Gruppenbereiche für Ihre Organisation optimieren

Dieser Artikel richtet sich an Administratoren. Informationen dazu, wie Sie Gruppenbereiche erstellen und ihnen beitreten, finden Sie in der Google Chat-Hilfe. 

Gruppenbereiche sind in Google Workspace ein wichtiger Bestandteil für die Kommunikation, die Zusammenarbeit und die Erledigung von Aufgaben. Ideen können leichter ausgetauscht werden, Informationen sind jederzeit zugänglich und Aufgaben lassen sich ganz einfach erledigen. Gruppenbereiche ermöglichen Ihren Teams, wichtige Themen zu erörtern und gemeinsam daran zu arbeiten. Sie unterstützen die Zusammenarbeit in einer besser vernetzten und produktiveren Umgebung.

Die Möglichkeiten von Gruppenbereichen

Gruppenbereiche sind:

• Ein zentraler Ort für die Arbeit
  Gruppenbereiche dienen als zentraler Ort für die Aufgaben, Entscheidungen, Ankündigungen und Diskussionen eines Teams. So sind alle immer auf demselben Stand, haben Zugriff auf dieselben Inhalte und wissen, welche Entscheidungen getroffen wurden. Google Workspace-Apps und Drittanbieter-Tools sind in Gruppenbereiche eingebunden – genau dort, wo Sie sie brauchen.
   
• Themenorientiert
  Mit themenspezifischen Gruppenbereichen können Nutzer effizient Gruppenbereiche organisieren und Benachrichtigungen einrichten. 
   
• Ein sicherer Raum für Diskussionen
  Gruppenbereiche bieten die Möglichkeit zum schnellen und unkomplizierten Austausch in zwanglosen Chats, in denen auch Emojis genutzt werden können. Die informelle Kommunikation fördert Interaktionen und freiere Unterhaltungen und bietet den Mitarbeitern psychologische Sicherheit.

Gruppenbereiche oder Gruppenunterhaltungen?

Gruppenbereiche sind für viele Kommunikationsziele ideal. Wir empfehlen sie als zentralen Ort für die projekt- und teamorientierte Zusammenarbeit sowie für soziale Diskussionen und den fortlaufenden Austausch allgemeiner Informationen.

Kleine Gruppenunterhaltungen oder 1:1-Chats eignen sich hervorragend für spontane Nachrichten, z. B. informelle Erläuterungen, schnelle Rückmeldungen, Backchannel-Kommunikationen, die nicht für viele Adressaten gedacht sind, und kurze Absprachen. 

Weitere Informationen dazu, wann Sie am besten welche Kommunikationstools einsetzen, finden Sie im Hilfeartikel Best Practices für die Gruppenkommunikation in Gmail.

Best Practices zum Einrichten von Gruppenbereichen

Hier finden Sie einige Vorschläge, damit Ihre Organisation Gruppenbereiche effizient nutzen kann.

• In den meisten Fällen ist es sinnvoll, den Verlauf standardmäßig zu aktivieren, damit die Nutzer auf bisherige Informationen und Diskussionen zugreifen können. Wenn der Verlauf deaktiviert ist, verschwindet die Unterhaltung möglicherweise, bevor alle Teilnehmer sie sehen können. Wenn es in Ihrer Google Workspace-Version möglich ist, sollten Sie die Option Der Verlauf ist immer aktiviert auswählen.
• Legen Sie Unternehmensrichtlinien für die Etikette in Chats fest und informieren Sie die Nutzer darüber. Darin sollten Sie unter anderem entscheiden, wann in Ihrer Organisation E-Mails, Direktnachrichten, kleine Gruppenunterhaltungen oder Gruppenbereiche verwenden werden und ob die erwarteten Antwortzeiten für diese Kommunikationskanäle unterschiedlich sein sollen.
• Sie können Gruppen in einen Gruppenbereich importieren. Dies ist jedoch nur bei Gruppen mit weniger als 100 Mitgliedern möglich. Wenn Sie eine Gruppe mit mehr als 100 Nutzern importieren möchten, können Sie einen neuen Gruppenbereich mit offenem Zugang erstellen und den Gruppenmitgliedern dann einen Einladungslink für den neuen Gruppenbereich senden.
• Wenn Sie einen Gruppenbereich erstellen, umbenennen oder eine Gruppenunterhaltung zu einem Gruppenbereich hochstufen, müssen Sie einen einzigartigen Namen verwenden. Dies umfasst auch Groß- und Kleinschreibung, Zeichensetzung und Internationalisierung. Wenn Sie beispielsweise bereits einen Gruppenbereich namens „lunch“ haben, können Sie folgende Namen nicht nutzen:
  • luncH
  • lun.h
  • lŨnch 

