บทความนี้มีไว้สําหรับผู้ดูแลระบบ หากต้องการดูวิธีสร้างและเข้าร่วมพื้นที่ทำงาน โปรดไปที่ความช่วยเหลือสําหรับผู้ใช้ปลายทางของพื้นที่ทำงาน
พื้นที่ทำงานคือส่วนหลักใน Google Workspace ที่ใช้สื่อสาร ทํางานร่วมกัน และทําสิ่งต่างๆ ให้เสร็จ เมื่อใช้พื้นที่ทำงาน แนวคิดจะดําเนินไปได้อย่างอิสระมากขึ้น เข้าถึงข้อมูลได้ทุกเมื่อ และทํางานได้อย่างง่ายดาย พื้นที่ทำงานจะช่วยให้องค์กรได้หาคำตอบและทํางานร่วมกันในหัวข้อต่างๆ และนำสมาชิกในทีมมารวมตัวกันในสถานที่ที่เชื่อมต่อกันได้ดีกว่าและมอบประสิทธิภาพในการทำงานได้มากกว่า
ประโยชน์ของพื้นที่ทำงาน
พื้นที่ทำงานมีคุณสมบัติดังนี้
- เป็นศูนย์กลางของการทํางาน
พื้นที่ทำงานเป็นศูนย์รวมการทํางาน การตัดสินใจ การประกาศ และการสนทนาของทีม ทุกคนประสานงานกันอยู่เสมอด้วยสิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาเดียวกัน และรับรู้สถานการณ์ได้เท่าเทียมกันเมื่อตัดสินใจ แอป Workspace และเครื่องมือของบุคคลที่สามมีการผสานการทํางานในพื้นที่ทำงานตามที่คุณต้องการ
- ตรงตามหัวข้อ:
พื้นที่ทำงานที่ตรงตามหัวข้อจะช่วยให้ผู้ใช้จัดพื้นที่ทำงานและตั้งค่าการแจ้งเตือนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- พื้นที่ที่ปลอดภัยสําหรับการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น
เป็นพื้นที่ทำงานที่มีความคล่องตัว สื่อสารได้ง่าย และใช้ทรัพยากรน้อย พร้อมการสนทนาและอีโมจิที่ให้อารมณ์แบบสบายๆ รูปแบบการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการนี้ช่วยลดอุปสรรคในการมีส่วนร่วม และส่งเสริมให้เกิดการสนทนาอย่างต่อเนื่องและมีความปลอดภัยทางจิตวิทยาสําหรับผู้ใช้ในองค์กร
พื้นที่ทำงานหรือการสนทนากลุ่ม
พื้นที่ทำงานเหมาะสําหรับเป้าหมายการสื่อสารมากมาย ดังที่อธิบายไว้ข้างต้น เราขอแนะนําพื้นที่ทำงานให้เป็นที่หลักใน Workspace สําหรับการทํางานร่วมกันในโครงการและการทำงานร่วมกันแบบทีม รวมถึงการพูดคุยและการแชร์ความรู้ทั่วไปอย่างสม่ำเสมอ
การสนทนาลุ่มเล็กๆ หรือการแชทแบบ 1:1 เหมาะอย่างยิ่งสําหรับการรับส่งข้อความสั้นๆ เฉพาะกิจ เช่น การชี้แจงแบบเป็นกันเอง การติดตามผลอย่างรวดเร็ว การติดต่อสื่อสารเบื้องหลังที่ไม่ได้มีผู้รับสารจำนวนมาก และการสนทนาชั่วคราว
โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวลาที่คุณอาจต้องการใช้เครื่องมือสื่อสารเหล่านี้และเครื่องมืออื่นๆ ที่หัวข้อแนวทางปฏิบัติแนะนําสําหรับการสื่อสารเป็นกลุ่ม
แนวทางปฏิบัติแนะนําสำหรับการตั้งค่าพื้นที่ทำงาน
ต่อไปนี้เป็นคําแนะนําที่จะช่วยให้องค์กรใช้พื้นที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ในกรณีส่วนใหญ่ เราขอแนะนําให้เปิดใช้ประวัติโดยค่าเริ่มต้น เพื่อให้กลับไปดูความรู้และการสนทนาในอดีตได้ หากปิดประวัติไว้ การสนทนาอาจจะหายไปก่อนที่ทุกคนที่เกี่ยวข้องจะมีโอกาสได้ดู ขอแนะนำให้ใช้ตัวเลือกประวัติจะเปิดอยู่ตลอดเวลาหาก Workspace รุ่นที่คุณใช้ทำได้
- กําหนดและแจ้งแนวทางเกี่ยวกับมารยาทในการแชทของบริษัท แนวทางนี้ควรครอบคลุมสถานการณ์ต่างๆ เช่น เมื่อไรที่ควรใช้อีเมล ข้อความส่วนตัว การสนทนาเป็นกลุ่มเล็กๆ หรือพื้นที่ทำงาน และอธิบายว่าเวลาตอบกลับสำหรับช่องทางการสื่อสารเหล่านี้เหมือนหรือแตกต่างกันหรือไม่
- คุณสามารถนำเข้ากลุ่มไปยังพื้นที่ทำงานได้ แต่จะจำกัดไว้สำหรับกลุ่มที่มีสมาชิกน้อยกว่า 100 คนเท่านั้น หากต้องการนำเข้ากลุ่มที่มีผู้ใช้มากกว่า 100 คน คุณสามารถสร้างพื้นที่ทํางานที่ค้นพบได้ใหม่ จากนั้นจึงส่งข้อความถึงสมาชิกในกลุ่มพร้อมลิงก์สำหรับเข้าร่วมพื้นที่ทำงานใหม่
