Оптимизация чат-групп в организации

Эта статья предназначена для администраторов. Если вы хотите узнать, как создавать чат-группы и присоединяться к ним, ознакомьтесь со справкой по чат-группам для конечных пользователей.

Чат-группы используются в Google Workspace для общения, совместной работы и выполнения задач. В них удобно делиться идеями и в целом работать, так как нужная информация всегда доступна их участникам. Они формируют интегрированную и продуктивную рабочую среду для поиска и обсуждения различных тем.

Преимущества чат-групп

Чат-группы:

• Позволяют объединить всю важную информацию.
  Чат-группы играют роль единого центра для командной работы, коллективного принятия решений, обсуждений и публикации объявлений. Все участники получают доступ к рабочим материалам и принимаемым решениям. В чат-группы интегрированы сервисы Google Workspace и сторонние приложения, поэтому все инструменты будут всегда под рукой.
   
• Посвящены определенной теме.
  Тематические чат-группы помогают сотрудникам эффективно организовать общение и оставаться в курсе событий, настроив оповещения. 
   
• Служат удобным пространством для обсуждений.
  Чат-группы позволяют быстро получать ответы и общаться неформально, например добавляя в сообщения эмодзи. Такой неофициальный стиль сближает сотрудников и делает общение более открытым, помогает строить доверительные отношения в компании.

Когда использовать чат-группы, а когда групповые чаты?

Чат-группы успешно справляются с описанными выше задачами коммуникации. Рекомендуем использовать их в первую очередь для проектной и командной работы, а также для постоянного неформального общения сотрудников и обмена знаниями.

Небольшие групповые чаты или чаты 1:1 больше подходят для коротких бесед, посвященных отдельным вопросам, например для неофициальных уточнений, напоминаний, разъяснений, не требующих внимания широкой аудитории, и обсуждения текущих задач, быстро теряющих актуальность.

Дополнительные сведения о возможных сценариях использования этих и других средств коммуникации можно найти в статье Рекомендации по групповому общению в Gmail.

Рекомендации по настройке чат-групп

Приведенные ниже советы помогут эффективно использовать чат-группы в организации.

• В большинстве ситуаций рекомендуется задать для чат-групп настройку "История включена по умолчанию", чтобы сотрудники могли просматривать оставленные в них сообщения. Если история отключена, обсуждение может исчезнуть до того, как все пользователи его прочитают. Если используемая вами версия Google Workspace поддерживает такую возможность, рекомендуем задать настройку История всегда включена.
• Составьте правила поведения в чатах компании и ознакомьте с ними сотрудников. В правилах можно, к примеру, объяснить, когда использовать электронную почту, а когда – прямую переписку, небольшие групповые чаты или чат-группы. Требования к срокам ответа в разных каналах связи будут различаться.
• Вы можете импортировать группы, в которых не более 100 участников, в чат-группу. Если в группе больше пользователей, создайте чат-группу, доступную для поиска, и отправьте участникам группы ссылку для присоединения к ней.
• При создании группового чата, его переименовании или преобразовании в чат-группу нужно использовать уникальное имя с учетом заглавных букв, пунктуации и языковых стандартов. Например, для чат-группы с названием "обед" нельзя использовать:
  • обеД;
  • обе.д;
  • öбед.

Ниже приводятся примеры таких правил.

• Участникам чат-группы не обязательно находиться в сети одновременно. Они могут читать сообщения и отвечать тогда, когда им удобно.
• Если в текст сообщения добавить имя участника с префиксом "@", участнику придет уведомление. Используйте эту функцию, чтобы привлечь внимание собеседника. С помощью упоминания @all можно обратиться ко всем участникам чат-группы: уведомление получат все. Вы можете добавить примеры ситуаций, когда это рекомендуется и не рекомендуется делать.
• Объясните пользователям, что в сообщениях с упоминаниями лучше сразу приводить какой-то общий контекст, особенно если чат очень длинный. Так коллегам будет проще понять, о чем вы их спрашиваете, и им не придется просматривать всю чат-группу.
• Чтобы помочь пользователям отвечать на определенные сообщения, не мешая основному обсуждению в чат-группе, рекомендуем использовать для ответов цепочки в чате. Подробнее….
• Темы, которые могут быть интересны всем, а не только определенным сотрудникам или командам, можно обсуждать в чат-группах, доступных для поиска. При их использовании обмен информацией происходит более прозрачно, организации могут легче добиться взаимопонимания, а новые участники – быстрее входить в курс дела.
• Посоветуйте сотрудникам создавать собственные чат-группы для работы. Руководителям стоит активно пользоваться чат-группами, подавая пример подчиненным.
• Расскажите менеджерам групп о необходимости модерировать обсуждения и следить за выполнением правил. Также пусть они отслеживают доступность чат-групп в организации.

Управление чат-группами в организации

Менеджеры чат-групп составляют их описание, разрабатывают правила и удаляют неприемлемый контент. Любой пользователь в организации, создающий чат-группу, автоматически становится ее менеджером и может присваивать эту роль другим пользователям. Подробная информация приведена в статье О роли "Менеджер группы".

Роль менеджера чат-группы может автоматически присваиваться пользователям в организации – это позволяет избежать ситуаций, когда чат-группы никем не управляются. Так может случиться, например, если менеджер чат-группы покинет ее или если аккаунт менеджера будет удален или заблокирован. Если создатель чат-группы больше не является ее участником или не проявляет активности 90 дней, до трех активных участников, присоединившихся к чат-группе первыми, автоматически получают роль менеджера.  

Рядом с именами менеджеров чат-групп в сообщениях и списке участников указан ромбик .