自動為新檔案套用分類標籤

支援這項功能的版本:Enterprise;Education Standard 和 Education Plus。  版本比較

如果 Cloud Identity 進階版使用者獲得授權的 Workspace 版本包含雲端硬碟稽核記錄,他們就能使用雲端硬碟資料遺失防護功能。

管理員可以建立為雲端硬碟檔案套用標籤的政策,以便因應公司的資料安全性需求。系統會根據機構架構,透過自動化的資料分類設定來套用標籤。

這些功能適用於所有 Google 雲端硬碟檔案,並且使用雲端硬碟標籤和欄位 (有時稱為中繼資料)。

事前準備

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瞭解及建立雲端硬碟標籤

將雲端硬碟標籤與新檔案搭配使用的事前須知:

瞭解資料分類設定及雲端硬碟檔案擁有權

資料分類設定可讓您根據機構單位或群組的檔案擁有權 (個人或共用雲端硬碟) 為新的雲端硬碟檔案套用分類標籤。請注意,使用者可以隸屬不同的機構單位,這表示使用者和共用雲端硬碟可能會有不同的自動分類政策。

請注意,檔案擁有權變更時,系統會將自動分類設定套用至新擁有者。舉例來說,如果我將檔案從「我的雲端硬碟」移至團隊的共用雲端硬碟,系統就會套用該共用雲端硬碟的標籤。相反地,如果我將檔案移出團隊的共用雲端硬碟,系統則會套用我的標籤。

如果擁有權在機構內的使用者和共用雲端硬碟之間變更,標籤仍會維持不變。

為什麼要使用資料分類設定,自動為新的雲端硬碟檔案 (而非資料遺失防護規則) 套用標籤?

使用資料分類設定即可將標籤直接套用至部分使用者 (例如法務機構單位) 建立的新檔案。如要保護特定敏感內容 (例如身分證字號),建議您使用資料遺失防護規則。如果您想將標籤套用至特定使用者或共用雲端硬碟所擁有的新檔案,請使用資料分類設定。

建議您思考以下問題:

  • 將自動資料分類設定做為預設標籤:這類標籤的作用是為特定使用者 (例如法務人員) 建立的所有文件提供安全防護措施,雖然可以大量涵蓋檔案,但是並不精確。如果您想以相同方式保護整個團隊,這個方法就相當實用,例如為法務團隊建立的所有檔案套用「法務」標籤。
  • 使用資料遺失防護規則做為指定目標的精確方法,新增標籤和欄位值:系統會新增這類標籤,以便直接回應機密資料 (例如護照號碼)。但是,精確度可能會導致誤判,且在貴機構雲端硬碟文件的涵蓋範圍較小。
鼓勵使用者使用自動資料分類設定和必填欄位填寫標籤

常見的客戶要求是鼓勵使用者一律填寫特定標籤欄位的值。舉例來說,您可以要求公司全體人員為所有檔案指派機密等級,例如「秘密」、「內部」、「公開」或「個人」。

如要達成此目標,您可以建立一個「檔案機密等級」標籤,並新增名為「分類」的欄位,其中包含上述四個選項,接著透過管理控制台為公司的所有員工套用這個標籤,然後在標籤管理工具中將該欄位標示為「必填」。自動分類設定會為公司中的所有檔案套用空白的「檔案機密等級」標籤,然後系統會顯示必填欄位核取方塊,提醒使用者提供標籤值。

確保使用者有權使用標籤

您必須向使用者授予標籤管理工具的權限,他們才能查看可套用的標籤或編輯標籤欄位。此外,您也必須在標籤管理工具中將欄位標示為必填,鼓勵使用者提供欄位值。使用者看到必填欄位時,就會看到要求他們輸入欄位值的訊息。詳情請參閱「管理標籤權限」。

請注意,不論建立該標籤的使用者權限為何,系統都會為新建立的檔案套用標籤。

請確認您在機構單位和群組中選取的使用者,與您授予標籤管理工具權限的對象相同。這可以確保需要查看標籤和編輯標籤欄位的使用者能執行這項操作。

資料分類設定、資料遺失防護規則和使用者之間的互動行為為何?

資料分類設定和資料遺失防護規則

您使用資料分類設定為檔案新增的預設標籤可用於為檔案新增標籤;資料遺失防護規則則可以新增標籤和欄位值。一般來說,資料分類設定和資料遺失防護規則之間不會發生衝突。檔案上套用的標籤組合是由系統和使用者所套用的任何組合。

資料分類設定和使用者

只要使用者建立新檔案,系統就會自動套用標籤。資料分類設定只會套用標籤,而不會套用欄位值。此外,我們也建議您採用必填欄位設定,鼓勵使用者套用欄位。資料分類功能可用於套用使用者無法修改或移除 (甚至是查看) 的標籤。此外,標籤的使用者權限也不會影響透過資料分類設定套用標籤的功能。

瞭解標籤鎖定功能
與資料分類設定相關聯的標籤在標籤管理工具中會遭到鎖定,這可以防止他人編輯可能違反企業政策的標籤。將標籤從所有資料分類設定中移除,即可解除鎖定。系統也不允許停用或刪除資料分類設定中使用的標籤。此外,您也無法使用停用的標籤建立資料分類設定。

根據使用者的機構單位或群組成員資格為新檔案套用標籤

  1. 登入 Google 管理控制台

    請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 依序前往「安全性」>「資料分類」。如果標籤管理工具中尚未建立任何標籤,請按一下「建立標籤」,建立新標籤後再返回這裡的指示。此外,您可能需要按一下「啟用標籤」,才能在標籤管理工具中啟用標籤。
    注意:您無法使用停用的標籤建立資料分類設定。
  3. 在「套用標籤」下方,按一下「雲端硬碟與文件」
  4. 搜尋並選取所需的機構單位或群組,以便納入要自動套用標籤的使用者成員。舉例來說,如果您選取「財務」群組,就可以選取要為「財務」群組設定的標籤。
  5. 按一下「選取標籤」
  6. 選取要使用的標籤。使用者在雲端硬碟中建立新檔案時,這些標籤就會套用至檔案。這些標籤可包含與其相關聯的欄位,供使用者修改。請確認所選機構單位或群組中的使用者有權使用標籤管理工具中的標籤,以便查看標籤及修改標籤欄位。
  7. 按一下「繼續」。查看所選標籤。
  8. 按一下「儲存」。「套用標籤」頁面會在「設定」下方列出套用的標籤。

資料分類已知問題

經銷商支援

經銷商可以管理依賴標籤的資料遺失防護規則,但無法在標籤管理工具中管理標籤。我們計劃日後更新這項功能,為管理經銷網域的經銷商提供資料遺失防護資料分類的全面支援。這類似於透過雲端硬碟標籤管理工具提供的有限支援。詳情請參閱「管理雲端硬碟標籤」。

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