2. Entender a disponibilidade e o uso do armazenamento

As edições do Google Workspace for Education oferecem 100 TB de armazenamento em pool para sua instituição e opções para aumentar o espaço.

Etapa 1: calcule o limite de armazenamento

A quantidade de armazenamento da sua organização depende da edição usada:

• Education Fundamentals: 100 TB de armazenamento em pool compartilhado pela sua organização.
• Education Standard: 100 TB de armazenamento em pool compartilhado pela sua organização.
• Teaching and Learning Upgrade: 100 TB de armazenamento em pool compartilhado pela sua organização, além de 100 GB adicionados ao pool compartilhado por licença. Observação: você precisa atribuir aos usuários as licenças de um plano flexível compradas no Admin Console ou em um revendedor para o armazenamento ser disponibilizado na sua organização.
• Education Plus: 100 TB de armazenamento em pool compartilhado pelas suas organizações, além de 20 GB adicionados ao pool compartilhado por licença. Os clientes que continuam usando as licenças do G Suite Enterprise for Education também têm 100 GB adicionados ao pool compartilhado por licença paga de funcionário.

Observação: instituições com mais de 20 mil usuários ativos recebem armazenamento extra de 5 GB por usuário para cada usuário ativo acima do limite de 20 mil.

• Os usuários ativos são contabilizados como o número máximo de logins exclusivos de 30 dias nos últimos 180 dias. Saiba como conferir seus logins únicos nos últimos 30 dias.
• A contagem e o armazenamento extra de usuários ativos são calculados e atualizados automaticamente duas vezes por ano em 1º de abril e 1º de outubro.

Exemplos de cálculos de limite de armazenamento

• Se você comprou 10 mil licenças do Google Workspace for Education Plus, o pool de armazenamento é de 300 TB:

  100 TB (armazenamento de base) + (10.000 licenças x 20 GB = 200 TB) = 300 TB de armazenamento disponível

• Se você comprou 100 licenças do Teaching and Learning Upgrade, o pool de armazenamento é de 110 TB:

  100 TB (armazenamento de base) + (100 licenças x 100 GB = 10 TB) = 110 TB de armazenamento disponível

Etapa 2: saiba como o armazenamento é usado

Managing Google Workspace for Education Storage as an admin

Use relatórios, registros e ferramentas de gestão do armazenamento do administrador para entender o uso do armazenamento:

• Analise o armazenamento no Admin Console: confira quais serviços, usuários e drives compartilhados usam mais armazenamento (instruções na próxima seção).
• Crie relatórios de contas: determine o uso do armazenamento por usuário e identifique discrepâncias. Você pode exportar esses relatórios para o app Planilhas Google. Saiba como criar relatórios da conta
• Gerencie drives compartilhados: saiba como os drives compartilhados são usados na sua organização e identifique o volume de dados armazenado neles. Saiba como gerenciar usuários e atividades nos drives compartilhados
• Use registros do BigQuery: exporte dados do relatório para o BigQuery. Assim, você pode consultar o uso do armazenamento, inclusive por serviço. Para isso, é preciso usar o Google Workspace for Education Plus. Saiba como analisar registros de armazenamento no BigQuery

Consultar o uso total do armazenamento

1. Faça login no Google Admin Console.

   Use sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

2. No Admin Console, acesse Menu  Armazenamento.
3. Na parte de cima da página, você encontra o armazenamento usado pela organização e pelos apps Google Drive, Gmail e Fotos.

Identificar quem usa mais armazenamento

É possível analisar o uso do armazenamento pelos usuários de duas maneiras. Use a página "Armazenamento":

1. Faça login no Google Admin Console.

   Use sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

2. No Admin Console, acesse Menu  Armazenamento.
3. Na seção Usuários que consomem a maior parte do armazenamento, você encontra as pessoas que mais usam espaço.

Se você quiser mais detalhes, como o uso por serviço, crie um relatório da conta:

1. Faça login no Google Admin Console.

   Use sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

2. No Admin Console, acesse Menu  Geração de relatóriosRelatóriosRelatórios de usuárioContas.
3. No relatório, clique em "Fazer download" .
4. Em Selecionar colunas, clique em Colunas selecionadas ou Todas as colunas.
5. Clique em Fazer download.
6. Clique em Abrir nas Planilhas Google.
7. Ordene os dados pela coluna Total de armazenamento usado (MB).

Identificar drives compartilhados que usam a maior parte do armazenamento

1. Faça login no Google Admin Console.

   Use sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

2. No Admin Console, acesse Menu  Armazenamento.
3. A seção Drives compartilhados que usam a maior parte do armazenamento mostra um resumo dos drives compartilhados que consomem muito armazenamento.
4. Para abrir uma lista de todos os drives compartilhados classificados por uso do armazenamento, clique em Mostrar todos os drives compartilhados.