Google ドライブの複数のフォルダに保存されているファイルとフォルダを、ショートカットに変更することになりました。これまでは、ユーザーがさまざまな場所にアイテムを保存することが可能であったため、複数の親フォルダが生まれ、混乱が生じる原因となっていました。
移行の仕組み
アイテムのショートカットへの移行については、次の点にご注意ください。
- 現在、アイテムが複数の場所に存在する場合は 1 つを除いてすべてが削除され、削除されたアイテムはショートカットに置き換わります。
- ショートカットに置き換えられるかどうかは、元のファイルとフォルダのオーナー権限に基づいて判断されます。また、共同編集の中断を最小限にするため、他のすべてのフォルダのアクセスと履歴も考慮されます。
- ショートカットに置き換えられても、ファイルやフォルダのオーナー権限や共有権限は変わりません。
- この処理は自動的に行われるため、管理者やユーザーによるご対応は不要です。
ドライブ内のアイテムが移動され、ショートカットが作成されると、ドライブのログイベントにイベントが記録されます。
コンテンツの移行時期
移行処理は、Google Workspace をご利用のすべての組織を対象に行われます。アイテムがショートカットに置き換えられる数週間前に、管理者宛てにメールが届き、すべてのユーザーに対してドライブにバナーが表示されます。管理者は移行前に、共有フォルダ内にショートカットを作成するタイミングを制御できます。移行後は、ユーザーはアイテムを新しい場所に移動したり、新しい場所にショートカットを追加したりできるようになります。
アイテムへのアクセスと表示に関する移行後の影響
- 移行前にアイテムにアクセスできていたユーザーは、アイテムがショートカットに置き換えられた後も引き続きアイテムにアクセスできます。
- ユーザーにフォルダ内の個々のアイテムへのアクセス権がなくても、フォルダにアクセスできれば、フォルダ内のショートカットが表示されます。ただし、管理者は上記の設定を使用して、ショートカットを作成するタイミングを制御できます。設定を適用する前に考慮すべき項目については、上の表をご覧ください。
- アイテムへのアクセス権がないユーザーは、ショートカットが表示されていても、そのアイテムを開くことができません。
- 組織のドメインまたは信頼できるドメイン専用のショートカットを作成するよう設定すると、外部ユーザーに対し、これまでになかったファイルへのショートカットが表示されることがあります。たとえば、フォルダが外部ユーザーを含むグループと共有されていた場合、または親フォルダが外部ユーザーと共有されていた場合、そのユーザーには直接共有されていないアイテムのショートカットが表示されることがあります。
- 移行処理の実施と同じタイミングでユーザーがフォルダのアクセス権を変更した場合は、移行処理が優先されます。そのフォルダ内にショートカットがあるアイテムに対するアクセス権の変更は、完全に実装されない可能性があります。
