Google Workspace for Education ストレージ ポリシーの変更

Google Workspace for Education の保存容量の制限に備える

ツールとレポートを使用して組織への影響を特定する

まもなく 100 TB の保存容量の制限が Google Workspace for Education のストレージに適用されます。このポリシーは 2022 年 7 月以降、Google Workspace for Education エディションをご利用のすべてのお客様のほか、2022 年に新しくご契約いただいたお客様に対しても有効になります。

ストレージ ガイド(PDF)をダウンロード

注: ストレージ ガイドには、このヘルプ記事と同様の情報が印刷しやすい PDF 形式で含まれています。

手順 1: 空き容量を確認する

このポリシーの適用後に使用できる保存容量は、エディションによって異なります。まず、ライセンスの仕組みについて理解します。

次に、空き容量を計算します。

  • Google Workspace for Education Fundamentals(旧称 G Suite for Education) - 所定の要件を満たす機関には 100 TB 以上のクラウド ストレージ プールが割り当てられ、組織全体で共有できます。この容量には、Google ドライブとフォトのファイルから Gmail まで、あらゆるものが含まれます。
  • Google Workspace for Education Plus(旧称 G Suite Enterprise for Education) - Google Workspace for Education Plus のライセンスごとに、追加の 20 GB が共有プールに追加されます。以前の G Suite Enterprise for Education ライセンスを引き続き使用しているお客様にも、有料の従業員ライセンスごとに 100 GB が共有プールに追加されます。

たとえば、G Suite Enterprise for Education を 5,000 ライセンス購入した場合、プールの保存容量は 600 TB です。

100 TB(基本保存容量)+(5,000 ライセンス x 100 GB = 500 TB) = 600 TB の空き容量

手順 2: 使用する保存容量を把握する

全体でどのくらいの保存容量を使用しているかを確認します。その容量と、Google 管理コンソールの重要ポイント レポートの空き容量を比較します。

ストレージを詳しく分析する

  • アカウント レポートの作成 - 現在のストレージ使用量をユーザーごとに確認します。これは外れ値の特定に役立ちます。このレポートは、Google スプレッドシートにエクスポートできます。詳細
  • 共有ドライブの管理 - 環境内の共有ドライブの使用と実装を認識し、その共有ドライブ内のストレージのスコープを確認します。詳細
  • BigQuery ログの使用 - レポートのデータを BigQuery にエクスポートし、(G Suite Enterprise for Education の現在のユーザーが使用できる)ストレージ使用量を可視化します。詳細

ストレージを最も使用しているユーザーを特定する

  1. 管理コンソールで、[レポート] > [ユーザー レポート] > [アカウント レポート] に移動します。
  2. レポートを Google スプレッドシートにエクスポートして、そこで開きます。
  3. 一番上の行でフィルタを有効にします。
  4. [合計使用容量(MB)] 列を降順に並べ替えて、最もストレージを使用しているユーザーを一番上に移動します。
    1. このレポートにも使用容量がアプリごとに含まれています。

手順 3: 変更を計画する

保存容量の傾向を時系列で分析し、今後さらに保存容量を追加する必要があるかどうかを確認します。保存の習慣を把握するうえで役立つ使用状況の表については、組織のアプリレポートを表示するをご覧ください。

ストレージ要件を満たすために必要な変更を計画する場合は、以下についても考慮してください。

  • Google Workspace for Education エディションをアップグレードする - 有料ライセンスを購入して、保存容量を共有プールに追加します。詳しくは、ストレージ ガイド(PDF)をご覧ください。
  • Google Cloud Storage - Google ドライブを長期ストレージとして使用する方法とポリシーを評価し、代わりに Google Cloud Storage を使用することを検討します。Google Cloud Storage、および Google ドライブから Google Cloud Storage への移行ツールについて詳しくは、アカウント担当者にお問い合わせください。Cloud Storage に関する詳細
  • 保持ポリシーを確認する - ポリシー作成者と連携して、本来の目的に沿って使用されていないデータを削除する場合などにデータの保持ポリシーを確認します。
  • Vault 保持ポリシー - 必要な Vault 保持ポリシーについて理解します。必要に応じて調整し、全体的なストレージ使用量を減らします。保持の仕組みに関する詳細
  • 古いアカウント、共有ドライブ、重複コンテンツを削除する - 不要なユーザー アカウントまたは共有ドライブを削除すると、空き容量を増やすのに役立ちます。共有ドライブファイルなど、や Google Cloud Storage にコピーすることにより残ったファイルなどのコンテンツを削除します。
  • 卒業生のアカウントを確認する - 使用されていない卒業生のアカウントを削除することで、共有ストレージ プールの空き容量のかなりの部分を増やせる場合があります。

これらの変更を通知するためのメール テンプレートは、ストレージ ポリシーの変更を通知するにあります。

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