4. Définir des limites de stockage

Les clients Google Workspace for Education bénéficient par défaut d'un espace de stockage commun de 100 To et de différentes options permettant d'en ajouter davantage. Pour allouer l'espace de stockage commun de votre établissement, vous pouvez définir une limite de stockage pour les utilisateurs et les Drive partagés.

Conseils pour définir les limites de stockage

• Définissez les limites de stockage pour les utilisateurs : définissez d'abord une limite de stockage par défaut pour les utilisateurs au niveau de l'unité organisationnelle racine, afin de vous assurer qu'un quota est appliqué à tous les utilisateurs. Définissez ensuite des quotas de stockage pour les unités organisationnelles enfants ou les groupes afin de remplacer la limite par défaut.
• Définissez des limites différentes pour les élèves et les enseignants : vous pouvez commencer par définir une limite de stockage de 3 Go pour les élèves (par groupe ou unité organisationnelle) et de 10 à 15 Go pour les enseignants. Cependant, nous vous recommandons d'analyser votre utilisation actuelle de l'espace de stockage pour déterminer l'utilisation habituelle dans votre établissement.
• Autorisez certains utilisateurs à créer des Drive partagés : par défaut, la création de Drive partagés est désactivée pour tous les utilisateurs de votre organisation. Nous vous recommandons de définir une limite de stockage sur les Drive partagés (voir ci-dessous), puis d'autoriser les utilisateurs de certains groupes ou unités organisationnelles à créer des Drive partagés.
• Personnalisez les limites de stockage pour les Drive partagés : en plus de limiter les utilisateurs autorisés à créer des Drive partagés, vous pouvez vous assurer que l'espace de stockage est alloué à chaque Drive partagé de manière appropriée. Par défaut, la limite pour les Drive partagés est de 100 Go.
• Créez des groupes pour les utilisateurs ayant besoin de plus d'espace de stockage : certains utilisateurs peuvent avoir besoin de flexibilité concernant les limites de stockage, par exemple lorsqu'ils travaillent sur un projet particulier. Pour répondre à ces besoins temporaires, créez un groupe de configuration pour les utilisateurs ayant besoin de davantage d'espace de stockage. En les ajoutant à ce groupe aussi longtemps que nécessaire, vous pouvez affranchir ces utilisateurs des limites de stockage imposées par leur unité organisationnelle.
• Communiquez les changements de règles de stockage : informez vos utilisateurs que vous appliquez une limite de stockage. Pour obtenir des modèles de notification par e-mail, consultez Communiquer les changements de règles de stockage à vos utilisateurs.

Pour découvrir d'autres bonnes pratiques, téléchargez le Guide de stockage à l'attention des administrateurs.

Définir des limites de stockage pour les utilisateurs

Avant de commencer:si nécessaire, découvrez comment appliquer le paramètre à un service ou à un groupe.

1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

   Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

2. Dans la console d'administration, accédez à Menu    Stockage.
3. Dans la section Paramètres de stockage, cliquez sur Gérer.
4. Cliquez sur Limite de stockage utilisateur.
5. À gauche, cliquez sur l'entité à laquelle vous souhaitez appliquer une limite de stockage :
   • Unité organisationnelle : cliquez sur l'unité organisationnelle.
   • Groupe : cliquez sur Groupes. Cliquez sur le champ de recherche et commencez à saisir le nom du groupe, puis cliquez dessus.

     Notez que les limites de stockage des groupes prévalent toujours sur les limites de stockage de l'organisation, et que vous pouvez choisir quels groupes prévalent dans les paramètres de groupe. En savoir plus sur les groupes de configuration

6. Sélectionnez Activé et définissez l'espace de stockage.
7. Cliquez sur Enregistrer. Si vous définissez une limite pour une unité organisationnelle enfant après en avoir défini une pour une unité organisationnelle parente, cliquez sur Remplacer. Si certains utilisateurs dépassent déjà la limite de stockage, vous recevez un avertissement. En savoir plus sur les messages d'avertissement concernant la limite de stockage

Dans Gmail et Photos, l'application de la limite de stockage peut prendre jusqu'à 24 heures. Dans Drive, la limite de stockage s'applique lorsque l'utilisateur importe, crée ou modifie un fichier.

