Vamos a sustituir las carpetas y los archivos guardados en varias carpetas de Google Drive por accesos directos. Antes, los usuarios podían colocar elementos en diferentes ubicaciones, lo que hacía que hubiera varias carpetas principales y generaba confusión.
¿Cómo funcionará la sustitución?
Cuando los elementos se reemplacen por accesos directos, sucederá lo siguiente:
- Retiraremos los elementos que ahora se encuentran en varias ubicaciones de todas ellas, excepto una, y sustituiremos los elementos eliminados por accesos directos.
- La decisión de sustitución se basará en la propiedad original de los archivos y carpetas, y también tendrá en cuenta el acceso y la actividad en las demás carpetas para minimizar las posibles interrupciones en la colaboración.
- El proceso de sustitución no afecta a los permisos de uso compartido ni a la propiedad de los archivos y las carpetas.
- El proceso es automático y no requiere que ni tú ni tus usuarios hagáis nada.
Los eventos de Drive al mover los elementos y crear accesos directos se incluyen en Eventos de registro de Drive.
¿Cuándo se sustituirá el contenido?
Todas las organizaciones de Google Workspace tendrán que seguir el proceso de sustitución. Unas semanas antes de sustituir los elementos por accesos directos, enviaremos un correo a los administradores y mostraremos banners en Drive a todos los usuarios. Antes de la sustitución, como administrador, puedes controlar cuándo se crean los accesos directos en las carpetas compartidas. Tras la sustitución, los usuarios pueden mover los elementos a otra ubicación o añadir un acceso directo en esa ubicación.
¿Cómo afecta la sustitución al acceso y a la visibilidad de los elementos?
- Los usuarios que tenían acceso a un elemento antes de la sustitución podrán seguir accediendo a él después de que se sustituya por un acceso directo.
- Cualquier usuario con acceso a una carpeta obtendrá los accesos directos de la carpeta, aunque no tenga acceso al elemento individual de la carpeta. Sin embargo, puedes controlar cuándo se crean los accesos directos con las opciones indicadas arriba. En la tabla anterior se incluye lo que debes tener en cuenta antes de aplicar los ajustes.
- Los usuarios que no tenían acceso a un elemento no pueden abrirlo, aunque tengan el acceso directo.
- Si decides crear accesos directos solo para tu dominio o para dominios de confianza, es posible que los usuarios externos consigan accesos directos a archivos que antes no tenían. Por ejemplo, si una carpeta estaba compartida con un grupo al que pertenece un usuario externo o si una carpeta principal estaba compartida con un usuario externo, ese usuario podría conseguir accesos directos a elementos que no se habían compartido directamente con él.
- Si un usuario cambia los permisos de acceso de una carpeta al mismo tiempo que se realiza el proceso de sustitución, este proceso tiene prioridad. Puede que no se implementen todos los cambios en el acceso de los elementos que pasan a tener accesos directos en esa carpeta.
