Mudanças na política de armazenamento do Workspace for Education

2. Preparar-se para as mudanças no armazenamento

Usar ferramentas e relatórios para identificar o impacto na sua organização

A política de armazenamento do Google Workspace for Education será atualizada. Essa política entrará em vigor para os todos os clientes das edições do Google Workspace for Education em julho de 2022 e será válida para os novos clientes que se inscreverem em 2022.

Fazer o download do guia de armazenamento (PDF)

Observação: o guia de armazenamento, que está em um formato PDF fácil de imprimir, contém informações parecidas com as deste artigo de ajuda.

Etapa 1: conferir o armazenamento disponível

A quantidade de armazenamento que você poderá usar depois que a política entrar em vigor depende da sua edição. Primeiro, entenda como funciona o licenciamento.

Em seguida, calcule o armazenamento disponível:

  • Google Workspace for Education Fundamentals (antigo G Suite for Education): as instituições qualificadas têm 100 TB de armazenamento em nuvem em pool compartilhado pela organização. Essa quantidade inclui tudo: dos arquivos do Google Drive e do Fotos ao Gmail.
  • Google Workspace for Education Plus (antigo G Suite Enterprise for Education): para cada licença do Google Workspace for Education Plus, 20 GB são adicionados ao pool compartilhado. Os clientes que continuarem usando as licenças do G Suite Enterprise for Education também terão 100 GB adicionados ao pool compartilhado por licença paga de funcionário.

Por exemplo, se você comprou 5.000 licenças do G Suite Enterprise for Education, o pool de espaço de armazenamento é 600 TB:

100 TB (armazenamento de base) + (5.000 licenças x 100 GB = 500 TB) = 600 TB de armazenamento disponível

Etapa 2: entender a quantidade de armazenamento que você usa

Confira a quantidade de armazenamento que você está usando. Compare-o com o armazenamento disponível em https://edustoragereport.withgoogle.com/.

Outras opções de análise do armazenamento

  • Criar relatórios de contas: determine o uso do armazenamento por usuário, o que ajuda a identificar o uso em excesso. Você pode exportar esses relatórios para o Planilhas Google. Saiba mais
  • Gerenciar drives compartilhados: analise o uso e a implementaão de drives compartilhados no seu ambiente, determinando o escopo do armazenamento. Saiba mais
  • Usar registros do BigQuery: exporte dados do relatório para o BigQuery. Assim você pode consultar e visualizar o uso do armazenamento. Esta é uma opção disponível no Google Workspace for Education Plus. Saiba mais

Identificar quem usa mais armazenamento

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Relatórios.
  3. Relatórios de usuárioe depoisRelatório de contas.
  4. Exporte e abra o relatório no Planilhas Google.
  5. Ative os filtros na linha superior.
  6. Mova os usuários que consomem mais armazenamento para a parte superior classificando-os de Z a A na coluna Armazenamento total utilizado (MB).

Esse relatório também mostra o armazenamento usado por cada app.

Etapa 3: planejar as mudanças

Analise as tendências de armazenamento para saber se você precisará de mais armazenamento futuramente. Veja uma tabela com seu uso que ajuda a entender os hábitos de armazenamento em Ver relatórios de apps na sua organização.

Quando você começar a planejar as mudanças necessárias para atender aos requisitos de armazenamento, também considere estas opções:

  • Fazer upgrade da edição do Google Workspace for Education edition: compre licenças para adicionar armazenamento ao seu pool compartilhado.
    • Disponível atualmente: os clientes do G Suite Enterprise for Education receberão mais 100 GB de armazenamento em pool por licença de funcionário do G Suite Enterprise for Education. Caso sua instituição ainda precise de armazenamento adicional, considere a possibilidade de comprar mais licenças do G Suite Enterprise for Education. 
    • Em breve: você também poderá comprar as novas edições do Google Workspace for Education, como o Education Plus ou o the Teaching and Learning Upgrade, que aumentam a capacidade de armazenamento. 
  • Google Cloud Storage: avalie suas práticas e políticas de uso do Google Drive como armazenamento de longo prazo e considere o uso do Google Cloud Storage. Para mais detalhes sobre o Google Cloud Storage e as ferramentas de migração do Google Drive para o Google Cloud Storage, fale com o representante da conta. Saiba mais sobre o Cloud Storage.
  • Verificar as políticas de retenção de dados: verifique as políticas de retenção de dados, por exemplo, quando os dados são excluídos, com os criadores das políticas.
  • Políticas de retenção do Vault: identifique as políticas de retenção do Vault necessárias. Ajuste-as conforme a necessidade para reduzir o uso do armazenamento. Veja como funciona a retenção.
  • Excluir contas antigas, drives compartilhados e conteúdo duplicado: limpar contas de usuário ou drives compartilhados desnecessários pode ajudar a liberar espaço. Remova conteúdo, como arquivos remanescentes, que não precise ser copiado para os drives compartilhados ou o Google Cloud Storage.
  • Avaliar o uso de contas de ex-alunos: ao remover contas inativas de ex-alunos, você libera uma parte considerável do pool de armazenamento compartilhado.
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