Gruppenbereiche für Ihre Organisation optimieren

Dieser Artikel richtet sich an Administratoren. Informationen dazu, wie Sie Gruppenbereiche erstellen und ihnen beitreten, finden Sie in der Google Chat-Hilfe

Gruppenbereiche sind in Google Workspace ein wichtiger Bestandteil für die Kommunikation, die Zusammenarbeit und die Erledigung von Aufgaben. Ideen können leichter ausgetauscht werden, Informationen sind jederzeit zugänglich und Aufgaben lassen sich ganz einfach erledigen. Gruppenbereiche ermöglichen, für Ihr Unternehmen wichtige Themen zu finden und gemeinsam daran zu arbeiten, und sie vereinen Teams in einer besser vernetzten und produktiveren Umgebung.

Die Möglichkeiten von Gruppenbereichen

Gruppenbereiche sind:

  • Ein zentraler Ort für die Arbeit
    Gruppenbereiche dienen als zentraler Ort für die Aufgaben, Entscheidungen, Ankündigungen und Diskussionen eines Teams. So sind alle immer auf demselben Stand, haben Zugriff auf dieselben Inhalte und wissen, welche Entscheidungen getroffen wurden. Google Workspace-Apps und Drittanbieter-Tools sind in Gruppenbereiche eingebunden – genau dort, wo Sie sie brauchen.
     
  • Themenorientiert
    Mit themenspezifischen Gruppenbereichen können Nutzer effizient Gruppenbereiche organisieren und Benachrichtigungen einrichten. 
     
  • Ein sicherer Bereich für Diskussionen
    Gruppenbereiche bieten die Möglichkeit zum schnellen, einfühlsamen und unkomplizierten Austausch mit zwanglosen chatbasierten Unterhaltungen und Emojis. Dieser informelle Kommunikationsstil fördert Interaktionen und freiere Unterhaltungen und bietet psychologische Sicherheit für die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen.

Gruppenbereiche oder Gruppenunterhaltungen?

Gruppenbereiche sind für viele Kommunikationsziele ideal. Wir empfehlen sie als zentralen Ort für die projekt- und teamorientierte Zusammenarbeit sowie für soziale Diskussionen und den fortlaufenden Austausch allgemeiner Informationen.

Kleine Gruppenunterhaltungen oder 1:1-Chats eignen sich hervorragend für schnelle Ad-hoc-Nachrichten, z. B. informelle Erläuterungen, schnelle Rückmeldungen, Backchannel-Kommunikationen, die keine große Zielgruppe erfordern, und sehr kurze Diskussionen. 

Weitere Informationen dazu, wann Sie diese und andere Kommunikationstools verwenden sollten, finden Sie im Hilfeartikel Best Practices für die Gruppenkommunikation in Gmail.

Best Practices zum Einrichten von Gruppenbereichen

Hier finden Sie einige Vorschläge, damit Ihre Organisation Gruppenbereiche effizient nutzen kann.

  • In den meisten Fällen ist es sinnvoll, den Verlauf standardmäßig zu aktivieren, damit die Nutzer auf bisherige Informationen und Diskussionen zugreifen können. Wenn der Verlauf deaktiviert ist, verschwindet die Unterhaltung möglicherweise, bevor alle Teilnehmer sie sehen können. Wenn es in Ihrer Google Workspace-Version möglich ist, sollten Sie die Option Der Verlauf ist immer aktiviert auswählen.
     
  • Richten Sie Unternehmensrichtlinien für die Etikette in Chats ein und informieren Sie die Nutzer darüber. Darin sollten Sie unter anderem entscheiden, wann in Ihrer Organisation E-Mails, Direktnachrichten, kleine Gruppenunterhaltungen oder Gruppenbereiche verwenden werden und ob die erwarteten Antwortzeiten für diese Kommunikationskanäle unterschiedlich sein sollen.

    Hier sind einige konkrete Richtlinien, die wir empfehlen:
    • Gruppenbereiche können für asynchrone Diskussionen verwendet werden, bei denen Personen nicht gleichzeitig online sein müssen. Stattdessen haben sie die Möglichkeit, Nachrichten zu lesen und darauf zu antworten, wenn es ihnen am besten passt.
    • Mit @Erwähnungen können Sie die Aufmerksamkeit auf einzelne Personen lenken, damit diese benachrichtigt werden. Teilen Sie den Nutzern mit, dass sie mit @alle die Aufmerksamkeit aller Personen in einem Gruppenbereich auf sich ziehen können. Weisen Sie aber darauf hin, dass dadurch auch alle benachrichtigt werden. Sie können Beispiele für Situationen hinzufügen, in denen dies in Ihrer Organisation empfohlen wird.
    • Ermutigen Sie die Nutzer, speziellen Kontext hinzuzufügen, wenn sie mit @Erwähnung Personen im Chat nennen, insbesondere bei größeren Gruppenunterhaltungen und Gruppenbereichen. So können Kollegen leichter erkennen, worüber Sie sprechen, ohne sich den gesamten Gruppenbereich ansehen zu müssen.
       
  • Verwenden Sie sichtbare Bereiche für Themen, die nicht auf bestimmte Personen oder Teams beschränkt sein müssen. Da diese Bereiche besser auffindbar sind, sind Informationen transparenter. So können Organisationen gemeinsames Verständnis schaffen und neue Mitglieder können sich schnell auf dem Laufenden halten. Sichtbare Bereiche können nach dem Erstellen nicht mehr eingeschränkt werden.
     
  • Ermutigen Sie die Mitarbeiter, eigene Gruppenbereiche für ihre Tätigkeiten zu erstellen. Führungskräfte sollten aktiv Gruppenbereiche nutzen und andere ebenfalls dazu ermutigen. 
     
  • Arbeiten Sie mit Administratoren von Gruppenbereichen in Ihrer Organisation zusammen, damit die Unterhaltungen respektvoll bleiben und nicht vom Thema abweichen und sie gemeinsam die Verfügbarkeit der Gruppenbereiche innerhalb der Organisation steuern.

Gruppenbereiche in Ihrer Organisation verwalten

Administratoren von Gruppenbereichen können diese verwalten und moderieren. Schon bald können sie auch die Beschreibung, Richtlinien und weitere Berechtigungen für den Bereich festlegen. Wie alle Nutzer können sie auch Teilnehmer hinzufügen oder entfernen.

Jede Person in der Organisation kann zum Administrator eines Gruppenbereichs ernannt werden. Jeder, der einen Gruppenbereich erstellt, wird automatisch dessen Administrator und kann der Rolle weitere Personen zuweisen

Weitere Personen in Ihrer Organisation können automatisch die Rolle „Administrator des Gruppenbereichs“ erhalten. Damit wird verhindert, dass Gruppenbereiche nicht verwaltet werden, etwa wenn ein Administrator den Gruppenbereich verlässt oder sein Konto gelöscht oder gesperrt wird. Wenn der Ersteller des Gruppenbereichs nicht mehr Mitglied ist oder 90 Tage lang nicht aktiv war, werden bei bestehenden Bereichen automatisch bis zu drei der ersten aktiven Mitglieder zu Administratoren des Gruppenbereichs.  

In den Nachrichten und in der Mitgliederliste wird neben dem Namen von Administratoren eines Gruppenbereichs eine Raute "" angezeigt. Wenn Ihre Organisation Google Chat und das klassische Hangouts verwendet, sind die Administratoren von Gruppenbereichen in den entsprechenden Gruppenunterhaltungen im klassischen Hangouts nicht gekennzeichnet.

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