2. Tìm hiểu về lượng bộ nhớ có sẵn và mức sử dụng

Các phiên bản Google Workspace for Education cung cấp 100 TB bộ nhớ gộp cơ sở cho tổ chức của bạn và các lựa chọn để tăng bộ nhớ.

Bước 1: Tính hạn mức bộ nhớ

Dung lượng lưu trữ mà tổ chức của bạn có tuỳ thuộc vào phiên bản của bạn:

• Education Fundamentals: Bộ nhớ gộp 100 TB để dùng chung trong tổ chức của bạn
• Education Standard: 100 TB bộ nhớ gộp dùng chung cho tổ chức của bạn
• Teaching and Learning Upgrade: 100 TB bộ nhớ gộp dùng chung cho tổ chức của bạn, cộng với 100 GB bổ sung vào bộ nhớ dùng chung đối với mỗi giấy phép. Lưu ý: Nếu bạn mua giấy phép thông qua Bảng điều khiển dành cho quản trị viên hoặc đại lý theo gói linh hoạt, để tổ chức dùng được bộ nhớ, bạn phải chỉ định giấy phép cho người dùng.
• Education Plus: 100 TB bộ nhớ gộp dùng chung cho tổ chức của bạn, cộng với 20 GB bổ sung vào bộ nhớ dùng chung đối với mỗi giấy phép. Những khách hàng tiếp tục sử dụng giấy phép G Suite Enterprise for Education cũ sẽ nhận thêm 100 GB cho bộ nhớ dùng chung trên mỗi giấy phép trả phí dành cho nhân viên.

Lưu ý: Các tổ chức có hơn 20.000 người dùng đang hoạt động sẽ được nhận thêm bộ nhớ cơ sở là 5 GB cho mỗi người dùng kể từ người dùng đang hoạt động thứ 20.001.

• Số lượng người dùng đang hoạt động được tính bằng số lần đăng nhập riêng biệt nhiều nhất trong phạm vi 30 ngày trong vòng 180 ngày gần nhất. Tìm hiểu cách xem số lần đăng nhập riêng biệt trong 30 ngày.
• Số lượng người dùng đang hoạt động và dung lượng lưu trữ bổ sung được tự động tính toán dựa trên số người dùng đang hoạt động và được cập nhật mỗi năm hai lần, vào ngày 1 tháng 4 và ngày 1 tháng 10.

Ví dụ về cách tính hạn mức bộ nhớ

• Nếu bạn mua 10.000 giấy phép Google Workspace for Education Plus, thì bộ nhớ gộp sẽ có dung lượng là 300 TB:

  100 TB (bộ nhớ cơ sở) + (10.000 giấy phép x 20 GB = 200 TB) = 300 TB bộ nhớ hiện có

• Nếu bạn mua 100 giấy phép Teaching and Learning Upgrade, thì bộ nhớ gộp sẽ có dung lượng là 110 TB:

  100 TB (bộ nhớ cơ sở) + (100 giấy phép x 100 GB = 10 TB) = 110 TB bộ nhớ hiện có

Bước 2. Tìm hiểu cách sử dụng bộ nhớ

Managing Google Workspace for Education Storage as an admin

Dùng các công cụ, báo cáo và nhật ký quản lý bộ nhớ dành cho quản trị viên để tìm hiểu mức sử dụng bộ nhớ của bạn:

• Xem thông tin về bộ nhớ trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên – Xem thông tin tổng quan về những dịch vụ, người dùng và bộ nhớ dùng chung sử dụng nhiều bộ nhớ nhất (hướng dẫn trong phần tiếp theo).
• Tạo báo cáo tài khoản – Xác định mức sử dụng bộ nhớ hiện tại theo người dùng và xác định những điểm ngoại lai. Bạn có thể xuất các báo cáo này sang Google Trang tính. Tìm hiểu cách tạo báo cáo tài khoản
• Quản lý bộ nhớ dùng chung – Tìm hiểu cách sử dụng bộ nhớ dùng chung trong tổ chức của bạn và xác định mức sử dụng bộ nhớ. Tìm hiểu cách quản lý hoạt động và người dùng trong bộ nhớ dùng chung
• Sử dụng nhật ký BigQuery – Xuất dữ liệu báo cáo sang BigQuery để truy vấn và trực quan hoá mức sử dụng bộ nhớ của bạn theo dịch vụ. Cần có Google Workspace for Education Plus. Tìm hiểu cách phân tích nhật ký bộ nhớ trong BigQuery

Xem lại tổng mức sử dụng bộ nhớ của bạn

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.

   Hãy đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên của bạn (tài khoản không có đuôi là @gmail.com).

2. In the Admin console, go to Menu  Storage.
3. Ở trên cùng, bạn có thể xem tổng bộ nhớ mà tổ chức của mình đang sử dụng và bộ nhớ mà Drive, Gmail và Photos sử dụng.

Xác định người sử dụng nhiều bộ nhớ nhất

Bạn có thể xem lại mức sử dụng bộ nhớ của người dùng theo một số cách. Bạn có thể sử dụng Trang bộ nhớ:

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.

   Hãy đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên của bạn (tài khoản không có đuôi là @gmail.com).

2. In the Admin console, go to Menu  Storage.
3. Trong phần Người dùng sử dụng nhiều dung lượng lưu trữ nhất, bạn sẽ thấy người dùng nào sử dụng nhiều dung lượng lưu trữ nhất.

Nếu bạn muốn biết thêm thông tin chi tiết, chẳng hạn như mức sử dụng theo dịch vụ, hãy tạo một báo cáo tài khoản:

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.

   Hãy đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên của bạn (tài khoản không có đuôi là @gmail.com).

2. In the Admin console, go to Menu  ReportingReportsUser ReportsAccounts.
3. Trên báo cáo, hãy nhấp vào biểu tượng Tải xuống .
4. Trong Chọn cột, hãy nhấp vào Các cột hiện được chọn hoặc Tất cả các cột.
5. Nhấp vào Tải xuống.
6. Nhấp vào Mở bằng Google Trang tính.
7. Sắp xếp dữ liệu theo cột Tổng dung lượng đã dùng (MB).

Xác định những bộ nhớ dùng chung chiếm nhiều dung lượng nhất

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.

   Hãy đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên của bạn (tài khoản không có đuôi là @gmail.com).

2. In the Admin console, go to Menu  Storage.
3. Phần Bộ nhớ dùng chung chiếm nhiều dung lượng lưu trữ nhất cung cấp cho bạn thông tin tóm tắt về các bộ nhớ dùng chung dùng nhiều dung lượng lưu trữ nhất.
4. Để mở danh sách tất cả bộ nhớ dùng chung xếp theo mức sử dụng bộ nhớ, hãy nhấp vào phần Xem tất cả bộ nhớ dùng chung.