените ограничения для ярлыков, чтобы ярлык не был виден во включенном состоянии.

Чтобы пользователи могли создавать ярлыки и применять их к файлам организации, администраторы должны включить функцию "Ярлыки". Если она включена:

• Администраторы с правом на управление ярлыками могут создавать ярлыки и управлять ими. Чтобы разрешить пользователям без прав администратора управлять метаданными, создайте специальную роль администратора с единственным полномочием – на управление ярлыками.
• Пользователи с правами на редактирование файла могут применять опубликованные ярлыки и изменять значения их полей.
• Пользователи с правом на просмотр файла могут просматривать (но не добавлять и не изменять) примененные к нему ярлыки.
• Пользователи с любым правом доступа к файлу могут искать его на Диске по ярлыкам и полям.

Как включить ярлыки в организации

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню ПриложенияGoogle WorkspaceДиск и Документы.
3. Нажмите Ярлыки.
4. Выберите Включить ярлыки.
5. Нажмите Сохранить.

Изменения вступают в силу в течение 24 часов (обычно быстрее). Подробнее…

Дальнейшие действия

Теперь, когда вы включили ярлыки, сделайте следующее:

1. Создайте ярлыки для своей организации.
2. Обучите пользователей применять ярлыки и с их помощью находить нужные файлы.

Что произойдет, если отключить ярлыки

Если вы отключите ярлыки:

• Ярлыки и их поля будут скрыты. Их нельзя будет создавать, изменять, применять к файлам или использовать при поиске. Существующие ярлыки можно отредактировать в Label Manager.
• Ранее созданные ярлыки сохранятся. Если позже вы включите эту функцию, их снова можно будет использовать.
• Правила защиты данных (DLP) и правила хранения Сейфа на основе ярлыков продолжат работать.