Använd e-postmallarna nedan för att underlätta kommunikationen om institutionens lagringspolicy. Du kan anpassa dem innan du skickar dem till din institution eller ditt skoldistrikt. Du kan till exempel inkludera hur mycket lagringsutrymme varje person använder. Läs mer om att ta reda på hur mycket lagringsutrymme de använder
Meddela användarna om att lagringsgränser tillämpas
Ämne: [Läs detta] Ny lagringsgräns för ditt konto
Hej!
Ditt konto får en lagringsgräns på [ange lagringsutrymme här] den [ange datum här] för all data på Google Drive, Gmail och Google Foto..
Den [ange datum här] inför [ange institutionens namn här] nya lagringsgränser.
Före den [ange datum här] bör du kontrollera användningen av lagringsutrymme och ta bort onödiga filer om det behövs:
- Om du vill granska hur mycket lagringsutrymme du använder och radera stora eller onödiga filer i Drive öppnar du Drive-lagring.
- Granska och radera stora eller onödiga filer på delade enheter genom att gå till delade enheter.
- Sök efter och radera stora eller onödiga e-postmeddelanden genom att följa anvisningarna för Gmail i Hantera filer i lagringsutrymmet i Google Drive.
- [Ta bort om det inte är tillämpligt] Om du behöver behålla filer som inte passar i skolkontot kan du exportera ett arkiv med data från Drive, Gmail och Foto med Google Takeout. Radera sedan onödiga filer, meddelanden och bilagor och töm papperskorgen för att frigöra lagringsutrymme. Läs mer om hur du laddar ned data till ett arkiv
Efter [ange datum här] måste du hålla dig under lagringsutrymmet för Drive-, Gmail- och Foto-data för att behålla åtkomsten till tjänsterna. Om lagringsutrymmet tar slut på kontot stängs tjänsterna av tills du har frigjort mer utrymme.
- Drive – du kan inte synkronisera eller ladda upp nya filer. Du kan inte skapa nya filer i Google Dokument, Kalkylark, Presentationer, Teckningar, Formulär eller Jamboard. Innan du minskar mängden lagringsutrymme som du använder kan varken du eller någon annan redigera eller kopiera de berörda filerna. Synkroniseringen upphör mellan Google Drive-mappen på datorn och Min enhet
- Foton – du kan inte lägga till fler eller säkerhetskopiera befintliga foton eller videor.
- Gmail – du kan fortfarande skicka och ta emot e-post.
[Ta bort om det inte är tillämpligt] Läs igenom vår policy för tillåten användning [Länk till institutionens policy för tillåten användning] och se till att du använder data i enlighet med våra policyer.
Om du har frågor om policyn kan du kontakta din IT-support.
Tack!
IT-teamet