Définir des limites de stockage pour les Drive partagés

Pour contrôler l'utilisation de l'espace de stockage des Drive partagés, vous pouvez définir une limite de stockage pour les Drive partagés attribués à une unité organisationnelle spécifique. Par défaut, la limite pour les Drive partagés est de 100 Go, mais vous pouvez l'adapter à votre établissement. Imaginons par exemple que vous souhaitiez limiter les Drive partagés d'une unité organisationnelle "Enseignants" à 100 Go chacun, contre 10 Go pour les autres Drive partagés de votre organisation. Pour ce faire, définissez une limite de 10 Go pour les Drive partagés de votre unité organisationnelle racine, puis une limite de 100 Go pour les Drive partagés de l'unité organisationnelle "Enseignants".

Avant de commencer (facultatif) : si vous souhaitez appliquer des limites de stockage différentes selon les Drive partagés, attribuez des Drive partagés aux unités organisationnelles.

1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

   Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

2. Dans la console d'administration, accédez à Menu    Stockage.
3. Dans la section Paramètres de stockage, cliquez sur Gérer.
4. À gauche, cliquez sur l'unité organisationnelle hébergeant les Drive partagés pour lesquels vous souhaitez définir une limite de stockage.
5. Cliquez sur Limite de stockage des Drive partagés.
6. Sélectionnez Activé, puis saisissez le volume de stockage que chaque Drive partagé est autorisé à utiliser.
7. Cliquez sur Enregistrer. Si vous définissez une limite pour une unité organisationnelle enfant qui héritait jusqu'à maintenant de la limite d'une unité organisationnelle parente, cliquez sur Remplacer. Si vous aviez précédemment défini une limite pour une unité organisationnelle enfant, mais que vous souhaitez maintenant qu'elle hérite de la limite d'une unité organisationnelle parente, cliquez sur Hériter.

   Si certains Drive partagés dépassent déjà la limite de stockage, vous recevez un avertissement avant l'application de la règle. Pour en savoir plus, consultez la section Messages d'avertissement concernant la limite de stockage sur cette page.

Remarque : 

• Une fois que vous avez défini une limite de stockage pour un Drive partagé, celle-ci s'applique au Drive partagé dès qu'un utilisateur y ajoute ou en modifie un fichier.
• Les limites des Drive partagés n'empêchent pas les utilisateurs de créer d'autres Drive partagés. Si vous craignez que certains utilisateurs ne consomment trop d'espace de stockage en créant des Drive partagés, limitez les personnes autorisées à en créer. 

Que se passe-t-il lorsque vos utilisateurs dépassent les limites de stockage ?

Lorsque des limites de stockage sont appliquées et que des utilisateurs outrepassent cette limite, Google Workspace applique différentes restrictions :

• Ils ne peuvent plus importer de nouveaux fichiers ni de nouvelles images dans Google Drive.
• Ils ne peuvent plus créer de fichiers dans les applications de création collaborative de contenus telles que Google Docs, Sheets, Slides, Drawings, Forms et Jamboard. Tant qu'ils n'ont pas libéré de l'espace de stockage, plus personne ne peut modifier ou copier les fichiers concernés qui leur appartiennent, ni envoyer de formulaires dont ils sont propriétaires.
• Ils ne peuvent plus sauvegarder de photos ni de vidéos dans Google Photos.
• Ils ne peuvent plus enregistrer de nouvelles réunions dans Google Meet.
• Ils peuvent toujours se connecter à leur compte Google Workspace for Education et y accéder, afficher et télécharger leurs fichiers, et envoyer et recevoir des e-mails. Remarque : les utilisateurs disposant de licences Google Workspace autres qu'Education ne peuvent plus envoyer ni recevoir d'e-mails lorsqu'ils dépassent leur limite de stockage.

Que se passe-t-il lorsque les Drive partagés dépassent les limites de stockage ?

Si un Drive partagé dépasse sa limite de stockage, les utilisateurs ne peuvent plus ajouter de fichiers ni modifier les fichiers existants. Pour résoudre le problème :

• Un gestionnaire de contenu ou un gestionnaire du Drive partagé peut déplacer ou supprimer du contenu du Drive partagé.
• Un administrateur peut augmenter la limite de stockage qui s'applique au Drive partagé.