4. Definir limites de armazenamento

Os clientes do Google Workspace for Education recebem 100 TB de armazenamento em pool e opções para aumentar o espaço. Para alocar o pool de armazenamento da sua instituição, defina um limite para os usuários e os drives compartilhados.

Dicas para definir limites de armazenamento

• Defina limites de armazenamento para os usuários: primeiro escolha um limite de armazenamento base para os usuários da unidade organizacional superior. Assim ele será aplicado a todas as pessoas. Em seguida, defina que os limites de armazenamento dos grupos ou unidades organizacionais filhas substituam o valor base.
• Defina limites diferentes para estudantes e professores: você pode escolher um limite de armazenamento inicial de 3 GB para estudantes (por grupo ou unidade organizacional) e de 10 GB a 15 GB para professores. No entanto, recomendamos analisar o uso do armazenamento para determinar o valor ideal para sua instituição.
• Permitir que determinados usuários criem drives compartilhados: por padrão, a criação de drives compartilhados fica desativada para todos os usuários na sua organização. Recomendamos que você defina um limite de armazenamento nos drives compartilhados (descritos a seguir) e permita que os usuários em alguns grupos ou unidades organizacionais criem drives compartilhados.
• Personalize limites de armazenamento para drives compartilhados: além de restringir a criação, você também pode garantir que o armazenamento seja alocado corretamente em drives compartilhados específicos. Por padrão, o limite de drives compartilhados é de 100 GB.
• Crie grupos para usuários que precisam de mais armazenamento: algumas pessoas precisam de limites mais flexíveis, por exemplo, para trabalhar em um projeto específico. Diante dessas necessidades temporárias, crie um grupo de configuração para esses usuários. Para isentar os usuários dos limites de armazenamento da unidade organizacional, adicione essas pessoas ao grupo conforme necessário.
• Divulgue as mudanças na política de armazenamento: informe aos usuários que você aplicou um limite de armazenamento. Confira modelos de notificação por e-mail em Informar mudanças na política aos seus usuários.

Para mais práticas recomendadas, faça o download do guia de armazenamento para administradores.

Definir limites de armazenamento para os usuários

Antes de começar: se você quiser aplicar a configuração a determinados usuários, coloque as contas deles em uma unidade organizacional (para controlar o acesso por departamento) ou em um grupo de configuração (para controlar o acesso por departamentos).

1. Faça login no Google Admin Console.

   Use sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

2. No Admin Console, acesse Menu  Armazenamento.
3. Na seção Configurações de armazenamento, clique em Gerenciar.
4. Clique em Limite de armazenamento do usuário.
5. À esquerda, clique na entidade que vai ter um limite de armazenamento:
   • Unidade organizacional: clique na unidade organizacional.
   • Grupo: clique em Grupos. Clique no campo de pesquisa, comece a digitar o nome do grupo e clique nele.

     Os limites de armazenamento dos grupos sempre substituem os da organização. Nas configurações dos grupos, você organiza quais deles substituem uns aos outros. Saiba mais sobre os grupos de configuração

6. Selecione Ativado e defina a quantidade de armazenamento.
7. Clique em Salvar. Se você definir um limite para uma unidade organizacional filha após fazer isso para uma unidade mãe, clique em Substituir. Você vai receber um aviso quando algum usuário exceder o limite de armazenamento. Saiba mais sobre esses avisos.

No Gmail e no Google Fotos, a aplicação do limite de armazenamento pode levar até 24 horas. No Drive, ela acontece depois que o usuário faz upload, cria ou edita um arquivo.

Definir limites de armazenamento para drives compartilhados

Para controlar a quantidade de armazenamento que os drives compartilhados podem usar, defina um limite para aqueles que foram atribuídos a uma unidade organizacional. Por padrão, o limite de drives compartilhados é de 100 GB, mas você pode personalizar de acordo com as necessidades da sua instituição. Por exemplo, é possível especificar um limite de 100 GB por drive compartilhado em uma unidade organizacional chamada "Faculdade" e de 10 GB por drive compartilhado no restante da organização. Para isso, defina um limite de 10 GB em drives compartilhados na sua unidade organizacional principal e 100 GB em "Faculdade".

Antes de começar (opcional): se você quiser aplicar limites de armazenamento diferentes a cada drive compartilhado, atribua-os a unidades organizacionais.

1. Faça login no Google Admin Console.

   Use sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

2. No Admin Console, acesse Menu  Armazenamento.
3. Na seção Configurações de armazenamento, clique em Gerenciar.
4. À esquerda, clique na unidade organizacional com os drives compartilhados que vão ter um limite de armazenamento.
5. Clique em Limite de armazenamento no drive compartilhado.
6. Selecione Ativado e insira a quantidade de armazenamento que cada drive compartilhado pode usar.
7. Clique em Salvar. Se você definiu um limite para uma unidade organizacional filha que herdava o limite de uma unidade organizacional mãe, clique em Substituir. Se você definiu um limite para uma unidade organizacional filha e quer que ela herde o limite de uma unidade organizacional mãe, clique em Herdar.

   Se alguns drives compartilhados já excederam o limite de armazenamento, você vai receber um aviso antes da aplicação da política. Nesta página, confira mais detalhes em Mensagens de aviso sobre o limite de armazenamento.

Observação: 

• Depois que você define um limite de armazenamento, ele é aplicado ao drive compartilhado quando um usuário adiciona ou edita um arquivo nele.
• Os limites não impedem a criação de outros drives compartilhados. Se você tem receio de que alguns usuários façam isso e consumam muito armazenamento, restrinja quem pode criar drives compartilhados. 

O que acontece quando seus usuários ultrapassam os limites de armazenamento?

Quando os limites de armazenamento são aplicados e ultrapassados pelo usuário, o Google Workspace é afetado das seguintes maneiras:

• Não é possível fazer upload de novos arquivos ou imagens para o Google Drive.
• Também não é possível criar arquivos em apps de conteúdo colaborativo, como o Jamboard e os Documentos, Planilhas, Apresentações, Desenhos e Formulários Google. Até que o espaço seja liberado, ninguém pode editar e copiar os arquivos afetados nem enviar formulários que pertençam ao usuário.
• Não vai ser possível fazer backup de fotos e vídeos no Google Fotos.
• Também não é possível gravar novas reuniões no Google Meet.
• Os usuários ainda podem fazer login e acessar a conta do Google Workspace for Education, abrir e fazer o download de arquivos e enviar e receber e-mails. Observação: os usuários com licenças que não sejam do Google Workspace for Education não podem enviar nem receber e-mails quando ultrapassam o limite de armazenamento.

O que acontece quando os drives compartilhados ultrapassam os limites de armazenamento

Quando um drive compartilhado excede o limite de armazenamento, os usuários não podem editar arquivos nem adicionar outros. Para resolver, faça o seguinte:

• Um administrador de conteúdo ou do drive compartilhado pode mover ou excluir arquivos do drive compartilhado.
• Um administrador pode aumentar o limite de armazenamento do drive compartilhado.