Den här artikeln är avsedd för administratörer. Om du vill veta mer om att skapa och gå med i rum kan du gå till slutanvändarhjälpen om Rum.
Rum är den primära platsen i Google Workspace för kommunikation, samarbete och för att få jobbet gjort. Med hjälp av Rum kan idéer flöda fritt, informationen är alltid tillgänglig och det är enkelt att arbeta. Rum hjälper organisationen att upptäcka och samarbeta kring ämnen och de sammanför team i en mer produktiv arbetsmiljö där det är lättare att hålla kontakten.
Styrkan i Rum
Rum är:
- En arbetsplats
Rum fungerar som en enhetlig plats för ett teams arbete, beslut, meddelanden och diskussioner. Alla hålls uppdaterade med tillgång till samma innehåll och insyn i beslut. Workspace-appar och verktyg från tredje part är integrerade i Rum där du behöver dem.
- Ämnesorienterade
Ämnesorienterade rum gör det lättare att organisera rum och konfigurera aviseringar på ett effektivt sätt.
- En trygg plats för diskussion
Rum är en snabb, uttrycksfull och enkel miljö med mer avslappnade chattbaserade konversationer och emojis. Denna informella kommunikationsstil underlättar interaktion och uppmuntrar till fler fria konversationer samtidigt som den bidrar till en miljö som värnar om den psykiska hälsan inom organisationen.
Rum eller gruppkonversationer?
Rum är perfekta för många typer av kommunikation, enligt beskrivningen ovan. Vi rekommenderar Rum som primär plats i Workspace för projekt- och teamorienterat samarbete, samt sociala diskussioner och allmän kunskapsdelning som löper kontinuerligt.
Små gruppkonversationer eller enskilda chattar är perfekta för snabba ad hoc-meddelanden. Det kan till exempel vara informella förtydliganden, snabba uppföljningar, kommunikation i backchannel som inte behöver en stor publik och mycket korta diskussioner.
Mer information om när du bör använda dessa och andra kommunikationsverktyg finns i Metodtips för gruppkommunikation.
Rekommenderade metoder för att konfigurera Rum
Här är några förslag som hjälper din organisation att använda Rum på ett effektivt sätt.
- I de flesta situationer rekommenderar vi att du aktiverar historiken som standard så att det går att referera till tidigare kunskaper och diskussioner. När historiken är inaktiverad kan konversationen försvinna innan alla inblandade har möjlighet att se den. Om din Workspace-utgåva tillåter det kan du ställa in alternativet Historiken är ALLTID PÅ.
- Konfigurera och förmedla företagets riktlinjer för chattetikett. Detta ska omfatta sådant som när du vill att organisationen ska använda e-post, direktmeddelanden, små gruppkonversationer eller rum och om de förväntade svarstiderna varierar för dessa kommunikationskanaler.
- Du kan importera grupper till ett rum, men detta är begränsat till grupper med färre än 100 medlemmar. Om du vill importera en grupp med fler än 100 användare kan du skapa ett nytt synligt rum och sedan skicka gruppmedlemmarna en länk för att gå med i det nya rummet.
- När du skapar, byter namn på eller uppgraderar ett gruppdirektmeddelande till ett rum måste du använda ett unikt namn. Det gäller bland annat versaler, skiljetecken och internationalisering. Om du till exempel har ett utrymme som heter lunch kan du inte använda:
- luncH
- lun.h
- lŨnch
Här är några specifika riktlinjer som vi rekommenderar:
- Använd Rum för asynkrona diskussioner där deltagarna inte behöver vara online samtidigt. De kan läsa och svara när det passar dem.
- Använd @omnämnanden för att rikta uppmärksamheten mot enskilda personer och se till att de aviseras. Meddela användarna att de kan utnyttja @all för att fånga uppmärksamheten hos alla i ett rum, men påminn dem om att det innebär att alla aviseras. Överväg att lägga till exempel på situationer där detta rekommenderas och inte i din organisation.
- Uppmuntra andra att lägga till ett övergripande sammanhang när de @omnämner personer i chatten. Detta gäller framför allt i större gruppkonversationer och rum. Det gör det lättare för kollegerna att veta vad du hänvisar till på övergripande nivå utan att de behöver gå igenom hela rummet.
- Hjälp användarna att svara på specifika meddelanden utan att störa huvudkonversationen i rummet genom att använda separata diskussioner så att användarna kan svara i separata konversationer. Läs mer om separata diskussioner.
- Överväg att använda synliga rum för ämnen som inte behöver begränsas till specifika individer eller team. Med synliga rum är informationen mer transparent, organisationer kan skapa gemensam förståelse och nya medlemmar kan snabbt komma igång.
- Uppmuntra medarbetarna att skapa egna rum för sitt arbete. Låt ledarna aktivt använda rum för att uppmuntra andra att göra detsamma.
- Arbeta med rumsansvariga i organisationen och verka för sunda konversationer, se till att ämnena håller sig på rätt spår och kontrollera tillgängligheten för rummet inom organisationen.
Hantera Rum i organisationen
Rumsansvariga har ansvar för rummets beskrivning och riktlinjer samt för att ta bort störande innehåll. Personer i organisationen som skapar ett rum blir automatiskt rumsansvariga och kan tilldela fler personer rollen. Mer information finns i Läs mer om din roll som rumsansvarig.
Ytterligare personer i organisationen kan automatiskt tilldelas rollen som rumsansvarig. Detta bidrar till att förhindra ohanterade rum, till exempel om en rumsansvarig lämnar rummet eller om personens konto raderas eller stängs av. Om den som skapat rummet inte längre är medlem eller inte har varit aktiv på 90 dagar tilldelas upp till tre av de tidigaste aktiva medlemmarna i rummet automatiskt rollen som rumsansvarig.
Rumsansvariga har en diamant bredvid sitt namn i meddelanden och medlemslistan.
