5. แจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงนโยบายพื้นที่เก็บข้อมูล

ดูเทมเพลตอีเมลด้านล่างเพื่อเป็นแนวทางในการจัดการการชี้แจงนโยบายพื้นที่เก็บข้อมูลใหม่ของสถาบันให้ผู้ใช้ทราบ โดยคุณสามารถปรับแต่งเทมเพลตอีเมลก่อนที่จะส่งไปยังสถาบันหรือเขตการศึกษาของคุณได้ เช่น ระบุปริมาณพื้นที่เก็บข้อมูลที่แต่ละคนใช้งานอยู่ ดูวิธีตรวจสอบพื้นที่เก็บข้อมูลที่ผู้ใช้กำลังใช้งาน

แจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่าจะมีการบังคับใช้ขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูล

เรื่อง: [โปรดอ่าน] ขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลใหม่ในบัญชีของคุณ

สวัสดี

บัญชีของคุณจะมีการจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลที่ [ป้อนปริมาณพื้นที่เก็บข้อมูลที่นี่] ในวันที่ [ป้อนวันที่ที่นี่] สำหรับข้อมูลทั้งหมดใน Google ไดรฟ์, Gmail และ Google Photos.

ในวันที่ [ป้อนวันที่ที่นี่] [ป้อนชื่อสถาบันของคุณที่นี่] จะบังคับใช้ขีดจํากัดพื้นที่เก็บข้อมูลใหม่

โปรดตรวจสอบการใช้พื้นที่เก็บข้อมูลและลบไฟล์ที่ไม่จำเป็นก่อนวันที่ [ป้อนวันที่ที่นี่] โดยทำดังนี้

1. หากต้องการตรวจสอบปริมาณพื้นที่เก็บข้อมูลที่คุณใช้และลบไฟล์ขนาดใหญ่หรือไฟล์ที่ไม่จำเป็นในไดรฟ์ ให้ไปที่พื้นที่เก็บข้อมูล Google ไดรฟ์ 
2. หากต้องการตรวจสอบและลบไฟล์ขนาดใหญ่หรือไฟล์ที่ไม่จำเป็นในไดรฟ์ที่แชร์ ให้ไปที่ไดรฟ์ที่แชร์
3. หากต้องการค้นหาและลบอีเมลขนาดใหญ่หรืออีเมลที่ไม่จำเป็น ให้ทำตามวิธีการสำหรับ Gmail ในหัวข้อจัดการไฟล์ในพื้นที่เก็บข้อมูล Google ไดรฟ์
4. [นำออกหากไม่เกี่ยวข้อง] หากต้องการเก็บไฟล์ที่ขนาดใหญ่เกินบัญชีโรงเรียน คุณสามารถส่งออกข้อมูลที่เก็บถาวรของไดรฟ์, Gmail และ Photos ได้โดยใช้ Google Takeout จากนั้นลบไฟล์ ข้อความ และไฟล์แนบที่ไม่จำเป็น แล้วจึงล้างข้อมูลในถังขยะเพื่อเพิ่มพื้นที่เก็บข้อมูล ดูวิธีดาวน์โหลดข้อมูลไปยังที่เก็บถาวร

หลังจากวันที่ [ป้อนวันที่ที่นี่] พื้นที่เก็บข้อมูล Google ไดรฟ์, Gmail และ Photos ของคุณจะต้องมีขนาดไม่เกินที่กำหนดจึงจะใช้งานบริการเหล่านี้ต่อไปได้ หากพื้นที่เก็บข้อมูลเต็ม บริการจะใช้ไม่ได้ชั่วคราวจนกว่าคุณจะมีพื้นที่ว่างเพิ่มเติม

• ไดรฟ์ - คุณจะซิงค์หรืออัปโหลดไฟล์ใหม่ไม่ได้ คุณจะสร้างไฟล์ใหม่ใน Google เอกสาร ชีต สไลด์ วาดเขียน ฟอร์ม และ Jamboard ไม่ได้ ทั้งคุณและผู้ใช้คนอื่นๆ จะไม่สามารถแก้ไขหรือคัดลอกไฟล์ที่เกิดปัญหาได้จนกว่าคุณจะลดปริมาณการใช้พื้นที่เก็บข้อมูล ระบบจะหยุดซิงค์ระหว่างโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์ในคอมพิวเตอร์และไดรฟ์ของฉัน
• รูปภาพ - คุณจะเพิ่มหรือสำรองข้อมูลรูปภาพหรือวิดีโอที่มีอยู่แล้วไม่ได้
• Gmail - คุณจะยังส่งและรับอีเมลได้

[นำออกหากไม่เกี่ยวข้อง] โปรดอ่านนโยบายการใช้งานที่ยอมรับได้ของสถาบัน [ลิงก์ไปยังนโยบายการใช้งานที่ยอมรับได้ของสถาบัน] และตรวจสอบว่าคุณใช้งานข้อมูลตามนโยบายของเรา

หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับนโยบายนี้ โปรดติดต่อทีมช่วยเหลือด้านไอที

ขอขอบคุณ

ทีมไอทีที่ห่วงใยคุณ