Este artigo é destinado aos administradores. Se você quiser saber como criar e participar de espaços, acesse a Ajuda do usuário final dos espaços.
Os espaços são o lugar principal para se comunicar, colaborar e trabalhar no Google Workspace. Nos Espaços, as ideias fluem mais livremente, as informações ficam acessíveis a qualquer momento, e é mais fácil trabalhar. Eles ajudam sua organização a encontrar e colaborar em tópicos, e as equipes podem se reunir em um ambiente de trabalho mais conectado e produtivo.
O poder dos Espaços
Os espaços são:
- Uma central de trabalho
Nos espaços, as equipes podem trabalhar, tomar decisões, publicar avisos e discutir ideias. Os participantes ficam por dentro de tudo porque acessam o mesmo conteúdo e veem todas as decisões. Os apps do Google Workspace e as ferramentas de terceiros são integrados aos Espaços e ficam sempre disponíveis.
- Temáticos
Os temas específicos ajudam as pessoas a organizar melhor os espaços e configurar notificações com mais eficiência.
- Um espaço seguro para discussões
Nos espaços, é possível discutir ideias em formato de chat de forma rápida, descontraída e com vários recursos, como os emojis. Esse estilo de comunicação informal facilita o engajamento, além de incentivar conversas que fluem melhor e deixar as pessoas na sua organização mais à vontade.
Espaços ou conversas em grupo?
Como mostramos acima, os espaços são ideais para muitas metas de comunicação. Recomendamos que eles sejam o principal lugar no Google Workspace para a colaboração em projetos e em equipe, as discussões em redes sociais e a troca de conhecimentos.
Conversas em grupo com poucos participantes ou chats individuais são perfeitos para mensagens rápidas e não programadas, como esclarecimentos informais, acompanhamentos breves, comunicações em canais de interação que não precisem de um público grande e discussões muito específicas.
Veja mais detalhes sobre quando usar essas e outras ferramentas de comunicação em Práticas recomendadas para a comunicação em grupo no Gmail.
Práticas recomendadas para a configuração de Espaços
Veja algumas sugestões para ajudar sua organização a usar os Espaços com eficiência.
- Na maioria das situações, recomendamos ativar o histórico por padrão para as pessoas poderem ver o que foi discutido anteriormente. Quando o histórico está desativado, a conversa pode desaparecer antes que todas as pessoas envolvidas tenham a chance de vê-la. Caso sua edição do Google Workspace permita, considere a possibilidade de configurar a opção O histórico está sempre ATIVADO.
- Defina e informe as diretrizes de etiqueta em chats da sua empresa. Por exemplo, indique quando as pessoas da sua organização devem usar e-mails, mensagens diretas, conversas em pequenos grupos ou espaços e se os tempos de resposta esperados serão diferentes nesses canais de comunicação.
- É possível importar grupos para um espaço apenas se o grupo tiver menos de 100 participantes. Se quiser importar um grupo com mais de 100 usuários, crie um espaço detectável e envie uma mensagem com o link dele para as pessoas participarem.
- Ao criar, renomear ou fazer upgrade de uma mensagem direta no grupo para um espaço, você precisa usar um nome exclusivo. Isso inclui letras maiúsculas, pontuação e internacionalização. Por exemplo, se você tiver um espaço chamado "almoço", não poderá usar:
- almoçO
- almo.o
- almÕço
Estas são algumas diretrizes específicas que recomendamos:
- Use os Espaços para discussões assíncronas em que as pessoas não precisam estar on-line ao mesmo tempo. Elas podem ler e responder quando for mais conveniente.
- Use @menções para chamar a atenção de pessoas e garantir que elas sejam notificadas. Informe aos usuários que eles podem digitar @todos para chamar a atenção de todas as pessoas em um determinado espaço. Mas lembre-se de que isso envia uma notificação para todos os participantes. Considere a possibilidade de adicionar exemplos de situações em que isso seria ou não recomendado na sua organização.
- Incentive as pessoas a contextualizar quando @mencionarem pessoas no chat, principalmente em espaços e conversas em grupo maiores. Assim, os colegas de trabalho podem saber a que você se refere sem precisar ler todas as mensagens no espaço.
- Para ajudar os usuários a responder a mensagens específicas sem interromper a conversa principal, considere usar as conversas agrupadas. Dessa forma, os usuários podem desmembrar as respostas em conversas separadas. Saiba mais sobre conversas agrupadas.
- Considere o uso de espaços detectáveis para temas que não precisam ser limitados a indivíduos ou equipes específicas. Com os espaços detectáveis, é mais fácil garantir a transparência, compartilhar informações importantes com todos os integrantes de uma organização e integrar novos funcionários.
- Incentive os funcionários a criar os próprios espaços de trabalho. Oriente os líderes a usar os espaços para outras pessoas seguirem o exemplo.
- Trabalhe com administradores de espaços na sua organização para promover conversas saudáveis, garantir que os temas sejam respeitados e controlar a disponibilidade desse recurso.
Gerenciar Espaços na sua organização
A descrição, as diretrizes e a remoção de conteúdo inadequado do espaço é responsabilidade dos administradores. Qualquer usuário da organização que cria um espaço se torna automaticamente o administrador e pode atribuir essa função a mais pessoas. Confira mais detalhes em Noções básicas sobre sua função como administrador do espaço.
Outras pessoas na sua organização podem receber automaticamente a função de administrador do espaço. Isso evita espaços não gerenciados, por exemplo, se um administrador sair do espaço ou a conta dele for excluída ou suspensa. Se o criador do espaço não for mais um participante ou não estiver ativo há 90 dias, a função de administrador vai ser atribuída automaticamente a até 3 dos participantes ativos mais antigos.
O ícone aparece ao lado do nome dos administradores do espaço nas mensagens e na lista de participantes.
