Workspace for Education 儲存空間政策異動

2. 預先為儲存空間變更做好準備

透過工具和報告瞭解貴機構會受到哪些影響

Google Workspace for Education 即將採用全新儲存空間政策。Google Workspace for Education 的所有版本都將採用這項政策,對現有客戶的生效時間是 2022 年 7 月;至於在 2022 年申請服務的新客戶,同樣也適用此政策。

下載儲存空間指南 (PDF)

注意:這份儲存空間指南的資訊與本篇說明文章類似,不同點是採用了便於列印的 PDF 格式。

步驟 1:查看可用的儲存空間

您可以在此政策生效後使用多少儲存空間,取決於貴機構使用的版本。請先詳閱授權程序運作方式

然後計算可用的儲存空間:

  • Google Workspace for Education Fundamentals (原稱為 G Suite 教育版) - 符合資格的機構可獲得至少 100 TB 的集區雲端儲存空間,供機構人員共同使用。所有檔案都會計入這個額度,包括 Google 雲端硬碟和相簿檔案,以及 Gmail。
  • Google Workspace for Education Plus (原稱為 G Suite Enterprise 教育版) - 每購買一份 Google Workspace for Education Plus 授權,共用集區就會額外獲得 20 GB 的儲存空間。如果是繼續使用 G Suite Enterprise 教育版 (舊版) 授權的客戶,只要每購買一份付費員工授權,共用集區就會額外獲得 100 GB 的儲存空間。

舉例來說,如果您購買 5,000 份 G Suite Enterprise 教育版授權,儲存空間集區的容量就會是 600 TB:

100 TB (基本儲存空間) + (5,000 份授權 x 100 GB = 500 TB) = 600 TB 的可用儲存空間

步驟 2:瞭解您的儲存空間用量

您可以查看自己的整體儲存空間用量,然後前往 https://edustoragereport.withgoogle.com/ 比較可用的儲存空間用量。

進一步分析您的儲存空間

  • 建立帳戶報告 - 根據使用者來確定目前的儲存空間用量,進而找出離群值。您可以將這些報告匯出到 Google 試算表。瞭解詳情
  • 管理共用雲端硬碟 - 瞭解貴機構環境中共用雲端硬碟的使用和實作情形,確定其中的儲存空間範圍。瞭解詳情
  • 使用 BigQuery 記錄 - 將報告資料匯出到 BigQuery,以便查詢儲存空間用量,並以圖表呈現資料 (適用於 Google Workspace for Education Plus 的現有使用者)。瞭解詳情

找出占用最多儲存空間的使用者

  1. 登入您的 Google 管理控制台

    請使用您的「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台首頁中前往 [報告]
  3. [使用者回報] 接下來 [帳戶報告]
  4. 將報告匯出到 Google 試算表,然後以試算表開啟報告。
  5. 啟用第一列的篩選器。
  6. 在「儲存空間使用總量 (MB)」一欄,將使用者名稱從 Z 到 A 排序,把用量最多的使用者移到最上方。

您也可以透過這份報告瞭解各個應用程式使用儲存空間的情形。

步驟 3:針對異動進行規劃

分析歷來的儲存空間趨勢,可讓您瞭解日後是否需要更多儲存空間。如要查看有助於瞭解儲存空間使用習慣的用量表格,請參閱查看機構的應用程式報告

當您開始規劃異動相關因應措施,以符合儲存空間規定時,請一併考量以下事項:

  • 升級您的 Google Workspace for Education 版本 - 您可以購買付費授權,為共用集區取得額外的儲存空間:
    • 目前提供的選項 - 如果是現有的 G Suite Enterprise 教育版客戶,其每購買一份 G Suite Enterprise 教育版員工授權,即會額外獲得 100 GB 的集區儲存空間。如果貴機構仍然需要額外的儲存空間,您可以考慮購買額外的 G Suite Enterprise 教育版授權。
    • 即將推出的選項 - 您也可以選擇購買 Google Workspace for Education 新版本,例如 Education PlusTeaching and Learning Upgrade,這兩種版本都提供更多儲存空間。
  • Google Cloud Storage - 評估您將 Google 雲端硬碟用做長期儲存空間的做法和政策,考慮是否改用 Google Cloud Storage。如要進一步瞭解 Google Cloud Storage,以及從 Google 雲端硬碟遷移到 Google Cloud Storage 的工具,請與您的帳戶代表聯絡。進一步瞭解 Cloud Storage
  • 檢閱資料保留政策 - 與政策制定者合作,一同檢閱資料保留政策內容,例如何時應該刪除失效的資料。
  • 保管箱資料保留政策 - 瞭解您需要哪些保管箱資料保留政策。您可以視情況調整,減少整體儲存空間用量。請參閱資料保留規則的運作方式
  • 刪除舊帳戶、共用雲端硬碟和重複的內容 - 清除不需要的使用者帳戶或共用雲端硬碟,有助於釋出儲存空間。因此,如果您已將檔案複製到共用雲端硬碟或 Google Cloud Storage,請將剩餘檔案等內容移除。
  • 評估校友的帳戶活動行為 - 移除閒置的校友帳戶,可能可以為共用儲存空間集區釋出可觀的容量。
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