限制使用者可授予的檔案存取權限

本頁面專供管理員參考。如要限制檔案的共用方式，請改為參閱這篇文章。

支援這項功能的版本：Business Standard 和 Business Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade 和 Education Plus；Essentials、Enterprise Essentials 和 Enterprise Essentials Plus；G Suite Business。 版本比較

管理員可以決定使用者在收到系統的共用檔案提示時，可以授予哪些存取權。使用者會在發生下列情況時收到共用提示：

• 傳送內含檔案連結的 Gmail 郵件或 Google Chat 訊息，但尚未與對方共用檔案。
• 在檔案的註解中使用 @ 號提及某人，但對方沒有檔案的存取權。
• 在 Google 日曆活動中附加檔案，而邀請對象沒有檔案的存取權。

如果使用者共用他人擁有的檔案，則會沿用檔案擁有者所屬機構單位的共用選項。當使用者共用多個檔案時，則會以限制最嚴格的機構單位為準，提供相關選項。

設定使用者可授予的存取權

1. 登入 Google 管理控制台。

   請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

2. 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示  「應用程式」「Google Workspace」「雲端硬碟與文件」。

3. 依序點選「共用設定」>「共用選項」。

4. (選用) 如果只要為部分使用者套用設定，請在側邊選取「機構單位」(通常用於部門)，或是設定「群組」(進階)。操作示範

   群組設定會覆寫機構單位。瞭解詳情

5. 在「存取權檢查工具」部分，選擇下列其中一個選項：
   • (最寬鬆) 僅限收件者、<貴機構> 或公開：使用者可以選擇任何共用選項，包括允許知道連結的使用者存取。您必須為貴機構開啟外部共用設定，且允許使用者在網路上發布檔案，才能啟用這個選項。
   • (較嚴格) 僅限收件者或 <貴機構>：使用者只能將存取權授予特定收件者，以及貴機構中所有知道連結的使用者。
   • (最嚴格) 僅限收件者：只允許使用者將存取權授予特定收件者。如果檔案已與其他使用者共用，對方仍會保有存取權。
6. 按一下 [儲存]。 如果是 機構單位，您也可以按一下「覆寫」。

   如要日後還原沿用的值，請按一下「沿用」(如果是群組，請點選「取消設定」)。

變更最多可能需要 24 小時才會生效，但通常不會這麼久。瞭解詳情