Wir haben die folgenden E-Mail-Vorlagen vorbereitet, mit denen Sie Ihre Nutzer über die neuen Speicherrichtlinien Ihrer Einrichtung informieren können. Passen Sie diese Vorlagen bei Bedarf an und schicken Sie sie an Ihre Bildungseinrichtung oder Ihren Schulbezirk. Beispielsweise können Sie darin angeben, wie viel Speicherplatz den einzelnen Nutzern zur Verfügung steht. So ermitteln Sie den Speicherplatz, den die einzelnen Nutzer verwenden
Nutzer über Speicherlimits informieren
Betreff: [Bitte lesen] Neues Speicherlimit für Ihr Konto
Hallo,
für Ihr Konto gilt ab [Datum eingeben] ein Limit von [Speicherplatz eingeben] für alle Daten in Google Drive, Gmail und Google Fotos.
Ab dem [Datum eingeben] gelten für [Name Ihrer Einrichtung eingeben] neue Speicherlimits.
Prüfen Sie vor dem [Datum eingeben] Ihre Speichernutzung und löschen Sie gegebenenfalls nicht benötigte Dateien:
- Wie viel Speicherplatz Sie aktuell nutzen, wird unter Drive-Speicherplatz angezeigt. Dort haben Sie auch die Möglichkeit, große oder nicht mehr benötigte Dateien in Drive zu löschen.
- Große oder nicht mehr benötigte Dateien in geteilten Ablagen finden Sie unter Geteilte Ablagen. Dort können Sie diese auch löschen.
- Wenn Sie große oder nicht benötigte E-Mails suchen und löschen möchten, folgen Sie der Anleitung für Gmail.
- [Entfernen, wenn nicht zutreffend] Wenn Sie Dateien behalten möchten, die für Ihr Konto in der Bildungseinrichtung zu groß sind, können Sie ein Archiv Ihrer Google Drive-, Gmail- und Google Fotos-Daten mit Google Datenexport exportieren. Löschen Sie anschließend nicht benötigte Dateien, Nachrichten und Anhänge und leeren Sie den Papierkorb, um Speicherplatz freizugeben. Informationen zum Herunterladen von Daten in ein Archiv
Nach dem [Datum eingeben] können Sie nur dann auf Dateien in Drive, Gmail und Google Fotos zugreifen, wenn Sie das Speicherlimit für Ihre Daten in diesen Diensten nicht überschreiten. Wenn für Ihr Konto kein Speicherplatz mehr verfügbar ist, müssen Sie Speicherplatz freigeben, damit die Dienste wieder ausgeführt werden können.
- Google Drive: Sie können keine neuen Dateien synchronisieren oder hochladen. Außerdem lassen sich in Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Zeichnungen, Google Formulare und Google Jamboard keine neuen Dateien erstellen. Solange der genutzte Speicher nicht reduziert wird, ist es auch nicht möglich, Dokumente zu bearbeiten oder zu kopieren. Das gilt sowohl für Sie selbst als auch für Personen, für die Sie die Dateien freigegeben haben. Darüber hinaus werden Dateien zwischen dem Google Drive-Ordner auf Ihrem Computer und „Meine Ablage“ nicht mehr synchronisiert.
- Fotos: Es lassen sich keine neuen Fotos und Videos hinzufügen oder vorhandene Fotos und Videos sichern.
- Gmail: Sie können weiterhin E-Mails senden und empfangen.
[Entfernen, wenn nicht zutreffend] Bitte lesen Sie die Richtlinien zur Fairen Nutzung unserer Institution [Link zu Richtlinien zur Fairen Nutzung unserer Institution einfügen] und achten Sie darauf, dass Sie Ihre Daten gemäß diesen Richtlinien verwenden.
Wenn Sie Fragen zu diesen Richtlinien haben, wenden Sie sich bitte an Ihr IT-Helpdesk-Team.
Viele Grüße
Ihr IT-Team
