Untuk membantu mengelola komunikasi tentang kebijakan penyimpanan institusi Anda, kami menawarkan template email di bawah sebagai panduan. Anda dapat menyesuaikannya sebelum dikirimkan ke lembaga pendidikan atau distrik sekolah Anda. Misalnya, Anda dapat menyertakan jumlah penyimpanan yang digunakan setiap orang. Pelajari cara mengetahui jumlah penyimpanan yang mereka gunakan
Memberi tahu pengguna bahwa kebijakan terkait batas penyimpanan akan diterapkan
Subjek: [Harap dibaca] Batas penyimpanan baru pada akun Anda
Pelanggan yang terhormat,
Kami akan menerapkan batas penyimpanan sebesar [masukkan jumlah penyimpanan di sini] di akun Anda pada [masukkan tanggal di sini]. Batas penyimpanan ini berlaku untuk semua data dalam Google Drive, Gmail, dan Google Foto.
Pada [masukkan tanggal di sini], [masukkan nama institusi Anda di sini] akan menerapkan batas penyimpanan baru.
Sebelum [masukkan tanggal di sini], tinjau penggunaan penyimpanan Anda dan, jika perlu, hapus file yang tidak dibutuhkan:
- Untuk meninjau jumlah ruang penyimpanan yang Anda gunakan dan menghapus file berukuran besar atau file yang tidak dibutuhkan di Drive, buka Penyimpanan Drive.
- Untuk meninjau dan menghapus file berukuran besar atau yang tidak dibutuhkan di drive bersama, buka drive bersama.
- Untuk menelusuri dan menghapus email berukuran besar atau yang tidak dibutuhkan, ikuti petunjuk untuk Gmail di Mengelola file di penyimpanan Google Drive Anda.
- [Hapus jika tidak berlaku] Jika perlu menyimpan file yang tidak muat dalam akun sekolah Anda, Anda dapat mengekspor data Drive, Gmail, dan Foto dengan Google Takeout ke arsip. Kemudian hapus file, pesan, serta lampiran yang tidak dibutuhkan, dan kosongkan sampah untuk mengosongkan ruang penyimpanan. Pelajari cara mendownload data Anda ke arsip
Setelah [masukkan tanggal di sini], jumlah data Drive, Gmail, dan Foto Anda harus tetap berada di bawah batas penyimpanan Anda agar layanan-layanan ini dapat tetap diakses. Jika penyimpanan akun Anda habis, layanan Anda akan terganggu hingga Anda mengosongkan lebih banyak ruang penyimpanan.
- Drive—Anda tidak akan dapat menyinkronkan atau mengupload file baru. Anda tidak akan dapat membuat file baru di Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, Gambar, Formulir, dan Jamboard. Sampai Anda mengurangi jumlah penyimpanan yang digunakan, Anda maupun orang lain tidak dapat mengedit atau menyalin file Anda yang terpengaruh. Sinkronisasi antara folder Google Drive di komputer Anda dan Drive Saya akan terhenti.
- Foto—Anda tidak akan dapat menambahkan maupun mencadangkan lebih banyak foto atau video yang ada.
- Gmail–Anda masih dapat mengirim atau menerima email.
[Hapus jika tidak berlaku] Harap tinjau Kebijakan Penggunaan yang Dapat Diterima lembaga pendidikan kami [Link ke Kebijakan Penggunaan yang Dapat Diterima lembaga pendidikan Anda], dan pastikan Anda menggunakan data sesuai dengan kebijakan kami.
Jika ada pertanyaan tentang kebijakan ini, harap hubungi Tim Layanan Bantuan IT Anda.
Terima kasih,
Tim IT
