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Google Apps は G Suite として生まれ変わりました。サービスの内容はこれまでと同じで、名称のみの変更です。

保存容量の制限

G Suite をご使用の場合、ユーザーあたり最大 30 GB のファイルを無料で保存できます(G Suite(無償版)や個々の一般ユーザー向けアカウントでは最大 15 GB)。この保存容量は Gmail、Google ドライブ、Google フォトで共用です。上限に近づいている場合や保存容量が足りなくなった場合は、追加容量を購入するか、使用容量を削減してください。

G Suite Business または G Suite for Education をご使用の場合、ユーザーあたり無制限の保存容量(ユーザーが 5 人以上の場合)または 1 TB の保存容量(ユーザーが 4 人以下の場合)を使用できます。

Gmail の保存容量を管理する

保存容量は Gmail、Google ドライブ、Google フォトで共用なので、そのいずれかのサービスの使用容量を削減することで、空き容量を増やすことができます。Google ドライブにアップロードしたファイルや写真で使っている保存容量を削減するには、Google ドライブの保存容量割り当ての管理をご覧ください。Gmail の保存容量の管理方法については、この記事で後述します。

ユーザーのアカウントが容量の上限に達すると、ユーザーは新規メールを送受信できなくなります。また、アカウントの全般的なパフォーマンスが低下する場合があります。具体的には、送信先のユーザーの Inbox で保存容量が不足している場合、「送信先のメール アカウントは割り当て量を超えています」という内容の 452-4.2.2 返送メッセージが送信者に届きます。

これは一時的なメール配信エラーであり、その後十分な保存容量が確保されると、送信サーバーは再送信を試みます。十分な保存容量がある場合は、配信は正常に完了します。

注: 受信者が 90 日以上ログインしていない場合、メールは配信されません。

メールを削除して使用容量を削減する手順については、保存容量の上限についてのページをご覧ください。また、メールボックスがいっぱいにならないように回避する方法については、下記の「解決策」セクションをご覧ください。

各アカウントで利用できる保存容量は、Gmail ページの下部に表示されているインジケータで確認できます。

原因

保存容量の上限に達する原因のうち、Gmail に関連した原因は次のとおりです。

  • ログファイルなど、大量の自動メールを受信している。
  • キャッチオールとしてアカウントを使用している。
  • 1 つのアカウントに複数のエイリアスを作成している、または 1 つのアカウントへのアクセスを複数のユーザーに委任している。
  • スプレッドシート、動画、写真など、サイズの非常に大きいファイルをメールの添付ファイルとして受信している。
推奨事項

Gmail の保存容量を管理するには、次のことをおすすめします。

  • 他のリソースを使用してコンテンツと動画を共有する。 Google サイトYouTube の使用を検討してください。
  • メッセージログや自動メールの送信先を Google グループにする。 Google グループを使用すると、通知メールのサイズが大きかったり頻度が高かったりしても、ウェブ インターフェースで読むことができます。
  • キャッチオール アカウントを使用しない。 不正業者はドメインのメールアドレスを類推しようと試みます。類推したアドレスが間違っていても、キャッチオール アドレスに迷惑メールが配信され、アカウントの保存容量がすぐにいっぱいになる可能性があります。メール エイリアスを使用するか、キャッチオール アカウントが必要な場合は、実際のユーザー アカウントや管理者アカウントではなく、専用のアカウントを用意します。キャッチオール アカウントのメールは定期的に消去し、管理不能になった場合はアカウントを無効にするようにしてください。
  • メールの共有に Google グループを使用する。 使用するメール エイリアスは 10 個以下にします。また、複数のユーザーで 1 つのアカウントを使用しないようにします。グループを使用して共有メールボックスを作成するか、多数のユーザーが 1 つのアドレスでメールを送受信できるようにします。
解決策

ここでは、Gmail の使用容量を減らす方法、メールボックスをいっぱいにしない方法について、簡単な方法から順に説明します。

  • 使用容量を減らすには、メールボックスの容量を圧迫している古いメールを削除するのが最も簡単です。メールを削除して使用容量を削減する手順については、保存容量の上限をご覧ください。

    詳細検索の演算子を使用して、特定のメールを見つけるカスタム フィルタを作成します。たとえば、ファイルが添付されているメールを見つけるには、次の検索キーワードを使用します。
    has:attachment

    1 MB を超えるすべてのメールを見つけるには、次の検索キーワードを使用します。
    size:1000000

    また、「before:」の後に「yyyy/mm/dd」形式の日付を付加して指定した日付よりも前のすべてのメールを検索し、メールボックスから削除することもできます。
    before:2013/03/25
  • メールの削除が現実的でない場合は、Microsoft Outlook、Apple Mail など、ローカルのメール クライアントにメールをアーカイブできます。この方法について詳しくは、G Suite からのデータ移行をご覧ください。
  • 次の回避方法は、ユーザーのアカウントを新しく作成し、メールの委任を設定するというものです。この場合、アカウントを切り替えると、アーカイブ用アカウント内のメールを表示できます。方法は次のとおりです。
    1. メインのアカウントのユーザー名を変更します(例: username.old@domain.com)。
    2. 名前を変更するとメインのアカウントに自動的にメインのエイリアスが追加されるので、これを削除します。
    3. メインのユーザー名で新しいアカウントを作成します(例: username@domain.com)。
    4. メールの委任を設定するか、マルチログインを有効にします。
      • メールの委任を使用して、新しいアカウントから古いアカウントにアクセスできるようにします。こうすることで、普段は新しいアカウントを使用しながら、必要に応じて以前のアカウントのメールも確認できます。
      • メールの委任を使用する代わりに、マルチログインを有効にすることもできます。マルチログインを設定する場合は、新しいアカウントにログインしてから、古いアカウントにログインします。こうすると、新しいアカウントがそのユーザーのメインのアカウントになります。

      これで完了です。

 

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