本文適用對象為系統管理員。如要瞭解如何建立及加入聊天室，請參閱聊天室使用者說明。
聊天室是 Google Workspace 中用於溝通交流、協同合作及處理工作的主要平台。透過聊天室，機構成員可以更自由地分享想法，隨時隨地存取資訊，並輕鬆完成工作。聊天室可協助貴機構進行主題探討並協同合作，同時將團隊成員集結在方便保持聯繫，且更有效率的工作環境中。
聊天室的強大功能
聊天室擁有以下特色：
- 工作中心
透過單一聊天室，團隊便能完成工作、決策、公告和討論。使用者可以存取相同內容並查看各項決策，因此每個人都能同步掌握相關資訊。Workspace 應用程式及第三方工具已整合至聊天室，方便隨時使用。
- 主題導向
聊天室的主題明確，可協助使用者有效率地整理聊天室，並順利設定通知。
- 適合討論的安全空間
聊天室擁有更輕鬆自在的聊天式對話和表情符號等功能，提供快速、生動又精簡的對話環境。這種非正式的溝通方式有助於提高參與意願，並鼓勵貴機構的使用者進行更多隨興討論，同時為他們帶來心理安全感。
聊天室或群組對話？
如上所述，聊天室是達成多項溝通目標的絕佳選擇。因此，如果貴機構需要討論專案、進行團隊導向的協同合作，以及可能會持續進行的社交討論和一般知識分享，我們建議將聊天室用做在 Workspace 中的主要討論場所。
小型群組對話或 1:1 即時通訊適合進行快速且即時的對話，例如非正式的說明、快速後續追蹤、不需要大量觀眾參與的反向通道通訊，以及有高度時間彈性的討論。
如要進一步瞭解如何使用這些功能和其他通訊工具，請參閱群組通訊的最佳做法。
設定聊天室的最佳做法
歡迎參考下列建議，瞭解如何為機構有效運用聊天室。
- 在大部分情況下，建議您預設開啟記錄功能，方便使用者參考之前的知識內容與進行過的討論。如果關閉記錄功能，對話可能會消失，所有參與者便無法查看當中內容。如果您的 Workspace 版本允許進行相關設定，建議設定 [一律開啟記錄功能] 選項。
- 設定並討論貴公司的即時通訊禮儀準則。其中內容應包括要讓貴機構人員使用電子郵件、即時訊息、小型群組對話或聊天室的時間，以及是否要分別為這些通訊管道設定預期回覆時間。
- 您可以將群組匯入聊天室，但只能匯入少於 100 位成員的群組。如要匯入超過 100 位使用者的群組，您可以建立新的可自由加入的聊天室，然後將加入新聊天室的連結傳送給群組成員。
- 在建立、重新命名群組即時訊息，或將其升級為聊天室時，須使用不重複的名稱，包括大小寫、標點符號和國際化名稱。舉例來說，如果已經有聊天室的名稱為「lunch」，就無法使用下列名稱：
- luncH
- lun.h
- lŨnch
以下是建議採用的具體準則：
- 將聊天室用於非同步討論，這樣成員不必同時上線也能進行討論，而且可以依自己方便的時間查看及回覆。
- 使用 @ 號提及他人可讓他人關注相關內容，並確保他們已收到通知。讓使用者知道他們可以使用 @ 號提及所有人，來引起聊天室中所有人的注意，但也要提醒他們這項操作會通知所有人。您可以考慮為貴機構新增使用情境範例，讓使用者知道各個功能在不同情境下是否建議使用。
- 鼓勵使用者在即時通訊中使用 @ 號提及他人時，可以提供額外的背景資訊 (特別是在大型群組對話和聊天室中)。這樣一來，其他同事就可以輕鬆掌握某位使用者提及的內容，而不必查看整個聊天室。
- 如果想讓使用者在不中斷聊天室主要對話的情況下回覆特定訊息，建議使用討論串功能，即可在個別對話中回覆訊息。進一步瞭解討論串。
- 如果主題不必侷限於特定個人或團隊，建議使用可自由加入的聊天室。這類聊天室的資訊更加透明，機構可以公開分享資訊，新進員工也能快速上手。
- 鼓勵員工建立自己的工作專用聊天室。引導主管主動使用聊天室，藉此鼓勵其他人效法。
- 與貴機構的聊天室管理員合作，鼓勵進行有意義的對話、確保討論的主題聚焦在適當的方向，並控管貴機構內可以使用聊天室的人員。
管理貴機構的聊天室
聊天室管理員要負責管理聊天室的說明與規範，以及移除聊天室中的干擾性內容。貴機構中所有聊天室的建立者都會自動成為聊天室管理員，並且可以將管理員角色指派給更多使用者。詳情請參閱「瞭解聊天室管理員角色」。
系統可能會自動將聊天室管理員角色指派給貴機構中的其他使用者，避免聊天室出現未受管理的狀態 (例如聊天室管理員離開聊天室，或他們的帳戶遭到刪除或停權)。如果聊天室建立者已不是成員，或已閒置 90 天，系統會自動指派最早加入且仍在使用的成員擔任聊天室管理員角色 (最多 3 位)。
在訊息和成員清單中，聊天室管理員的名稱旁邊會顯示菱形圖示 。