保存容量の上限

Google Apps ユーザーあたり 30 GB(Google Apps(無償版)では 15 GB)のコンテンツを無料で保存できます。この保存容量は Google ドライブ、Gmail、Picasa ウェブ アルバムで共通です。上限に近づいている場合や保存容量が足りなくなった場合は、追加容量を購入できます。あるいは、使用中の保存容量を削減することもできます。

Gmail 保存容量を管理する

保存容量は Google ドライブ、Gmail、Picasa ウェブ アルバムで共用なので、そのどれかのサービスで使用中の保存容量を削減することで、空き容量を増やすことができます。Google ドライブにアップロードしたファイルや写真で使っている保存容量を削減するには、Google ドライブの保存容量割り当ての管理をご覧ください。Gmail 保存容量の管理方法については、この記事で後述します。

容量の上限に達すると、ユーザーは新規メールを送受信できなくなります。また、アカウントの全般的なパフォーマンスが低下する場合があります。具体的には、「送信先のメール アカウントは割り当て量を超えています」という内容の返送メッセージが送信者に届きます。ただし、Gmail でメッセージが返送されるようになるまでには十分な時間があるので、その前に保存容量の問題に対処してください。

メールを削除して使用容量を削減する手順については、保存容量の上限をご覧ください。また、メールボックスがいっぱいにならないように回避する方法については、下記の「解決策」セクションをご覧ください。

各アカウントで利用できる保存容量は、Gmail ページの下部に表示されているインジケータで把握できます。

原因

保存容量の上限に達する原因のうち、Gmail に関連した原因は次のとおりです。

  • ログ ファイルなど、大量の自動メールを受信している。
  • キャッチオールとしてアカウントを使用している。
  • 1 つのアカウントに複数のエイリアスを作成している、または 1 つのアカウントへのアクセスを複数のユーザーに委任している。
  • スプレッドシート、動画、写真など、サイズの非常に大きいファイルをメールの添付ファイルとして受信している。

推奨事項

Gmail の保存容量を管理するためのベスト プラクティスは、次のとおりです。

  • 他のリソースを使用してコンテンツと動画を共有する。 Google サイトYouTube の使用を検討してください。
  • メッセージ ログや自動メールの送信先を Google グループにする。 Google グループを使用すると、通知メールのサイズが大きかったり頻度が高かったりしても、ウェブ インターフェースで読むことができます。
  • キャッチオール アカウントを使用しない。不正業者はドメインのメール アドレスを類推しようと試みます。類推したアドレスが間違っていても、キャッチオール アドレスに迷惑メールが配信され、アカウントの保存容量がすぐにいっぱいになる可能性があります。メール エイリアスを使用するか、キャッチオール アカウントが必要な場合は、実際のユーザー アカウントや管理者アカウントではなく、専用のアカウントを用意します。キャッチオール アカウントのメールは定期的に消去し、管理不能になった場合はアカウントを無効にするようにしてください。
  • メールの共有に Google グループを使用する。使用するメール エイリアスは 10 個以下にします。また、複数のユーザーで 1 つのアカウントを使用しないようにします。グループを使用して共有メールボックスを作成するか、多数のユーザーが 1 つのアドレスでメールを送受信できるようにします。

解決策

ここでは、Gmail の使用容量を減らす方法、メールボックスをいっぱいにしない方法について、簡単な方法から順に説明します。

  • 使用容量を減らすには、メールボックスの容量を使用している古いメールを削除するのが最も簡単です。メールを削除して使用容量を減らす手順については、保存容量の上限をご覧ください。

    詳細検索の演算子を使用して、たとえば、ファイルが添付されているメールを見つけるカスタム フィルタを作成します。それには、次の検索キーワードを使用します。
    has:attachment

    1 MB を超えるすべてのメールを見つけるには、次の検索キーワードを使用します。
    size:1000000

    また、「before:」に「yyyy/mm/dd」形式の日付を使用して指定した日付よりも前のすべてのメールを検索し、メールボックスから削除することもできます。次の検索キーワードを使用します。
    before:2013/03/25
  • メールの削除が現実的でない場合は、Microsoft Outlook、Apple Mail など、ローカルのメール クライアントにメールをアーカイブします。このオプションの詳細については、Google Apps からのデータ移行をご覧ください。
  • 次の回避方法は、ユーザーのアカウントを新しく作成し、メールの委任を設定するというものです。この場合、アカウントを切り替えると、アーカイブ用アカウント内のメールを表示できます。次のようにします。
    1. メインのアカウントのユーザー名を変更します(例: username.old@domain.com)。
    2. 名前を変更するとメインのアカウントに自動的にメインのニックネームが追加されるので、これを削除します。
    3. メインのユーザー名で新しいアカウントを作成します(例: username@domain.com)。
    4. メールの委任を設定するか、マルチ ログインを有効にします。
      • メールの委任を使用して、新しいアカウントから古いアカウントにアクセスできるようにします。こうすると、普段は新しいアカウントで作業しながら、古いアカウントに戻って古いメールを確認できます。
      • メールの委任を使用する代わりに、マルチ ログインを有効にすることもできます。マルチ ログインを設定する場合は、新しいアカウントにログインしてから、古いアカウントにログインします。こうすると、新しいアカウントがそのユーザーのメインのアカウントになります。

      これで完了です。