- เมื่อสร้าง เปลี่ยนชื่อ หรืออัปเกรดข้อความส่วนตัวในกลุ่มไปยังพื้นที่ทำงาน คุณต้องใช้ชื่อที่ไม่ซ้ำกัน ซึ่งรวมถึงการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ เครื่องหมายวรรคตอน และการปรับให้เป็นสากล เช่น หากมีพื้นที่ทำงานที่ชื่อ lunch คุณจะใช้ชื่อต่อไปนี้ไม่ได้
- luncH
- lun.h
- lŨnch
แนวทางบางส่วนที่เราแนะนำมีดังนี้
- ใช้พื้นที่ทำงานในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นแบบไม่พร้อมกันได้ ซึ่งผู้เกี่ยวข้องไม่จําเป็นต้องออนไลน์พร้อมกัน แต่จะอ่านและตอบกลับในเวลาที่ตนสะดวกได้
- ใช้ @พูดถึง เพื่อให้ผู้ที่ถูกแท็กเข้ามาอ่านข้อความและเป็นการแจ้งให้ทราบด้วย แจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่าสามารถใช้ @ทั้งหมด เพื่อให้ทุกคนในพื้นที่ทำงานมาดูข้อความ แต่อย่าลืมบอกด้วยว่าการทำเช่นนี้จะเป็นการแจ้งเตือนทุกคน พิจารณาเพิ่มตัวอย่างสถานการณ์ที่แนะนําหรือไม่แนะนําให้ใช้ในองค์กรของคุณ
- แนะนำให้ผู้ใช้ให้ข้อมูลที่เป็นภูมิหลังด้วยเมื่อมีการ @พูดถึง ผู้ใช้ในแชท โดยเฉพาะในการสนทนากลุ่มขนาดใหญ่และในพื้นที่ทำงาน วิธีนี้จะช่วยให้เพื่อนร่วมงานรู้ได้ง่ายขึ้นว่าคุณพูดถึงเรื่องอะไร โดยไม่ต้องอ่านทุกอย่างในพื้นที่ทำงาน
- หากต้องการให้ผู้ใช้ตอบข้อความที่เจาะจงโดยไม่ขัดจังหวะการสนทนาหลักที่เกิดขึ้นในพื้นที่ทำงาน ให้ใช้การแยกชุดข้อความย่อยในบทสนทนาเพื่อให้ผู้ใช้แยกการตอบกลับเป็นบทสนทนาที่แยกจากกันได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแยกชุดข้อความย่อยในบทสนทนา
- ลองใช้พื้นที่ทำงานที่ค้นพบได้สำหรับหัวข้อที่ไม่จำเป็นต้องจำกัดให้เฉพาะบางคนหรือบางทีมที่ระบุ พื้นที่ทำงานที่ค้นพบได้ช่วยให้ข้อมูลมีความโปร่งใสยิ่งขึ้น องค์กรต่างๆ จะสร้างความเข้าใจร่วมกันได้ และสมาชิกใหม่จะติดตามความคืบหน้าได้ทันอย่างรวดเร็ว
- แนะนำให้พนักงานสร้างพื้นที่ทำงานของตัวเองสำหรับการทำงาน ให้ผู้นําใช้พื้นที่ทำงานอย่างต่อเนื่อง เพื่อกระตุ้นและเป็นแบบอย่างให้ผู้อื่นปฏิบัติตาม
- ร่วมมือกับผู้จัดการพื้นที่ทำงานในองค์กรเพื่อส่งเสริมการสนทนาที่ดี คอยดูแลให้หัวข้อการสนทนาอยู่ในขอบเขตที่เหมาะสม และควบคุมความพร้อมใช้งานของพื้นที่ทำงานในองค์กร
จัดการพื้นที่ทำงานในองค์กร
ผู้จัดการพื้นที่ทำงานมีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับคำอธิบายและหลักเกณฑ์ของพื้นที่ทำงาน รวมถึงการนำเนื้อหาที่ไม่สร้างสรรค์ออก โดยบุคคลใดก็ตามในองค์กรที่สร้างพื้นที่ทำงานจะเป็นผู้จัดการพื้นที่ทำงานโดยอัตโนมัติ และมอบหมายบทบาทนี้ให้ผู้ใช้คนอื่นๆ ได้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อดูข้อมูลเกี่ยวกับบทบาทในฐานะผู้จัดการพื้นที่ทำงาน
คนอื่นๆ ในองค์กรอาจได้รับมอบหมายบทบาทผู้จัดการพื้นที่ทำงานโดยอัตโนมัติ การดําเนินการนี้ช่วยป้องกันไม่ให้พื้นที่ทำงานขาดคนจัดการ เช่น กรณีที่ผู้จัดการพื้นที่ทำงานออกจากพื้นที่ทำงาน หรือบัญชีของผู้จัดการพื้นที่ทำงานถูกลบหรือถูกระงับ หากผู้สร้างพื้นที่ทำงานไม่ได้เป็นสมาชิกแล้ว หรือไม่ได้ใช้งานมาเป็นเวลา 90 วัน สมาชิกที่ใช้งานล่าสุด (ไม่เกิน 3 คน) ของพื้นที่ทำงานจะได้รับมอบหมายบทบาทผู้จัดการพื้นที่ทำงานโดยอัตโนมัติ
ผู้จัดการพื้นที่ทำงานจะมีสัญลักษณ์รูปข้าวหลามตัด อยู่ข้างชื่อตัวเองในข้อความและรายชื่อสมาชิก
