ลูกค้า Google Workspace for Education จะได้รับพื้นที่เก็บข้อมูลร่วมพื้นฐานขนาด 100 TB พร้อมตัวเลือกในการเพิ่มพื้นที่เก็บข้อมูล หากต้องการจัดสรรการใช้พื้นที่เก็บข้อมูลร่วมของสถาบัน คุณสามารถกำหนดขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลให้ผู้ใช้และไดรฟ์ที่แชร์
เคล็ดลับการกำหนดขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูล
- กำหนดขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลให้ผู้ใช้: กำหนดขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลพื้นฐานให้กับผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรระดับบนสุดก่อน เพื่อให้มีขีดจำกัดที่ครอบคลุมผู้ใช้ทุกราย จากนั้นกำหนดขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลสำหรับหน่วยหรือกลุ่มขององค์กรย่อยเพื่อลบล้างขีดจำกัดพื้นฐาน
- กำหนดขีดจำกัดที่แตกต่างกันสำหรับนักเรียนและผู้สอน: คุณอาจเริ่มต้นด้วยการกำหนดขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูล 3 GB ให้กับนักเรียน (ตามกลุ่มหรือหน่วยขององค์กร) และกำหนดขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูล 10-15 GB ให้กับผู้สอน แต่เราขอแนะนำให้คุณวิเคราะห์การใช้พื้นที่เก็บข้อมูลปัจจุบันเพื่อสังเกตการใช้งานโดยทั่วไปในสถาบันของคุณ
- อนุญาตให้ผู้ใช้บางรายสร้างไดรฟ์ที่แชร์: โดยค่าเริ่มต้นแล้ว การสร้างไดรฟ์ที่แชร์จะปิดอยู่สำหรับผู้ใช้ทุกคนในองค์กร เราขอแนะนำให้คุณกำหนดขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลในไดรฟ์ที่แชร์ (ตามที่อธิบายไว้ถัดไป) จากนั้นจึงอนุญาตให้ผู้ใช้ในบางกลุ่มหรือหน่วยขององค์กรสร้างไดรฟ์ที่แชร์ได้
- ปรับขีดจำกัดของพื้นที่เก็บข้อมูลสำหรับไดรฟ์ที่แชร์: นอกจากการจำกัดผู้ที่มีสิทธิ์สร้างไดรฟ์ที่แชร์แล้ว คุณยังจัดสรรพื้นที่เก็บข้อมูลให้กับแต่ละไดรฟ์ที่แชร์อย่างเหมาะสมได้ด้วย โดยค่าเริ่มต้น ระบบจะตั้งค่าขีดจำกัดของไดรฟ์ที่แชร์เป็น 100 GB
- สร้างกลุ่มสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลมากขึ้น: ผู้ใช้บางรายอาจต้องได้รับการปรับเพิ่มขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูล เช่น กรณีที่ทำงานในโปรเจ็กต์เฉพาะ ดูแลความต้องการใช้งานชั่วคราวเหล่านี้ด้วยการสร้างกลุ่มการกำหนดค่าสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่ม ยกเว้นผู้ใช้จากขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลในหน่วยขององค์กรด้วยการเพิ่มผู้ใช้ลงในกลุ่มตามระยะเวลาที่ต้องการ
- แจ้งการเปลี่ยนแปลงนโยบายพื้นที่เก็บข้อมูล: แจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่าคุณจะบังคับใช้ขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูล โปรดดูเทมเพลตการแจ้งเตือนทางอีเมลที่หัวข้อแจ้งการเปลี่ยนแปลงนโยบายให้ผู้ใช้ทราบ
หากต้องการดูแนวทางปฏิบัติแนะนำเพิ่มเติม โปรดดาวน์โหลดคู่มือพื้นที่เก็บข้อมูลสำหรับผู้ดูแลระบบ
กำหนดขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลสำหรับผู้ใช้
ก่อนเริ่มต้น: หากต้องการใช้การตั้งค่ากับผู้ใช้บางราย ให้เพิ่มบัญชีของผู้ใช้ที่ต้องการในหน่วยขององค์กร (เพื่อตั้งค่าตามแผนก) หรือเพิ่มไปยังกลุ่มการกำหนดค่า (เพื่อตั้งค่าให้กับผู้ใช้ในแผนกต่างๆ)
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)
-
จากคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู
พื้นที่เก็บข้อมูล
- ในส่วนการตั้งค่าพื้นที่เก็บข้อมูล ให้คลิกจัดการ
- คลิกขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลของผู้ใช้
- ทางด้านซ้าย คลิกรายการที่คุณต้องการใช้ขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูล ดังนี้
- หน่วยขององค์กร - คลิกหน่วยขององค์กร
- กลุ่ม - คลิกกลุ่ม คลิกช่องค้นหาแล้วเริ่มป้อนชื่อกลุ่ม จากนั้นคลิกกลุ่มที่ต้องการ
โปรดทราบว่าขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลของกลุ่มจะลบล้างขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลขององค์กรเสมอ และคุณยังเลือกได้ว่ากลุ่มใดจะลบล้างกันผ่านการตั้งค่ากลุ่ม โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกลุ่มการกำหนดค่า
- เลือกเปิด แล้วกำหนดขนาดพื้นที่เก็บข้อมูล
- คลิกบันทึก แต่หากเป็นการกำหนดขีดจำกัดให้กับหน่วยขององค์กรย่อยหลังจากที่ตั้งค่าขีดจำกัดสำหรับหน่วยขององค์กรหลักแล้ว ให้คลิกลบล้าง หากมีผู้ใช้ใช้พื้นที่เก็บข้อมูลเกินขีดจำกัดแล้ว คุณจะได้รับคำเตือน ดูข้อมูลเพิ่มเติมเรื่องข้อความเตือนเกี่ยวกับขีดจำกัดของพื้นที่เก็บข้อมูล
สำหรับ Gmail และ Photos การกำหนดขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลอาจต้องใช้เวลานานถึง 24 ชั่วโมงจึงจะมีผล ส่วนในไดรฟ์ ขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลจะมีผลหลังจากที่ผู้ใช้อัปโหลด สร้าง หรือแก้ไขไฟล์ครั้งถัดไป
กำหนดขีดจำกัดของพื้นที่เก็บข้อมูลสำหรับไดรฟ์ที่แชร์
หากต้องการควบคุมปริมาณพื้นที่เก็บข้อมูลของไดรฟ์ที่แชร์ คุณสามารถกำหนดขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลของไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งมอบหมายให้กับหน่วยขององค์กรที่ต้องการได้ โดยค่าเริ่มต้น ระบบจะตั้งค่าขีดจำกัดของไดรฟ์ที่แชร์เป็น 100 GB แต่คุณอาจต้องการปรับขีดจำกัดให้เหมาะกับสถาบันของคุณ เช่น คุณอาจต้องการให้แต่ละไดรฟ์ที่แชร์ในหน่วยขององค์กร "คณาจารย์" ใช้พื้นที่เก็บข้อมูลได้ไม่เกิน 100 GB และจำกัดพื้นที่ 10 GB สำหรับแต่ละไดรฟ์ที่แชร์ที่เหลือในองค์กร วิธีการคือให้กำหนดขีดจำกัด 10 GB สำหรับไดรฟ์ที่แชร์ในหน่วยขององค์กรระดับบนสุด จากนั้นกำหนดขีดจำกัด 100 GB สำหรับไดรฟ์ที่แชร์ในหน่วยขององค์กร "คณาจารย์"
ก่อนเริ่ม (ไม่บังคับ): หากต้องการกำหนดขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลที่ต่างกันในแต่ละไดรฟ์ที่แชร์ ให้กำหนดไดรฟ์ที่แชร์ไปยังหน่วยขององค์กรต่างๆ
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)