Hier sind einige konkrete Richtlinien, die wir empfehlen:

• Verwenden Sie Gruppenbereiche für asynchrone Diskussionen, bei denen Personen nicht gleichzeitig online sein müssen. Sie können die Nachrichten lesen und beantworten, wenn es ihnen am besten passt.
• Mit @Erwähnungen können Sie einzelne Personen auf die Unterhaltung aufmerksam machen und darüber benachrichtigen. Teilen Sie den Nutzern mit, dass sie mit @alle alle Personen in einem Gruppenbereich gleichzeitig erwähnen können. Weisen Sie aber darauf hin, dass dadurch auch jeder eine Benachrichtigung erhält. Sie können Beispiele für Situationen hinzufügen, in denen dies in Ihrer Organisation empfohlen wird.
• Ermutigen Sie die Nutzer, speziellen Kontext hinzuzufügen, wenn sie mit @Erwähnung Personen im Chat ansprechen, insbesondere bei größeren Gruppenunterhaltungen und Gruppenbereichen. So können Kollegen leichter erkennen, worüber Sie sprechen, ohne sich den gesamten Gruppenbereich ansehen zu müssen.
• Damit Ihre Nutzer auf Nachrichten antworten können, ohne die Hauptunterhaltung im Gruppenbereich zu unterbrechen, können sie Inline-Unterhaltungen verwenden. So lassen sich mit Antworten separate Unterhaltungen starten. Weitere Informationen
• Nutzen Sie Gruppenbereiche mit offenem Zugang für Themen, die nicht auf bestimmte Personen oder Teams beschränkt werden müssen. Bei Gruppenbereichen mit offenem Zugang sind Informationen transparenter. Organisationen können gemeingültige Vereinbarungen treffen und neue Mitglieder schnell eingebunden werden.
• Ermutigen Sie die Mitarbeiter, eigene Gruppenbereiche für ihre Tätigkeiten zu erstellen. Führungskräfte sollten aktiv Gruppenbereiche nutzen, damit ihr Vorbild auch andere dazu ermuntert.
• Sorgen Sie gemeinsam mit den Administratoren der Gruppenbereiche in Ihrer Organisation dafür, dass Unterhaltungen respektvoll bleiben und nicht vom Thema abweichen. Zusammen steuern Sie die Verfügbarkeit der Gruppenbereiche innerhalb der Organisation.

Gruppenbereiche in Ihrer Organisation verwalten

Administratoren von Gruppenbereichen sind für die Beschreibung des Gruppenbereichs, dessen Richtlinien und für das Entfernen störender Inhalte verantwortlich. Jeder in Ihrer Organisation, der einen Gruppenbereich erstellt, wird automatisch dessen Administrator und kann weiteren Personen diese Rolle zuweisen. Weitere Informationen finden Sie unter Die Rolle als Administrator eines Gruppenbereichs.

Weitere Personen in Ihrer Organisation können automatisch die Rolle „Administrator des Gruppenbereichs“ erhalten. Damit wird verhindert, dass Gruppenbereiche nicht verwaltet werden, etwa wenn ein Administrator den Gruppenbereich verlässt oder sein Konto gelöscht oder gesperrt wird. Wenn der Ersteller des Gruppenbereichs nicht mehr Mitglied ist oder 90 Tage lang nicht aktiv war, werden automatisch bis zu drei der ersten aktiven Mitglieder zu Administratoren des Gruppenbereichs.  

In den Nachrichten und in der Mitgliederliste wird neben dem Namen von Administratoren eines Gruppenbereichs eine Raute  angezeigt.