-
จากคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู
- ในส่วนการตั้งค่าพื้นที่เก็บข้อมูล ให้คลิกจัดการ
- ทางด้านซ้าย ให้คลิกหน่วยขององค์กรที่คุณต้องการกำหนดขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลของไดรฟ์ที่แชร์
- คลิกขีดจำกัดของพื้นที่เก็บข้อมูลไดรฟ์ที่แชร์
- เลือกเปิด และป้อนขนาดพื้นที่เก็บข้อมูลของแต่ละไดรฟ์ที่แชร์
- คลิกบันทึก หากคุณต้องการกำหนดขีดจำกัดสำหรับหน่วยขององค์กรย่อยที่เคยได้รับขีดจำกัดมาจากหน่วยขององค์กรหลัก ให้คลิกลบล้าง หากก่อนหน้านี้คุณได้กำหนดขีดจำกัดสำหรับหน่วยขององค์กรย่อย และต้องการให้รับขีดจำกัดมาจากหน่วยขององค์กรหลัก ให้คลิกรับค่า
หากมีไดรฟ์ที่แชร์ใช้พื้นที่เก็บข้อมูลเกินขีดจำกัด ระบบจะส่งคำเตือนให้คุณก่อนบังคับใช้นโยบาย โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อข้อความเตือนเกี่ยวกับขีดจำกัดของพื้นที่เก็บข้อมูลในหน้านี้
หมายเหตุ
- หลังจากกำหนดขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลของไดรฟ์ที่แชร์แล้ว ขีดจำกัดดังกล่าวจะมีผลกับไดรฟ์ที่แชร์ในครั้งถัดไปที่ผู้ใช้เพิ่มหรือแก้ไขไฟล์ในไดรฟ์นั้น
- ขีดจำกัดของไดรฟ์ที่แชร์จะไม่มีผลกับการสร้างไดรฟ์ที่แชร์เพิ่ม หากกังวลว่าจะมีผู้ใช้บางคนใช้พื้นที่เก็บข้อมูลมากเกินไปจากการสร้างไดรฟ์ที่แชร์ ให้จำกัดผู้ที่มีสิทธิ์สร้างไดรฟ์ที่แชร์
สิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อผู้ใช้ใช้พื้นที่เก็บข้อมูลเกินขีดจำกัด
เมื่อบังคับใช้ขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลและผู้ใช้มีการใช้งานเกินขีดจำกัด Google Workspace ของผู้ใช้จะได้รับผลกระทบดังนี้
- ผู้ใช้จะอัปโหลดไฟล์หรือรูปภาพใหม่ไปยัง Google ไดรฟ์ไม่ได้
- ผู้ใช้จะสร้างไฟล์ใหม่ในแอปสร้างเนื้อหาแบบทำงานร่วมกันอย่าง Google เอกสาร, ชีต, สไลด์, วาดเขียน, ฟอร์ม และ Jamboard ไม่ได้ หากผู้ใช้ไม่ลดการใช้พื้นที่เก็บข้อมูล จะไม่มีใครสามารถแก้ไขหรือคัดลอกไฟล์ที่เกิดปัญหาหรือส่งแบบฟอร์มที่ผู้ใช้รายนั้นเป็นเจ้าของได้
- ผู้ใช้จะสำรองรูปภาพและวิดีโอไปที่ Google Photos ไม่ได้
- ผู้ใช้จะบันทึกการประชุมใหม่ใน Google Meet ไม่ได้
- ผู้ใช้ยังคงสามารถลงชื่อเข้าใช้และเข้าถึงบัญชี Google Workspace for Education ได้ รวมถึงดูและดาวน์โหลดไฟล์ ตลอดจนส่งและรับอีเมลได้ หมายเหตุ: ผู้ใช้ที่มีใบอนุญาต Google Workspace ที่ไม่ใช่ Education จะรับส่งอีเมลไม่ได้เมื่อใช้พื้นที่เก็บข้อมูลเกินขีดจำกัด
สิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อไดรฟ์ที่แชร์ใช้พื้นที่เก็บข้อมูลเกินขีดจำกัด
หากไดรฟ์ที่แชร์ใช้พื้นที่เก็บข้อมูลเกินขีดจำกัด ผู้ใช้จะไม่สามารถเพิ่มไฟล์ใหม่หรือแก้ไขไฟล์ที่มีอยู่ วิธีแก้ปัญหามีดังนี้
- ผู้จัดการเนื้อหาหรือผู้จัดการของไดรฟ์ที่แชร์สามารถย้ายหรือลบเนื้อหาออกจากไดรฟ์ที่แชร์
- ผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มพื้นที่เก็บข้อมูลของไดรฟ์ที่แชร์
